Involveringen i denne fasen var utforskende eller besluttende, og involverte først og fremst beslutningstagere, tillitsvalgte og ledere fra ulike interessentgrupper.

Involveringen handlet først og fremst om å etablere nødvendig kunnskap for å beslutte de strategiske rammene for prosjektet.

Les mer: Involvering - aktiviteter i fase 1

Fasen ble avsluttet med en åpen høring på de strategiske rammene 12. august - 21. september 2016.

Formålet med involvering i denne fasen er å innhente nødvendig kunnskap for å kunne definere enkeltprosjekter og utvikle konsepter for utforming av NTNUs campuser. Nå er det først og fremst viktig for prosjektet å sette seg inn i sluttbrukernes situasjon. Det er viktig å forstå den virksomheten det skal bygges for.

I tillegg har vi på NTNU faglig ekspertise på mange områder som er relevante for campus og utvikling av bygg. I fasen skal også disse involveres, slik at man kan lage bygg som er godt tilpasset aktivitetene som skal gjennomføres der, samtidig som arealene er nyskapende, effektive og bærekraftige.

Hovedaktiviteter i fasen er i 2017 og 2018 konsentrert rundt samling av campus i Trondheim og består av:

• Fysisk plan 
• Kartlegging og konseptutvikling
• Faglig lokalisering

Dette er fasen hvor de enhetene som skal ta i bruk konkrete bygg knyttes opp mot «sine» prosjekt. Sluttbrukerne beskriver sine behov i et rom- og funksjonsprogram. Involveringen skal også gi presise tall om studenter, ansatte, og andre sluttbrukere som skal bruke bygget.

Rom- og funksjonsprogrammet er "kravspesifikasjonen" som arkitekter og entreprenører bruker for å designe konkrete bygg og lage et byggeprogram som beskriver hvordan kravene fra organisasjonen kan løses gjennom fysisk utforming.

I denne fasen har involveringen to hovedformål:

• En vesentlig del av fasen vil være kvalitetssikring og kompetanseoverføring fra NTNUs organisasjon som skal bruke lokalene til de utførende entreprenørene som bygger. Dette gjelder særlig der det er arealer eller utstyr som har spesielle krav, for eksempel laboratorier eller fagspesifikke undervisningsrom.
• I tillegg er det i denne fasen organisasjonen må forberede seg på å ta i bruk nye lokaler. Det innebærer blant annet organisering av hvem skal sitte hvor, pakking og flytting av utstyr og innflyttingsaktiviteter.

Som forberedelse bør sluttbrukerne etablere bruksregler for de ulike typene areal. For eksempel fordeling av undervisningsareal, arbeidsplassrelaterte bruksregler, bruk av fellesfunksjoner med mer.

Etter man har flyttet inn i nye lokaler vil det være en periode med prøvedrift, og ansvaret for lokalene overføres fra prosjektorganisasjonen til driftsorganisasjonen.

I denne fasen vil det være tester og muligheter for å evaluere og avdekke eventuelle behov for tilpasninger. Det kan oppstå behov for tekniske justeringer, eller behov for å tilpasse bruken av lokalene.

Lokale ledere vil sammen med verneombud og HR-linjen ha et særskilt ansvar for eventuelle organisatoriske tiltak i denne perioden.