I forberedelses- og forankringsfasen må du sette av tid til å gjøre de ansatte kjent med de kommende endringene og sørge for at alle har en felles forståelse av målene og prosessene. Å sikre støtte, tid og ressurser fra toppledelsen - ved å forklare viktigheten av helsefremmende arbeidsplasser - er avgjørende i denne fasen. Like viktig er det å få de ansatte med på laget, sikre at de er fullt og helt innforstått med og forpliktet til endringsreisen som ligger foran oss, og skape et miljø som støtter opp om endringen. I denne fasen er det også viktig å ha prosjektledere med de rette egenskapene og ferdighetene til å drive endringen på en vellykket måte.

I kartleggingsfasen skal det gjennomføres en grundig behovsanalyse (ved hjelp av ulike metoder som intervjuer, fokusgrupper og/eller spørreundersøkelser) for å finne ut hvor det er behov for tiltak på arbeidsplassen. Dette innebærer å evaluere arbeidsmiljøet på tvers av IGLO-nivåene for å finne ut hva som fungerer bra og hva som må forbedres. En slik dyp innsikt i arbeidsmiljøet fører til målrettede tiltak som tar direkte tak i de underliggende årsakene til identifiserte problemer. Oppsummer behovene fra alle organisasjonsnivåene og del disse tilbakemeldingene med alle relevante interessenter.

I planleggingsfasen bør du utnytte innsikten fra den innledende kartleggingen til å identifisere nødvendige tiltak. Involver de ansatte i utviklingen av tiltakene for å sikre at de dekker deres behov, skape en følelse av eierskap og sørge for at de passer bedre inn i organisasjonskulturen. Prioriter tiltakene basert på de identifiserte behovene, tilpass dem til ulike organisasjonsnivåer og sørg for at de er kompatible med gjeldende retningslinjer. Tilpass målene med tiltakene med de identifiserte behovene og samtidig ta hensyn til organisasjonens mål. Utarbeide en omfattende handlingsplan (hvem, hva og når) med innspill fra viktige interessenter. Til slutt må dere definere suksesskriterier og fastsette regelmessige intervaller for å evaluere fremdriften.

Sørg for at noen leder implementeringen av tiltakene. Oppmuntre til en åpen dialog med de ansatte for å forstå forventningene deres, og forbedre tiltakene i henhold til deres innspill. I disse diskusjonene bør du også dele oppdateringer om fremdrift i implementeringen av tiltak, oppnådde resultater og eventuelle avvik fra (de opprinnelige) planene. Dette vil bidra til å holde fremdriften oppe og sikre kontinuerlig engasjement og forpliktelse fra medarbeiderne. Følg nøye med på gjennomføringen av tiltakene, og kontroller at planen følges, at medarbeiderne deltar og gir tilbakemeldinger. Ta raskt tak i eventuelle uventede utfordringer ved å oppmuntre de ansatte til å ta i bruk nye tilnærminger og sikre at ledelsen støtter implementeringen i det daglige arbeidet. Rapporter jevnlig om fremdriften til styringsgruppen og andre interessenter, og vurder om tiltakene må finjusteres basert på denne innsikten.

I evalueringsfasen er målet å fastslå hvor effektive tiltakene er. Dette krever en grundig analyse av faktorene som bidrar til effektiviteten, og eventuelle begrensninger. Man måler effekten av tiltakene ved å sammenligne dem med opprinnelig kartlegging og identifiser hva som var effektivt, for hvem og under hvilke omstendigheter. Refleksjon over innsikten man har fått gjennom denne prosessen, kan være til hjelp i planleggingen og gjennomføringen av fremtidige tiltak.