Inngående post

DOKU mottar ekstern post til NTNU på papir, på e-post eller via digitale posttjenester.

Fysiske postadresser

• NTNU, 7491 Trondheim

• NTNU i Gjøvik, Postboks 191, 2802 Gjøvik

• NTNU i Ålesund, Postboks 1517, 6025 Ålesund

Fysisk post skannes, registreres og fordeles av oss. Papirversjonen lagres i minimum tre måneder før vi sender den til makulering.

E-postadresser

I tillegg til hovedpostmottaket (postmottak@ntnu.no) har fakultetene og Vitenskapsmuseet egne postmottak-adresser (postmottak@[fakultet].ntnu.no, arkeologi\@vm.ntnu.no og marinarkeologi\@vm.ntnu.no) som forvaltes av DOKU på vegne av NTNU.

Digitale posttjenester

DOKU mottar digitale dokumenter via Altinn og eFormidling. Vi henter ut arkivverdig dokumentasjon på tvers av de 13 innboksene som finnes tilknyttet til NTNU (avdelinger, fakulteter og Vitenskapsmuseet) og legger dette inn i vårt saks- og arkivsystem. Dette gjelder ikke forsendelser fra Skatteetaten, som håndteres av Økonomiavdelingen.

Behandling av inngående post

Vi utfører arkivavgrensning og registrerer arkivverdige/journalpliktige henvendelser i saks- og arkivsystemet for videre saksbehandling. Ikke-arkivverdige henvendelser formidles videre til fast etablerte kontaktpunkter (enheter, enkeltpersoner). Henvendelser som kommer via kanalene beskrevet over, blir registrert av oss. Henvendelser som sendes direkte til saksbehandlere, skal hen selv registrere i sak/-arkivsystemet for behandling.

Våre brukere skal kunne forvente følgende standard fra oss:

• Ikke-arkivverdig e-post videresendes innen 1 virkedag

• Arkivverdig e-post registreres i sak/-arkivsystem innen 3 virkedager

Dersom vi i perioder med uforutsett høyt trykk ikke klarer å opprettholde denne standarden, varsler vi om dette gjennom kanalen NTNU Sak - ePhorte på Innsida.

Utgående post

Utgående brev opprettes i sak- og arkivsystemet og formidles derfra av den som eier saken (saksbehandler/leder), for eksempel via sikker digital forsendelse.

Intern post

Interne saker opprettes, følges opp og ferdigstilles i saks- og arkivsystemet av den som eier saken (saksbehandler/leder).

Tilknyttet system

ePhorte

Kontaktpunkt

NTNU Hjelp