Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) vart oppretta i 2017, og er ei støtteteneste for alle einingane ved NTNU. Vi er ein del av Fellesadministrasjonen, og vår oppgåve er å sørgja for at dokumentasjonsplikta innafor administrative prosessar — forvaltninga — blir overhalde.

DOKU har overordna ansvar for sak- og arkivsystemet ePhorte. Vi har også ansvar for dei historiske arkiva til NTNU fram til dei avleverast til Arkivverket. Private arkiver og forskningsarkiver tar Universitetsbiblioteket hand om.

Dokumentasjonsforvaltning er meir enn å arkivere eit ferdig produkt — det er ein dynamisk og gjennomgripande del av ein kvar arbeidsprosess, for å sikra autentisk og tilstrekkeleg dokumentasjon av alle transaksjonar og handlingar. Vi støttar sakshandsamarar og leiarar i daglege dokumentasjonsflyt, gjennom opplæring i system, rutiner og lovverk, og ved å bidra til å utvikle gode saksprosessar.

Avdelinga er inndelt i tre grupper: Forvaltning, Kompetanse og Utvikling.

Forvaltning

Vi støttar sakshandsamarar og leiarar ved NTNU til å sikre god dokumentasjonsflyt og -sikkerheit. Vi er ansvarlege for kvalitetssikring av og tilgangsstyring til ePhorte. I tillegg skal vi oppfylle NTNUs krav om meiroffentleghet gjennom å kvalitetssikre og publisere offentleg journal, samt at vi har ei koordinerande rolle ved førespurnader av innsyn i dokument. Gruppa har også ansvar for vedlikehald av NTNUs historiske arkiv og fjernarkiv.

Vi gir rettleiing innafor offentlig forvaltning av dokumentasjon og lovverk.

Kompetanse

Vi følgjer deg heile vegen som brukar av DOKUs tenester, og tar hand om avdelingas utovervende verksemd som opplæring, brukarstøtte, rettleiing og formidling. Hos oss står brukaren i sentrum, og vi sørger for at du kjenner til ditt ansvar for sikker og effektiv sakshandsaming i dei systema vi nyttar oss av ved NTNU.

Vi held kurs, både i klasserom og digitalt, i bruk av ePhorte. Vi tar imot førespurnader på telefon og NTNU Hjelp, og gir råd om forvaltning og arkivdanning. Forutan pedagogisk arbeid med opplæring og støtte av sakshandsamarar, har vi erfaring med å lage e-læringskurs, rettleiingar på film og skriftlige rettleiingar.

Utvikling

Vi er ansvarleg for å dokumentere prosessane rundt integrasjonar av system og arkivarkitektur, og bidrar også til utvikling av slike prosessar. I tillegg tar vi hand om systemadministrasjonen av arkivkjernen. Vi har særleg kompetanse på å planlegge, gjennomføre, evaluere og dokumentere prosjekter, samt effektivisere, automatisere og digitalisere arbeidsprosessar.

Gjennomfører du eit prosjekt kor prosess og informasjon bør eller må dokumenterast etterretteleg? Vi kan vere til hjelp i prosjekt under NTNU med fagleg kompetanse.