Håndbok for arbeidsplassutforming
Håndbok for arbeidsplassutforming
Håndbok for arbeidsplassutforming gjelder for utforming av fysiske arbeidsplasser på NTNU. Håndboken konkretiserer og operasjonaliserer den avtalen som er inngått mellom arbeidsgiver og arbeidstagerorganisasjonene gjennom NTNUs Prosess for arbeidsplassutforming. Formålet med Håndbok for arbeidsplassutforming er å sikre gode arbeidsplasser for alle ansatte på NTNU.
Den primære målgruppen for håndboken er ledere og ansatte som er involvert i utforming av egne arbeidsplasser på NTNU. I tillegg skal håndboken gjøre det enklere for øvrige aktører i byggeprosjekt å forstå de behov som NTNU har for brukerinvolvering, medvirkning og medbestemmelse. For øvrige aktører som håndboken er relevant for, se hjelpeboks på siden.
Håndboken skal brukes som et verktøy for å sikre forutsigbarhet og etterrettelighet i utforming av arbeidsplasser. Den beskriver prosess fra skisser av arbeidsplasser til ferdig bygg, og kobler sammen den nødvendige medvirkning og medbestemmelse og beslutninger ved NTNU, med den involvering og de beslutninger som skjer i et byggeprosjekt.
Byggeprosjekt som inkluderer arbeidsplassutforming varierer i omfang og kompleksitet, fra små endringer i eksisterende bygg til store nybygg med flere funksjoner og brukere. Dette betyr at man i større prosjekt ofte vil kunne følge denne håndboken steg for steg, mens det i mindre prosjekt kan være mer hensiktsmessig å følge deler av håndboken, eller bruke den som et oppslagsverk.
Denne håndboken beskriver prosessen fra et overordnet behov for flere eller færre arbeidsplasser er identifisert, og det er initiert et prosjekt i samarbeid med Eiendomsavdelingen eller Enhet for campussamling.
Håndboken har fem kapittel, i tråd med Program for involvering - NTNU:
Det første trinnet i utforming av arbeidsplassen er å sette mål og identifisere rammer for arbeidet. Prosjektet bistår den berørte enheten med å definere mål og rammer for både utformingsprosessen og bruk av arealene, som skal være styrende både gjennom byggeprosjektet og etter overlevering. Mål og rammer for prosjektet skal være i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk, og i tråd med gjeldende rammer for arbeidsplassutforming ved NTNU. Mål og rammer for prosjektet skal nedfelles i et mandat. Se hjelpeboks på siden for tips og utkast til mandat.
Konkretisering av mål og rammer består av tre deloppgaver:
- Informere om fremdrift, medvirkning og medbestemmelse.
- Identifisere de berørte miljøers handlingsrom.
- Beslutte hva som er målsettingen for prosjektet.
Informere om fremdrift, medvirkning og medbestemmelse
En fremdriftsplan for prosjektet skal beskrive de ulike faser som prosjektet skal gjennom, beslutningspunkter i faseovergangene, og konkretisere behov for brukerinvolvering. Interessentanalyse og kommunikasjonsplan for prosjektet bør inngå i fremdriftsplanen. Fremdriftsplanen skal sikre at utviklingen er forutsigbar og etterrettelig for NTNUs medarbeidere, studenter, ledere og andre interessenter.
Roller og ansvar
- Prosjektorganisasjonen leder arbeidet med en fremdriftsplan
- Enheten(e)s ledelse deltar i utforming av fremdriftsplan
- Enheten(e)s ledelse avklarer med bedriftshelsetjenesten (BHT) behov for deltakelse i hele prosessen
- LOSAM behandler fremdriftsplanen (drøfting)
- Prosjektorganisasjonen beslutter fremdriftsplan
- Ansatte informeres om fremdriftsplan
Identifisere de berørte miljøers handlingsrom
Handlingsrommet til enheten identifiseres tidlig, og danner grunnlaget for målsetting. Det er prosjektorganisasjonen som identifiserer den berørte enhetens handlingsrom. Utgangspunktet for dette er:
- Prosjektets arealrammer
- Prosjektets økonomiske rammer
- NTNUs overordnede mål for Campusutvikling og utforming av arbeidsplassareal
- Begrensende faktorer i bygget, spesielt ved ombygging
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen har ansvar for å informere ledelse om eksisterende overordnede mål og rammer for arbeidsplassutforming ved NTNU
- Enheten(e)s ledelse har ansvar for å informere lokalt verneombud og LOSAM om eksisterende mål og rammer for arbeidsplassutforming ved NTNU
Beslutte de berørte miljøers målsetting
Felles for alle prosjekt er at den berørte enheten bør ta stilling til hva man ønsker å oppnå med å utvikle arbeidsplassarealet. Prosjekter med ulikt omfang har ulike behov for målsetting, se hjelpeboks på siden.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse involverer relevante aktører i definering av målsetting for det konkrete prosjektet.
- Prosjektorganisasjonen kan bidra med støtte i dette arbeidet
- Lokalt verneombud skal involveres i prosessen med definering av mål
- Ansatte kan involveres i utvikling av slike mål
- LOSAM/SESAM behandler målsetningene (drøfting)
- Enheten(e)s ledelse beslutter målsettingene
Når mål og rammer for prosjektet er definert, må den berørte enhetens behov konkretiseres. Dette består av tre deloppgaver:
- Kartlegging av enhetens funksjonelle behov
- Kartlegging av enhetens særskilte behov
- Kartlegging av enhetens nærhetsbehov
Kartlegging av funksjonelle behov
Med funksjonelle behov som skal løses i arbeidsplassarealet menes først og fremst hvor mange ansatte som skal bruke arealet, og hvilke aktiviteter/type arbeid de gjennomfører i arealet. En kartlegging av funksjonelle behov skal gjennomføres for den berørte enheten. For verktøy for å gjennomføre kartlegging av funksjonelle behov, se hjelpeboks på siden.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen gjennomfører kartleggingen
- Lokalt verneombud skal involveres i kartleggingen
- Bedriftshelsetjenesten skal involveres i kartleggingen
- Ansatte bør involveres i kartleggingen. For større prosjekt anbefales nedsetting av en arbeidsgruppe.
- LOSAM behandler resultat av kartleggingen (informasjon)
Kartlegging av særskilte behov
Med særskilte behov menes behov hos den enkelte medarbeider som kan påvirke enhetens totale behov knyttet til arbeidsplassarealet. Arbeidsplassen skal generelt være god nok for alle, men særskilte behov skal kartlegges for ansatte i den berørte enheten.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse har ansvar for kartlegging av særskilte behov
- Bedriftshelsetjenesten skal involveres i kartleggingen
- Ansatte har plikt til å medvirke i tilretteleggingsarbeidet
Kartlegge nærhetsbehov for ulike enheter
Med nærhetsbehov menes behov for fysisk nærhet. For noen enheter er behovet for nærhet til funksjoner eller andre enheter større enn for andre. Se hjelpeboks på siden for eksempler på ulike typer nærhetsbehov.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse etablerer et forslag til plassering av enheter i forhold til hverandre, basert på tidligere definerte mål, både lokalt og sentralt på NTNU
- Ansatte kan involveres i kartleggingen. For større prosjekt anbefales nedsetting av en arbeidsgruppe.
- LOSAM behandler resultat av kartleggingen (informasjon)
En planløsning viser plassering av enekontor, åpne arbeidsplasser, multirom, sosiale soner, støttefunksjoner etc. på et etasjeplan. På overordnet nivå er type planløsning allerede valgt i NTNU, i form av enighet i SESAM om at nybygg teknisk skal legge til rette for om lag halvparten enekontor, og målsetting om minst 40 % enekontor. Det relevante fagmiljøet skal selv bestemme planløsning, men må legge til rette for at planløsning ikke er irreversibelt utformet på tvers av bestemmelser i SESAM.
I noen prosjekter er ikke ombygging av planløsning aktuelt, f.eks. grunnet prosjektets omfang eller begrensninger i bygningsmassen. I disse tilfellene går man rett fra konkretisering av mål og behov til arbeid med møbleringsplan.
I prosjekter der det skal lages ny planløsning, skal den berørte enheten ta stilling til valg av planløsning, og denne skal videreutvikles i prosjektet. Oppgaven har tre deler:
- Vurdere ulike typer planløsning, i prosjekter der dette er relevant
- Beslutte type planløsning
- Låse detaljert planløsning
Vurdering av planløsninger
NTNU har som førende prinsipp for utvikling av arbeidsplassareal at «det skal sikres kvalitet for alle typer arbeidsplasser, og at det legges til rette for de ulike funksjonelle behov som arbeidet krever». Samtidig har alle arbeidsplassprosjekter begrensede arealrammer. Det er derfor nødvendig å prioritere mellom ulike behov og vurdere hvilken type planløsning som samlet gir best løsning for de berørte miljø.
For å identifisere hva som er riktig løsning for det relevante fagmiljøet, bør flere typer planløsninger vurderes. Byggeprosjektet skal presentere flere versjoner av mulige planløsninger, og involvere brukermiljøet i diskusjon om disse. Dette gir byggeprosjektet god innsikt i hva som fungerer og ikke fungerer hos det relevante fagmiljø, og derfor også mulighet til å lage gode relevante arbeidsplassareal for fagmiljøet. I vurderingen skal en konsekvensutredning lages av enheten(e)s ledelse, inkludert risikovurdering og gevinstkartlegging. Se hjelpeboks på siden for forslag til verktøy.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen presenterer ulike typer planløsninger, inkludert en konsekvensutredning
- Enheten(e)s ledelse eier konsekvensutredningen og har ansvar for at denne følges opp
- Ansatte bør involveres i vurderingen, for større prosjekt anbefales nedsetting av en arbeidsgruppe, som kan vurdere alternative løsninger før vurdering i relevant medvirkningsorgan
- Lokalt verneombud skal være med i vurderingen
- Bedriftshelsetjenesten skal være med i vurderingen
- LOSAM behandler konsekvensutredningen (informasjon)
Beslutte type planløsning
Vurderingene knyttet til ulike planløsninger samles, og danner beslutningsgrunnlaget for valg av type planløsning.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen etablerer beslutningsgrunnlag. Enkelte byggeprosjekt har ekstern byggherre. Da etableres beslutningsgrunnlag i NTNUs del av prosjektorganisasjonen
- I større prosjekt skal SESAM skal behandle eventuelle avvik fra tidligere fremforhandlede avtaler
- I større prosjekt skal AMU behandle foreslått løsning
- LOSAM behandler planløsningen (informasjon)
- Enheten(s) ledelse beslutter type planløsning etter behandling
- Enheten(e)s ledelse har ansvar for at risikoer knyttet til valg av planløsning følges opp i det videre arbeid
- Enhetens ledelse beslutter gjennomføring
Låse detaljert planløsning
Låsing av planløsning er en oppgave som gjøres i prosjektet. Etter dette vil endringer i planlagt utforming ha økonomisk konsekvens. Når type planløsning besluttes, detaljprosjektertes denne. I detaljprosjektering kan prosjektet støte på hindringer som gjør at elementer i planløsningen må endres. Dette kan være både av fysiske, økonomiske eller organisatoriske årsaker.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen detaljprosjekterer planløsning, og involverer virksomheten ved behov for avklaringer
- Ansatte bør involveres i vurderingen, for større prosjekt anbefales det å etablere en arbeidsgruppe som kan gi nødvendige avklaringer
- AMU skal uttale seg om det detaljerte prosjektet. I prosjekt med behov for behandling av byggesøknad, skal AMUs uttalelse vedlegges prosjektets byggesøknad
- LOSAM/SESAM behandler låsing av planløsning (informasjon)
Etter lås av planløsning starter arbeid med møbleringsplan. Møbleringsplanlegging innebærer å lage en detaljert plan for møblering, som grunnlag for innkjøp. Dette inkluderer beskrivelser av hva som skal gjenbrukes, hva som skal kjøpes inn, og hvor det skal plasseres. Dette er arbeid som gjøres i byggeprosjektet.
I prosjekter der det skal lages ny planløsning, skal den berørte enheten ta stilling til valg av planløsning, og denne skal videreutvikles i prosjektet.
I arbeid med møbleringsplan er det særlig tre deloppgaver som er viktig for virksomheten:
- Utforming av sosiale soner
- Plassering av den enkelte medarbeider
- Detaljering av møbleringsplaner utover sosiale soner
Utforming av sosiale soner
Sosiale soner er arealer der ansatte møtes, gjerne i tett tilknytning til det arbeidsplassrelaterte arealet. Enhetens ønske om uttrykk knyttet til de sosiale sonene må identifiseres. Her anbefales å gi rom for å skape opplevelse av tilhørighet, gjerne gjennom bruk av identitetsmarkører som kan knyttes til enhetens fag, sosialt fellesskap, kultur eller annet.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen involverer virksomheten i utforming av den sosiale sonen
- Enheten(e)s ledelse anbefales å oppretter en arbeidsgruppe for utforming av sosiale soner
- Representant fra LOSAM, eller lokal tillitsvalgt bør delta i arbeidsgruppen
- Lokalt verneombud skal delta i arbeidsgruppen
- Bedriftshelsetjenesten bør delta arbeidsgruppen
- LOSAM behandler resultatet av arbeidet i arbeidsgruppen (drøfting)
Plassering av den enkelte medarbeider
Før man lager ferdig møbleringsplan anbefales det å bestemme hvor den enkelte medarbeider skal sitte. Arbeidsplassarealet utformes i utgangspunktet slik at det er enkelt tilgjengelig og utformet til at det kan brukes av alle. Arbeidsgiver har imidlertid en plikt til å vurdere behov for særskilt tilrettelegging for arbeidstaker med redusert arbeidsevne, og dette kan ha betydning for møblering.
Roller og ansvar:
- Leder med budsjett- og personalansvar for berørte fagmiljø beslutter endelig innplassering.
- Enheten(e)s ledelse oppretter en arbeidsgruppe for plassering av ansatte.
- Bedriftshelsetjenesten skal være deltager i arbeidsgruppen
- Lokalt verneombud skal være deltager i arbeidsgruppen
- Representant fra LOSAM, eller lokal tillitsvalgt skal være deltager i arbeidsgruppen
- Arbeidsgruppen fordeler ansatte på arbeidsplasser ut fra prinsipp for fordeling av arbeidsplasser etablert som beskrevet i kapittel 1 i denne håndboken.
- Arbeidsgruppen melder inn til byggeprosjektet eventuelle spesielle behov knyttet til møblering, som resultat av plassering
- LOSAM behandler endelig innplassering (informasjon)
Detaljering av møbleringsplaner utover sosiale soner
Detaljering av møbleringsplaner er en oppgave som gjøres i prosjektet. Møbleringsplaner detaljeres, for så å «låses» slik at innkjøp kan gjennomføres i tide til innflytting. Slik låsing gjøres gjerne ca. seks måneder før innflytting. Etter «låsing av møbleringsplaner» vil endringer i planlagt møblering ha økonomisk konsekvens. NTNU har et standard møbelsortiment som brukes inn i detaljering av møbleringsplaner.
Roller og ansvar:
- Prosjektorganisasjonen detaljprosjekterer møbleringsplaner, og involverer virksomheten ved behov for avklaringer
- For større prosjekt anbefales nedsetting av en arbeidsgruppe, som kan gi nødvendige avklaringer
- LOSAM/SESAM behandler låsing av møbleringsplan (informasjon)
Etter ferdigstilling av møbleringsplan skal virksomheten planlegge for flytting, bruk og evaluering av arbeidsplassarealet. Dette kan deles inn i tre deloppgaver:
- Forberedelse for nye arbeidsplasser
- Flytting
- Evaluering: nye arbeidsplasser og utformingsprosessen
Forberedelse for nye arbeidsplasser
Når man går fra en type arbeidsplassløsning til en annen, for eksempel fra kun enekontor til en andel åpne arbeidsplasser, vil ikke de normer og forventninger man har til hverandre lenger fungere. Det er nødvendig å skape nye normer og forventninger som passer bedre til den nye arbeidsplassløsningen. Det er en fordel for arbeidsfellesskapet om arbeid med å etablere normer starter i god tid før innflytting, og at det arbeidet som gjøres før innflytting bare er starten på samtalene om «hvordan vi jobber i dette fellesskapet». Den møterekken som her foreslås, bør gjennomføres i alle arbeidsfellesskap, og handler om det nære arbeidsmiljøet. Det anbefales at det vies god tid til relevante tema i allerede eksisterende møter, eller at det etableres egne.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse enheten oppretter en arbeidsgruppe for bruksregler.
- Lokalt verneombud skal være deltager i arbeidsgruppen
- Representant fra LOSAM, eller lokal tillitsvalgt bør være deltager i arbeidsgruppen
- Bedriftshelsetjenesten skal være deltager i arbeidsgruppen
- LOSAM/SESAM behandler bruksregler (drøfting)
- Enheten(e)s ledelse beslutter bruksregler
Flytting
I forbindelse med flytting er det en hel rekke oppgaver som må gjennomføres. Prosjektorganisasjonen tar hånd om de fleste, men det er likevel noen oppgaver som virksomheten må ta del i. Forberedelse av flytting av personlige eiendeler er en av disse.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse oppretter en arbeidsgruppe for flytting
- Lokalt verneombud skal være deltager i arbeidsgruppen
- Prosjektgruppen leder arbeidet med planlegging av flytting
- Arbeidsgruppen planlegger når og hvordan de enkelte medarbeidere må bidra inn i flytteprosessen.
- Enheten(e)s ledelse formidler hva de ulike medarbeidere må gjennomføre som forberedelse til flytting
- LOSAM behandler flytteplan (drøfting)
Evaluering: nye arbeidsplasser og utformingsprosessen
I tiden etter flytting bør bruksreglene for arealet være tema i arbeidsmiljøet minst en gang i måneden. Det tar tid å gjennomføre endringer, og det bør derfor ikke gjøres store fysiske og konseptuelle endringer før etter minimum 9 måneder. Etter omtrent 9 måneder bør det gjøres en evaluering selve arealet, bruken av det og måloppnåelse for prosjektet.
Roller og ansvar:
- Enheten(e)s ledelse sørger for at bruksregler tas opp jevnlig, for eksempel i personalmøter
- Enheten(e)s ledelse har ansvar for å gjennomføre en kartlegging etter omtrent 9 måneder
- For større prosjekt anbefales nedsetting av en arbeidsgruppe som kan gjennomføre kartleggingen
- Leder med budsjett- og personalansvar gjennomfører en risikovurdering for fysisk og psykososialt arbeidsmiljø knyttet til endringsprosessen. BHT bør involveres
- Enheten(e)s ledelse har ansvar for at nødvendige tiltakt for forbedring blir iverksatt
Generelt
Denne håndboken er et resultat av flere prosesser på NTNU:
- Et eget Program for involvering ble etablert i 2016 på NTNU. Dette skal “sikre at NTNUs campusutvikling er forutsigbar og etterrettelig for NTNUs medarbeidere, studenter, ledere og andre interessenter.”
- Prosess for medvirkning og medbestemmelse arbeidsplass ble behandlet i SESAM 03.02.2022.
- Prinsipper for arealutvikling ved NTNU ble vedtatt av Rektor 14.02.2022. Her presiseres det at faste plasser for ansatte er hovedregel.
- Prosess for medvirkning i fase 3 (Designe) ble behandlet i SESAM 31.08.2022.
- Målsettinger for forholdet mellom enekontor og åpne landskap på NTNU ble behandlet i SESAM 27.02.2023. Her kom man til en enighet om en målsetning på 40 % enekontor.
- SESAM satte i 2023 ned en arbeidsgruppe som skulle beskrive en Prosess for arbeidsplassutforming. Gruppen utarbeidet et notat som ble behandlet i SESAM 21.06.2023.
I tillegg er håndboken basert på følgende:
- Hovedavtalen i staten
- NTNUs tilpasningsavtale
- Arbeidsplassforskriften
- Prinsipper for Arbeidsmiljøutvalgets (AMU) behandling av fremtidige Byggesaker vedrørende kontorarbeidsplasser
| Rolle | Beskrivelse |
|---|---|
| Ledere i virksomheten | Ledere i virksomheten som har personalansvar, og dermed ansvar for at den enkelte ansattes rett til medvirkning ivaretas. |
| NTNUs besluttende organ for byggeprosjektet | I større byggeprosjekt er det ofte hensiktsmessig å opprette et eget besluttende organ som kan ta hurtige beslutninger som gjelder for prosjektet, typisk i form av en styringsgruppe for prosjektet. Styringsgruppen kan f.eks. ledes av rektor, dekan eller instituttleder, og involvere berørte ledere, representanter for SESAM/LOSAM og vernelinjen, faglige ressurser med mer. |
| Ansatte | Ansatte som berøres av endring i arbeidsplasser har rett og plikt til å medvirke. |
| IDF SESAM og IDF LOSAM | NTNUs medbestemmelsesorgan. IDF SESAM er et overordnet organ som håndterer saker som gjelder for hele NTNU, mens IDF LOSAM ligger på nivå 2 i organisasjonen. Der hvor det er saker som skal behandles i flere IDF LOSAM kan man enten opprette et felles LOSAM eller løfte sakene til IDF SESAM. |
| AMU | Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er et besluttende og rådgivende organ som skal virke for gjennomføringen av arbeidsmiljølovgivningen på NTNU. AMU kan kontaktes på amu@adm.ntnu.no. |
| NTNUs prosjektorganisasjon | Har ansvar for å påse og iverksette involveringen av NTNUs linjeorganisasjon i prosjektene i enhetens portefølje. |
| Involverte brukere i byggeprosjektet | Ansatte, studenter og samarbeidspartnere på campus. Sluttbrukere involveres i ulike faser i byggeprosjektet. |
| Byggherre for byggeprosjektet | Tekst kommer |
| Prosjekterende i byggeprosjektet | Tekst kommer |
| Bedriftshelsetjenesten (BHT) | NTNU sin interne bedriftshelsetjeneste skal bistå NTNU i planlegging og gjennomføring av byggeprosjekt. Med bistå menes å gi faglige råd om bygningsmessige tiltak som påvirker ansattes arbeidsmiljø. Rådene er basert på krav i arbeidsmiljøforskriftene. |
| Verneombud | Arbeidstakernes representant i saker som angår HMS, og ivaretar deres interesser i slike saker. Hovedsammenslutningene (fagforeningene) har utpekt et eget Campusverneombud. |
| Tillitsvalgte | Tillitsvalgte har sin rolle igjennom at de er valgte representanter for sin fagforening eller hovedsammenslutning. Deres rolle i prosjektene er både å påse at ansattes rettigheter til medvirkning blir ivaretatt og delta aktivt i arbeidet med sin kunnskap som tillitsvalgt og kunnskap om de arbeidsmiljøer som er berørt av prosjektet. I arbeids- og styringsgrupper blir de oppnevnt av LOSAM/SESAM. Oppnevning gjøres av LOSAM/SESAM, avhengig av hvilket nivå arbeidsgruppen ligger på. Hovedsammenslutningene (fagforeningene) har utpekt en egen Campustillitsvalgt. |
I arbeidet med arbeidsplassutforming for NTNU, er det identifisert flere dilemmaer. Disse kan brukes som utgangspunkt for diskusjon.
Geografisk tilhørighet versus faglig tilhørighet
- Hvordan påvirker plasseringen av vår enhet arbeidsplassarealene våre, og hvordan ønsker vi å ta stedet i bruk?
- Hvordan relaterer arbeidsplassarealene våre til andre arealer i klyngen vår, og til campus som helhet?
- Hvordan kan vi vise oss fram på campus, og samtidig gi den enkelte mulighet til å påvirke sitt daglige arbeidsplassareal?
- Hvilke arbeidsplassfasiliteter har vi som fellesskap lyst til å prioritere for å styrke geografisk og/eller faglig tilhørighet?
Tverrfaglighet versus faglighet
- Hvilke muligheter for samarbeid og/eller konflikter finnes mellom fagmiljøene som er inkludert i klyngen vår?
- Hva er tverrfaglighet for oss, og hvordan kan arbeidsplassarealene i klyngen vår (sammen med øvrige arealkategorier) støtte den tverrfaglighet vi ønsker?
Strukturelt ansvar versus individuelt ansvar
- Hvordan kan organisasjonen vår (i klynge og på institutt) sette opp felles bruksregler som gir rom for individuelle behov?
- Hvordan formulerer vi kjøreregler for arbeidsplassene våre, og i hvilke fora kan bruksreglene reforhandles?
Deling versus eierskap
- Hvilke typer arbeidsplassarealer kan vi uten problem dele, og hvilke må være skreddersydd for oss?
- I hvilken grad kan fellesarealer i klyngen vår deles mellom forskjellige fellesskap (hele klyngen, hele instituttet, et fagmiljø, en administrativ eller teknisk enhet eller en prosjektgruppe), uten at den enkeltes omsorg om arealene går tapt?
Samhandling versus konsentrasjon
- Hvilke av arbeidsformene i vår enhet krever ro, og hva slags arbeidsplassarealer trenger vi for å støtte disse arbeidsformene?
- Hvordan skal vi få til en felles forståelse for hvordan arealer for konsentrert arbeid bør brukes?
Tilgjengelighet versus konfidensialitet
- Hvilke behov for konfidensialitet har vi i vår enhet?
- Kan arbeidsplassarealer for fortrolige samtaler og sensitiv informasjon deles mellom flere ansatte?
- Hvilke behov har vi for auditiv og/eller visuell skjerming?
- Hvordan legger vi, gjennom nærhetsrelasjoner mellom ulike typer arealer og kjøreregler for bruk av arealer, til rette for at studenter kan oppsøke ansatte for konfidensielle samtaler?
Fellesareal og åpne arbeidsmiljøer versus enekontor
- Hvordan ønsker vi å bruke enekontorene i vår enhet?
- Kan noen av oppgavene vi pleide å gjøre i enekontor gjøres på andre typer arbeidsplassarealer eller støttearealer?
- Kan vi oppbevare arbeidsmateriell, for eksempel bøker, utenfor enekontorene?
Høy andel enekontor versus bærekraft og begrensninger i eksisterende bygg
- Hva gjør vi i tilfeller der ansvaret for gode arbeidsplasser til alle, målsettingen om minst 40 % enekontor og begrensningene som er gitt i statens arealnorm, ikke kan nås samtidig?
- Dette kan for eksempel være pga tomtens (for nybygg) eller byggets (for ombygg) beskaffenhet.
- Hvordan kan vi sikre gode arbeidsplasser for alle ansatte på en bærekraftig måte?
| AKTIVITETSBASERT KONTOR (ABK) | Aktivitetsbasert kontor (ABK) er en kontorløsning hvor brukeren kan velge ulike arbeidsplasser avhengig av sine behov og de oppgavene som skal utføres. Løsningen baserer seg på et kollektivt eierskap til kontorlokalene. I et aktivitetsbasert kontor er det derfor varierte romtyper som er tilpasset for ulik bruk og funksjon. Løsningen har ofte større variasjon i romtyper og utrykk enn i et vanlig åpent kontorlandskap. I tillegg benyttes gjerne prinsipper som «free – seating» og «clean – desk» som bidrar til bedre |
| ARBEIDSPLASSKONSEPT | En beskrivelse av funksjoner og egenskaper i arbeidsplassrelatert areal. Inneholder beskrivelser av nødvendig fleksibilitet i areal eller bygg, eller beskrivelser av bruk av arealet. |
| ARBEIDSPLASSLØSNING | En konkret fysisk utforming av arbeidsplass og(eller arbeidsplassrelatert areal. |
| ARBEIDSPLASSRELATERT AREAL | Areal som gjelder arbeidsplasser for ansatte, og tilstøtende støttefunksjoner. |
| AREALKATEGORI | En sammenslåing av flere funksjoner, i en overordnet funksjonskategori. For eksempel arbeidsplassrelatert areal. |
| AREALKONSEPT | Et arealkonsept beskriver hvilke behov som skal tilfredsstilles ved nybygg og ombygging, og en standard for hvordan disse skal løses både funksjonelt og i forhold til arealdisponering. Arealkonsept gir overordnete svar på hvilke funksjoner som trengs, relasjon og plassering av funksjonene i forhold til hverandre, samt hvor mye areal som skal gå til ulike funksjoner. |
| AREALNORM | En normativ beskrivelse av hvor mye areal en funksjon eller en arealkategori skal tildeles. |
| AREALRAMME | En arealrammene gir en ramme for hvor mye areal man har tilgjengelig i et byggeprosjekt. Denne beskrives ofte av oppdragsgiv- er i et prosjekt. |
| BRUKSKVALITET | Uttrykker i hvilken grad et areal oppnår det brukerne ønsker med arealet (effekt), og tilfredsstiller brukerne subjektivt, slik at de liker å bruke systemet. |
| BRUTTO/NETTO FAKTOR | Brukes om forholdet mellom bruttoareal og netto areal. I denne rapporten brukes det som forholdet mellom BTA og netto programmert areal (NPA). Se definisjon av NPA. |
| BRUTTOAREAL (BTA) | Bruttoareal (BTA) er en betegnelse på det totale etasjearealet i et bygg. BTA måles på utsiden av ytterveggene og er en viktig størrelse i forbindelse med nybygg- eller påbyggprosjekter siden det definerer hvor stor plass som kreves. |
| COWORKING STEDER | Arbeidsfellesskap, arealer tilrettelagt for å kunne jobbe alene eller sammen med andre. Et sted som ikke tilhører en organisasjon eller en organisatorisk enhet alene, men som deles mellom flere. |
| DELCAMPUS | Campus Trondheim består av flere delcampuser: Øya, Kalvskinnet, Gløshaugen, Dragvoll og øvrig Trondheim. |
| DELKONSEPT | Arealkonseptet for Campus NTNU Trondheim er satt sammen av tre delkonsept: Knutepunkt, læringsarena og arbeidsplass. |
| FAGLAND | Et område hvor studentene til et fag eller institutt har tilgang på arbeidsplasser, og føler tilhørighet og eierskap. Det er gjerne flere typer arbeidsplasser i samme areal. Et fagland fungerer som et identitetsareal for faget. |
| FAGLIG LOKALISERING | Et av delprosjektene i Campusprosjektet. Her utvikles en plan for hvilke fagmiljø som skal samlokaliseres fra et virksomhetsperspektiv. |
| FLEKSIBILITET | Bygg eller areal skal være tilpasningsdyktige slik at de kan brukes på forskjellige måter etter hvert som behovene endrer seg. Fleksibilitet kan etableres på flere måter. Gjennom byggets struktur, og gjennom sambruk og flerbruk. |
| FLERBRUK | Samme areal kan brukes til flere funksjoner. |
| FRISTASJONSAREALER | Arealer som disponeres av studenter fritt for leie. En form for offentlig støtte til studentvelferd, og bruken av det må innrettes slik at det bare kommer studentene til gode. |
| IDENTITETSAREAL | Areal, sted, knutepunkt hvor man møter likesinnede, som bidrar til å etablere, markere og opprettholde identitet som student eller ansatt ved universitetet. Identitetsareal kan være knyttet til fag, sosialt fellesskap, kultur eller andre identitetsmarkører. |
| IDENTITETSMARKØR | Et trekk eller egenskap som bidrar til å definere hvem man er. |
| LYDIA | Arealforvaltningssystem som inneholder detaljert oversikt over alle NTNUs areal. |
| NETTO PROGRAMMERT AREAL (NPA) | Netto programmert areal beskriver hvor mange m2 som kan disponeres til det formålet som bygget har, og de funksjoner som skal utøves der. Netto programmert areal omfatter ikke vertikale og horisontale kommunikasjonsareal fordi disse arealene avhenger av geometri og konkret uttegnet planløsning. Tekniske rom og rom for bygningsdrift etc. er også utelatt. Der hvor ikke annet er oppgitt, er m2 som beskrives i arealkonseptet netto programmert areal. |
| NÆRSTØTTEAREAL | Areal i tilknytning til arbeidsstasjoner slik som kopi/print, multirom, minikjøkken, uformelle møteplasser og -rom, hyller/lager, garderobe, og wc m.m. og internt trafikkareal mellom disse. |
| PILOTER | En tidlig uttesting av konsept, som for eksempel auditorium R2, Smia og R1 på Gløshaugen, samt Sandkassa på Dragvoll. |
| PRINSIPPER FOR UTFORMING | Et prinsipp for utforming beskriver grep for utforming for å møte de kvalitetsmål som prosjektet har. Prinsipper sier hva man skal gjøre for å nå et mål. |
| PROGRAMMERING | Å beskrive funksjonskrav til bygg. Gjøres gjennom å beskrive bruk og krav til arealer, utforming, nærhet til ulike funksjoner, teknisk utrustning og innredning. |
| ROM- OG FUNKSJONSPROGRAM (RFP) | Et rom- og funksjonsprogram er et dokument som gir en oppsummering av et programmeringsarbeid. I programmeringsarbeidet samler en inn, bearbeider, strukturerer og forvalter informasjon om virksomhetens organisasjon og aktiviteter. Programmet skal definere og synliggjøre bakgrunn og grunnlag for prosjektet, visjoner og mål, rammer for arealer og kostnader og ytre rammebetingelser gitt av tomt, eksisterende bygninger, planprosesser og andre myndighetsforhold. I programmeringsprosessen settes funksjonskrav både til virksomheten som helhet, avdelinger og hovedfunksjonsområder og til de ulike enkeltrom og funksjoner i de planlagte byggene. Rommenes bruk, krav til arealer og utforming, nærhet mellom ulike funksjoner, samt teknisk utrustning og innredning beskrives og sammenstilles i rom- og funksjonsprogrammet. Hensikten med programmering er å gi best mulig grunnlagsmateriell for videre prosjektfaser; prosjektering og bygging. Det er vesentlig å skille mellom de ulike programmeringsdelene, henholdsvis rom- og funksjonsprogram (som beskriver brukskrav og arealer) og etterfølgende byggeprogram (som kompletterer programmet med tekniske krav). |
| RYDDIG PULT-PRINSIPP | Ryddig pult-prinsipp er en ordning der ansatte må rydde pulten når den forlates, eller etter endt arbeidsdag. |
| SAMBRUK | Flere brukertyper bruker samme areal. |
| SONEPROGRAM | Et soneprogram er en overordnet behovsbeskrivelse av en prinsipiell/konseptuell kontorløsning, inkludert romprogram. I et soneprogram gis en inngående og detaljert beskrivelse av de enkelte soner og funksjoner i lokalene. Til sonene følger det også et romprogram, som angir funksjonene i romlige størrelser. Et soneprogram inneholder også en del informasjon om kontekstuelle forhold, som bakgrunn, visjon og strategiske valg, som soneprogrammet må tolkes ut fra. |
| SONERING | Oppdeling av et større areal i ulike funksjonsområder. |
| TEKNISK GRID | En del av bygningsstrukturen som kan avgjøre hvor stor fleksibilitet et areal har. For å gi maks fleksibilitet, spesielt i arbeidsarealene, skal anlegget planlegges med en teknisk grid. Dimensjon og system for teknisk grid utredes i prosjekteringsfasen. En modularisert gridstruktur legger til rette for høy grad av generalitet og fleksibilitet slik at det er enkelt å tilpasse til nye funksjoner og endrede behov innenfor en kontorarbeidssone. |
| UNDERDEKNING | Færre arbeidsstasjoner enn antall ansatte. |
| UNIVERSELL UTFORMING | Universell utforming er utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor ut- strekning som mulig, uten behov for tilpasning og en spesiell utforming. |
Prosjektprosessen som NTNU Eiendom benytter er basert på bransjestandard, og er også illustrert nedenfor.
2 Behov
I større prosjekt anbefales det å sette ned en arbeidsgruppe i den berørte enheten, for å løse oppgaver som kartlegging av behov og plassering av den enkelte ansatte. Lokalt verneombud bør være med i gruppen. Ut fra oppgavene gruppen skal løse, bør enhetens ledelse vurdere hvilke andre representanter som bør være med – for eksempel ansatte med spesiell faglig kompetanse, bedriftshelsetjenesten og representant fra LOSAM.
Tekst kommer
Les mer om inkluderende arbeidsliv på NTNU.
Les mer om inkluderende arbeidsliv hos Arbeidstilsynet.
Nærhet kan bety forskjellige ting i ulike situasjoner – noen ganger kan nærhet bety at man er plassert i samme bygg eller på samme del av campus, andre ganger mener man samme etasje eller vegg i vegg. Noen eksempler på nærhetsbehov for arbeidsplasser kan være:
- Kort vei til relevante tjenester, for eksempel at disse ligger i samme bygg
- Kort vei for studenter eller besøkende, for eksempel ved plassering nært undervisningsrom eller vrimleareal
- Kort vei til laboratorium, for eksempel at arbeidsstasjonen ligger i samme gang som/vegg i vegg med laben
3 Planløsning
Tekst kommer
Som et minimum skal løsningsforslaget for store + nye byggeprosjekter inneholde følgende:
- En løsning med 40 % enekontor, i tråd med NTNUs målsetning om at antall enekontor minst skal tilsvare 40 % av det samlede antall ansatte.
Andre løsningsforslag skal være i tråd med den berørte enhetens mål og rammer. Prosjekterende i byggeprosjektet må beskrive tydelige konsekvenser (positive og negative) av de ulike forslagene.
Eksempler på slike løsningsforslag kan være:
- En løsning med 30 % enekontor, som gir et større mulighetsrom for de ansatte som ikke sitter på enekontor, for eksempel færre personer i hvert delekontor/landskap.
- En løsning med 50 % enekontor og underdekning. Med underdekning menes det at det totalt sett er færre arbeidsplasser enn ansatte i miljøet. Dette kan være aktuelt i enkelte miljø, f.eks. der noen ansatte ønsker aktivitetsbaserte arbeidsplasser og “free seating” (fritt setevalg), eller der stor andel deltidsansatte muliggjør deling av arbeidsplasser. Som hovedregel skal alle ansatte på NTNU ha fast arbeidsplass, i følge rektors vedtak om arealkonsepter.
Her kan det være lurt å tenke på følgende:
- Hvordan passer disse forslagene inn i mål, rammer og behov for min enhet?
- Hvilke negative og positive konsekvenser har de ulike forslagene for min enhet? Kan det for eksempel være gunstig å prioritere flere små delekontor fremfor flest mulig enekontor?
- Hvordan sikrer vi at valgt løsning er i tråd med NTNUs overordnede mål og rammer for arbeidsplassutforming?
En konsekvensutredning skal inkludere en risikovurdering og en gevinstkartlegging. I utarbeidelsen av en konsekvensutredning skal lokalt verneombud og bedriftshelsetjeneste delta.
En risikovurdering er en systematisk kartlegging og vurdering av de forhold i arbeidsplassarealet som kan føre til personskader, helseplager eller sykdom, samt arbeidet med å identifisere og vurdere effekten av tiltak som kan redusere risikoen ved disse forholdene. Det skal foretas en risikovurdering av det fysiske og det psykososiale arbeidsmiljøet i de foreslåtte planløsninger. I risikovurderingsverktøyet kan også gevinster kartlegges.
- Risikovurderingsverktøy (NTNU Eiendomsavdelingen)
- Retningslinjer for risikovurdering
4 Møblering
- Bedriftshelsetjenesten
- NTNU Eiendomsavdelingen
- NTNUs standard møbelsortiment
Sosiale soner er en type identitetsareal. I arealkonseptene for campusutvikling ved NTNU defineres identitetsareal som “areal, sted, knutepunkt hvor man møter likesinnede, som bidrar til å etablere, markere og opprettholde identitet som student eller ansatt ved universitetet. Identitetsareal kan være knyttet til fag, sosialt fellesskap, kultur eller andre identitetsmarkører.” Eksempel på identitetsareal for ansatte kan være sosiale soner, men og vrimleareal, bibliotek og andre fellesareal der ansatte møtes.
I noen tilfeller kan kunst og utsmykning være et virkemiddel for identitetsbygging. I nybygg skal en andel av prosjektmidlene gå til kunst og utsmykning. Les mer om kunst i offentlige rom hos KORO.
I rapporten Arealkonsept for Campus NTNU (2018) trekkes det opp en rekke viktige spørsmål og dilemmaer når det gjelder arbeidsplassutforming. Les mer om dette i arealkonseptene.
- Arealeffektivisering vs. arbeidseffektivitet
- Likhet og standardisering vs. skreddersøm
- Åpen og inviterende vs. skjermet og sikkert
- Samhandling vs. konsentrasjon
- Deling vs. eierskap
- Nye konsepter vs. eksisterende bygg
- Nytenkning vs. kjente løsninger
Tekst kommer
- Hvordan sikrer man at prosessen både er og oppfattes som rettferdig? Hvordan kan man hindre at dette fører til konflikt?
- Hvordan sikrer man at prosessen er mest mulig transparent og forutsigbar, uten at man bryter personvernet?
- Arbeid med plassering bør starte så tidlig som mulig. Det er viktig at leder og resten av arbeidsgruppen setter av nok tid til dette arbeidet.
5 Flytting, bruk og evaluering
- Hva slags type aktiviteter gjennomføres i multirom? Stille eller støyende, eller en blanding?
- Hvor veiledes studentene?
- Hva er bookbare rom, og hva er tilgengelig uten booking?
- Hvor spiser vi?
- Hvem har ansvar for ryddig og tilrettelegging i ulike typer felles areal?
Håndbok for arbeidsplassutforming er et levende dokument som til enhver tid etterstreber å oppnå formålet om å sikre gode arbeidsplasser på NTNU i tråd med NTNUs egne, og eksterne rammer for prosjekt. Derfor trenger boken tilbakemelding og evaluering.
Tilbakemeldinger rettes til NTNUs Enhet for campussamling på brukerinvolvering@campusutvikling.ntnu.no