Sammendrag av prosjektet

Målsetting

Effektive og gode prosesser som understøttes av gode verktøy er avgjørende for at brukerne skal kunne utøve god saksbehandling. En avgjørende målsetting med et nytt Noark 5-basert saks- og arkivsystem, er å etablere mulighet for bedre saksbehandling med deling og gjenfinning av informasjon også mellom prioriterte fagsystemer. I tillegg må brukerne oppleve saksflyt og bruk av verktøy som effektive og brukervennlige.

En felles Noark 5-basert løsning skal gi grunnlag for;

• at brukere i alle fagsystem med krav til arkivering, på en effektiv og brukervennlig måte skal kunne arkivere og gjenfinne informasjon
• mer automatisert arkivering fra flere typer av fagsystemer
• at institusjonen ved bruk av alle sine fagsystem, overholder offentlige krav til arkivering

Et samarbeid om en felles Noark 5-basert løsning, skal gi medlemmene fordeler / gevinster som;

• å kunne utarbeide og etablere felles prosesser for saksgang der det er like fagsystem i bruk
• å kunne velge å etablere felles teknologiske løsninger som effektivt støtter prosesser og fagsystemer
• å dra nytte av hverandres erfaringer og kompetanse, med hensyn til hvordan organisering av fagområdet sak- og arkiv kan av gjøres
• å oppnå stordriftsfordeler ved å felles tjenesteleverandør 

Hvem berøres og involveres

UiO, UiB, UiT og NTNU samarbeider om å gjennomføre prosjektet. Ny løsning vil primært berøre alle brukere av fagsystem hvor det er krav til arkivering og gjenfinning av informasjon.

Programorganisering av forprosjektet

• Noark 5-styret
  
  • Håkon Alstad, IT-sjef, NTNU
  • Johannes Falk Paulsen, assisterende HR-direktør, UiB
  • Odd Arne Paulsen, avdelingsdirektør, UiT
  • Tore Tungodden, avdelingsdirektør, UiB
• Prosjektgruppe
  • Anita Dahlberg, seksjonsjef, UiT
  • Arne Fjerdrumsmoen, prosjektleder, NTNU IT
  • Arne Rudolf Ramslien, arkivleder, UiB
  • Chernet Dotche, seniorrådgiver, UiB
  • Geir Ekle, rådgiver, NTNU
  • Johnny Steinar Hansen, sjefsingeniør, UiB
  • Julie A. Monrad Myhre Barkenes, seksjonssjef, UiB
  • Lena Andresen, rådgiver, UiB
  • Roar Aspli, seniorådgiver, NTNU

Hva skal leveres

Forprosjektet skal utrede et forslag til en felles løsning og som gir institusjonene gevinst av å samarbeide.
Sluttrapport ble ferdigstilt juni 2014

Suksessfaktorer

 -

Milepæler og framdrift

• Kartlegging og analyse: ferdigstil 1. kvartal 2014
• Design av løsning med metode for gjennomføring; 2. kvartal 2014
• Sluttrapport med anbefaling om oppstart av hovedprosjekt; Levert 30.6.2014
• Oppstart hovedprosjekt: Avventer beslutning om tilslutning / start fra det enkelte universitet.