Under er en oversikt over de tjenester Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) leverer. Klikk deg inn på ønsket tema for en mer fyldig tjenestebeskrivelse.

Postbehandling

Vi tar imot både fysisk og digital post til NTNU via ulike kanaler. Vi sorterer posten og videreformidler den dit den skal. Arkivverdig/journalpliktig post legges inn i vårt sak- og arkivsystem. Øvrig post blir videresendt til rett enhet eller person. Vi registrerer og journalfører posten, og i noen prosesser bruker vi robotisering for å sikre at dette skjer hurtig.

Offentlig journal

Vi publiserer NTNUs offentlige journal på eInnsynsportalen. Før publisering kvalitetssikrer vi at dokumentbeskrivelsene har korrekte dokumentopplysninger (metadata) og at de ikke inneholder personsensitive eller internt sensitive opplysninger.

Historisk arkiv

Vi forvalter NTNUs historiske arkiv og kan kontaktes for oppslag i disse, for eksempel for vitnemål i papirarkivet. Vi mottar og bevarer enhetenes arkiv og avleverer til Arkivverket.

Innsyn

Vi mottar, registrerer og videreformidler innsynsbegjæringer. Vi tilbyr også veiledning i prosessen.

Opplæring og brukerstøtte

Vi tilbyr opplæring knyttet til saksbehandling og arkivering. Vi har jevnlig grunnkurs, og kan etter avtale tilby målrettede kurs for spesialiserte områder. Vi tilbyr også brukerstøtte i sak- og arkivsystemet og lager brukerveiledninger der det er hensiktsmessig.

Rådgivning og arkivfaglig kompetanse

Vi har ansatte med arkivfaglig kompetanse som kan bistå med blant annet rådgivning, utredninger, svar på høringer eller deltakelse i prosjekter.

Rutiner for saksbehandling og arkivering

Vi lager og oppdaterer arkivplan, som har en helhetlig gjennomgang av regelverk, bestemmelser og rutiner for saksbehandling og arkivering. Vi lager rutiner for arkivering. Når det lages rutiner for saksbehandling, bistår vi med det som gjelder dokumentasjonsforvaltning. Dette kan for eksempel være ved å sikre at rutinen er tråd med gjeldende lover og regler.

Møteverktøy for styre, råd og utvalg

Vi tilbyr verktøy for organisering, innkalling og referat fra møter i styre, råd og utvalg.

Innsamling av informasjon (digitale skjema)

Vi tilbyr verktøy for innhenting av informasjon i form av digitale skjema. Vi bistår med oppretting av tilganger, opplæring og kan i noen tilfeller bistå med å lage spesifikke skjema. Hvis du trenger skjema for innsamling av forskningsdata eller sensitive opplysninger, må Nettskjema benyttes.