Sammendrag av prosjektene i porteføljen

• Page:
  -Arbeidsflate studenter —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Bidra til å dekke studentenes behov for informasjon.

  Hvem berøres og involveres

  Det er studentene som er den desidert viktigste målgruppen for denne aktiviteten. Det er avgjørende for suksess, at studenter blir involvert i hele fasen. Student Morten Noddeland har takket ja til å bli med i arbeidet.

  Hva skal leveres

  I første omgang er det enighet om følgende:

  • Innsida skal benyttes
  • Det skal lages en lenkesamling, med lenker til informasjon studentene har behov for.
  • Lenkesamlingen skal lages, slik at den ser bra ut.
  • En liste med de viktigste behovene studentene har til informasjon.

  Suksessfaktorer

  • At løsningen gjøres attraktiv. Dette kan oppnås ved at løsningen får et attraktivt utseende.
  • Spørre studenene hva de trenger. Vi som er ansatt, forstår ikke studentenes behov godt nok.

  Milepæler og framdrift

  Presentere konseptet for (hvem) 3.mars.

• Page:
  -Basis IT II —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av programmet

  Målsetting

  Et primærmål er å utvikle og effektivisere NTNUs IT-infrastruktur og felles basis IT-tjenester slik at virksomheten kan utnytte IT maksimalt som både strategisk virkemiddel og støttefunksjon

  Programmet skal videreføre eksisterende overordnet mål / visjon fra Basis IT I om at:
  • NTNU skal være enhetlig når det gjelder Basis IT-tjenester, med det formål at NTNUs brukere skal oppleve økt brukskvalitet ved bruk av disse tjenestene
  • NTNU skal utvikle og effektivisere Basis IT-tjenestene og IT-infrastrukturen slik at virksomheten kan utnytte IT maksimalt , - både som strategisk virkemiddel og støttefunksjon for å nå virksomhetens mål
  • Ved å tilby flere felles Basis IT-tjenester, skal NTNU bruke mindre ressurser på disse samlet sett, få en enhetlig IT-arkitektur som gjør det mulig å tilby nye IT-tjenester raskere, til en lavere kostnad, og mer miljøvennlig enn i dag
  • NTNU og NTNU IT skal bli en foretrukken leverandør til / for UH-sektoren, ut fra en forventing om høyere krav til økt samarbeid i sektoren.

  Hvem berøres og involveres

  Alle som anvender NTNUs felles / basis IT-tjenester, så som;

  • studenter, ansatte og gjestebrukere
  • IT-tjenester og maskiner 

  Programorganisering

  • Programeier
    • Håkon Alstad, IT Sjef NTNU IT
  • Strategisk styringsgruppe
    • Aud Magna Gabrielsen, Programeier IT i virksomheten
    • Inger-Anne Fånes Sætermo (Inge Fotland, fram til 12.16)  Programeier IT i utdanningen 
  • Programleder
    • Hege Knotten, prosjektleder, NTNU IT

  Hva skal leveres

  Pågående prosjekter 2017:

  • IAM II
  • Effektivisere tjenestestrukturen

  • Verdens beste WiFi
  • Organisasjonstjeneste (stoppet fra april 2016- mars 2017)
  • Utvidet bruk av samhandlingstjenester
    
    • Innføring av SfB
  • Videreutvikle IT hjelp ved NTNU (avsluttet; sluttrapport gjenstår)
  • IAM BOTT

   

  Avsluttede prosjekter:

  • IT hjelp for NTNU.(Avsluttet som prosjekt i porteføljen; videreføres i linja)

  • Etablere felles Sharepoint 2013

  • TIA II
  • Utvidet samhandling
  • Felles utskriftstjeneste (avsluttet mars 2017)
  • Felles klientdrift

  Suksessfaktorer

  1. Utvikle og effektivisere NTNUs IT-infrastruktur og felles basis IT-tjenester slik at virksomheten kan utnytte IT maksimalt som både strategisk virkemiddel og støttefunksjon.
     1. IT-maksimalt betyr: Tjenester med riktig ytelse, kapasitet og kvalitet
  2. Et resultat av å gjennomføre Basis IT II er;
     
     1. å redusere tiden det tar å innføre nye tjenester
     2. å gjøre NTNU og NTNU IT som en foretrukken leverandør til / for UH-sektoren mtp forventede krav til mer samarbeid i sektoren
     3. at NTNU skal bli få en mer miljøvennlig IT-drift

  Milepæler og framdrift

  Programmet går fra 2014-2017. Programmets milepæler er primært styrt av prosjektene som er underlagt programmet.

• Page:
  -Beredskapsrom —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  NTNU skal bedre kunne håndtere hendelser som krever at NTNUs sentrale beredskapsgruppe samles.

  Hvem berøres og involveres

  Resultatet vil påvirke møtested og arbeidsform for sentral beredskapsgruppe. I arbeidet i prosjektet deltar Driftsavdelingen, Eiendom, Brannvern, HMS-avdelingen, Kommunikasjonsavelingen og IT avdelingen. I tillegg har NTNUs sikkerhetsleder en viktig rolle i prosjektet.

  Hva skal leveres

  Det skal velges et rom som vil bli NTNUs beredskapsrom. Videre skal det valgte rommet utstyres med nødvendig utstyr/infrastruktur for å kunne fungere som et beredskapsrom.

  Suksessfaktorer

  Rom blir valgt og levert.

  Milepæler og framdrift

  Kommende milepæler:

  • Mars 2014: Sikre finansiering 
  • April 2014: Anskaffe og etablere infrastruktur
  • Mai 2014: Evaluere og avslutte prosjekt 
• Page:
  -Bevisst IT — Bevisst er et prosjekt som etablerer et nytt virksomhetsstyringssystem for NTNU. Bevisst IT har som oppgave å sikre IT leveransene til dette prosjektet. 
• Page:
  -Datavarehus —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Å etablere en infrastruktur og dataflyt fra flere datakilder og frem til dagens virksomhetsstyringsverktøy for NTNU, Cognos. Infrastruktur og dataflyt som  etableres i forbindelse med virksomhetsstyring skal være i henhold til gjeldene IT arkitektur for NTNU.

  Hvem berøres og involveres

  IT avdelingen og Forvaltningsorganisasjonen vil bli berørt av leveransene, begge avdelinger er involvert i gjennomføringsfasen av prosjektet.

  Hva skal leveres

  Det skal etableres og leveres dataflyt som følgende;

  1. Dataflyt fra FS som datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos.

  2. Dataflyt fra DBH som datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos.

  3. Dataflyt fra Cristin som datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos.

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Suksesskriteriene er basert på levering av dataflytene nevnt i punktet "Hva skal leveres".

  Milepæler og framdrift

   

  MP	Beskrivelse	Dato
  MP3-1	Etablering av dataflyt fra FS som datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos	01.03.2014
  MP3-2	Etablering av dataflyt fra DBH som datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos	05.05.2013
  MP3-3	Etablering av dataflyt fra Pagasom datakilde til virksomhetsstyringsverktøyet Cognos.	30.06.2014

  Prosjektet er i ferd med MP3-1

   

• Page:
  -Digital eksamen —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Prosjektet Digital vurdering er delt i to deler

  • Digital vurdering: Prosjektet utvikler og innfører en digital vurderingsprosess for NTNU.
  • Drift og forvaltning av digital eksamen. Prosjektet har per d.d. ansvar for oppfølging og gjennomføring av digital eksamen i form av både digital skoleeksamen og digitale karaktergivende innleveringer.

  Målsetting

  • Kvalitet: NTNU skal ha en digital vurderingsprosess som
    
    • Legger til rette for vurdering og undervisning av høy kvalitet
    • Sikrer høy kvalitet i administrative prosesser
  • Standardisering og effektivisering: NTNU skal ha en standardisert, helhetlig og effektiv vurderingsprosess på tvers av hele universitetet.
  • Modernisering: NTNU skal ha moderne digitale vurderingsformer som imøtekommer krav fra faglig utvikling, studenter og den generelle teknologiutvikling i samfunnet.

  Hvem berøres og involveres

  • Digital vurdering:
  • Studenter: Får tilgang til nye verktøy for eksamen, begrunnelse og klage, bør oppleve et økt tjenestenivå på begrunnelse, klage og sensur og går over fra papirbaserte løsninger til digitale løsninger for eksamensavvikling.
  • Faglige ansatte: Får tilgang til flere verktøy for å gjennomføre vurdering, forenklet sensurregistrering og begrunnelse-/klagebehandling. Må lære nye verktøy.
  • Administrativt ansatte: Slipper en del arbeidsoppgaver knyttet til manuell avvikling av eksamen og får enkelte endrede oppgaver knyttet til digital eksamen. Må lære nye verktøy.
  • Avdeling for studieadministrasjon og IT-Avdelingen: Får ansvar for en ny tjeneste gjennom digital vurdering. Økt ressursbruk under avvikling av digital skoleeksamen.
  • Ledere ved fakultet, institutt og sentraladministrasjon: Må sette av tid og ressurser til oppfølging av digital vurdering, samt bidra til god utnyttelse av tidsbesparende gevinster, spesielt på institutt.

  Hva skal leveres

  • Hovedmålet er "All eksamens vurdering på NTNU skal være digitalisert innen 2022".
  • Prosess for digital vurdering, herunder: planlegging, gjennomføring, sensur, begrunnelse/klage og avslutning/arkivering.
  • Anskaffelse av digitalt eksamenssystem
  • Identifisere lokaler for eksamensavvikling
  • Etablert apparat for drift og forvaltning av digital eksamen

  Se i tillegg en beskrivelse av prosjektleveranser (be om tilgang).

  Suksessfaktorer

  • Tilstrekkelige og hensiktsmessige ressurser i form av både penger og personell til (1) drift og forvaltning, (2) prosesskartlegging, kravidentifikasjon og utvikling, samt (3) innføring.
  • Tilgang på hensiktsmessige lokaler for digital eksamensgjennomføring.
  • God forankring slik at det tas ansvar for (1) videre drift og forvaltning i Avdeling for Studieadministrasjon og IT-avdelingen samt (2) bruk på institutt og fakultet.

  Milepæler og framdrift

  Prosjektet bruker i dag vesentlig andel ressurser på avvikling av eksamen:

  • Vår
  • Sommer (utsatt eksamen/kont)
  • Høst

  Annen aktivitet er i vesentlig grad avhengig av tilgang til lokaler og ressurser. Det pågår avklaringer (vår/sommer 2017) knyttet til lokaler som i stor vil påvirke plan for prosjektet.

• Page:
  -Digitale tjenester til støtte for læring —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Målet til prosjektet er knyttet til samhandling og hvordan utnytte mulighetene i O365.

  Hvem berøres og involveres

  Hovedfokuset til prosjektet er å tilby tjenester til studenter og faglærere. I forkant av at prosjektet startet ble det gjennomført en større undersøkelse for å kartlegge behov knyttet til Innovativ utdanning, prosjektet følger opp disse punktene og leverer tjenester knyttet til samhandling og støtte i undervisningen.

  Prosjektet har vært med på å starte det nye læringsstøttenettverket som består av representanter fra alle fakulteter.

  Hva skal leveres

  2016:

  • TeamSite, digitale samarbeidsrom lanseres
  • Oppgradering av portal
  • Verktøy for støtte i undervisningen trekkes frem
  • Integrasjon med nytt eLS

  2015:

  • Januar: Studenter får tilgang til O365 med mulighet for nedlastning av Office-pakken og lagring i OneDrive
  • Mars: Portalen Digitale tjenester lanseres
  • April: Ansatte får tilgang til O365 med de samme tjenestene som studenter
  • Juni: E-post for studenter flyttes til Exchange i O365 og ansatte og studenter får felles global adresseliste
• Page:
  -e-Læring ansatte —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ]

  Sammendrag av prosjektet

  Anskaffe NTNU et e-læringssystem for den opplæringen som i hovedsak tilbys ansatte. Fusjonen er hovedfinansier. Det er en overordnet målsetningen å levere e-læringssystemet slik at det kan benyttes for de opplæringsbehovene som fusjonen bringer med seg.

  Prosjektet skal fange opp flere sammenfallende eller tilstøtende tidligere igangsatte eller gjennomførte aktiviteter innen intern opplæring for ansatte.

  Ekurs er en ny funksjon for internopplæring for hele NTNU. Utover opplæringsvideoer kan ekurs inneholde interaktive funksjoner som praktiske oppgaver, quiz'er, tester med muligheter for å stille prestasjons-/kvalifiseringskrav, registrering og rapportering av prestasjoner oggjennomføring. For å bygge ekurs må kursforfatteren benytte spesialisert programvare som bygger kursene etter den tekniske standarden SCORM. Prosjektet arbeidet for at Microsoft Office Mix, et programtillegg til Microsoft Powerpoint, kunne benyttes som kursbyggeverktøy i Læringsportalen. Men før jul 2015 konkluderte Microsoft med at funksjonaliteten ville forbli begrenset ved eksport av mix til SCORM. Valget for anbefalt kursbyggeverktøy for Læringsportalen falt på Adobe Captivate. Lisens kan kjøpes via de rammeavtalene NTNU har.
  

  Målsetting

  Tilby et verktøy som kan bidra til:

  1. Høyere kvalitet og effektivitet på virksomhetsintern opplæring for studenter og ansatte ved NTNU gjennom å til by nye funksjoner for formidling og distribusjon av læringsinnholdet.
     1. Målgruppene kan gjennomføre kursene når som helst, hvor som helst og hvor mange ganger som helst.
     2. Åpner for nye muligheter og potensiell kvalitetsforbedring også i kombinasjon med tradisjonell klasseromsundervisning, f.eks. ved bruk av «flipped classroom»
        
  2. Mer effektiv ressursbruk gjennom å utvikle, forvalte og drifte ett felles system.
  3. Mer effektiv ressursbruk og høyere opplæringskvalitet på læringsinnhold som distribueres digitalt
     1. Kursgjennomføring uavhengig av geografisk samlokalisering og samtidig gjennomføring
     2. Kursgjennomføring kan enklere tilpasses kursdeltakernes behov.
     3. Mulighet for "just in time" (JiT) gjennomføring av opplæringen.
     4. Det er bortimot ingen ekstra kostnader ved å gjennomføre kurs flere ganger eller med antall "deltakere" på kursene
     5. Økt koordinering av internopplæringsaktiviteter med muligheter for å erstatte repeterende og overlappende kurs
        
  4. Kurskatalogen i e-læringssystemet for ansatte skal erstatte nåværende kurskatalog.
     

  Hvem berøres og involveres

  Alle enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring til ansatte og studenter ved NTNU, vil få et nytt felles digitalt system for å utvikle, administrere, «markedsføre» og gjennomføre sin kursvirksomhet. Der man sannsynligvis har mange arbeidsprosesser i dag, vil man få én overordnet arbeidsprosess å forholde seg til hele eller deler av.

  Personalavdelingen er i seg selv en betydningsfull aktør blant enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring. Personalavdelingen er gitt et overordnet ansvar for utviklingen av et e-læringssystem for ansatte i hele NTNU som prosjekteier for prosjektet, og som systemeier for leveransen (Læringsportalen).

   Prosjekteier og en ev. styringsgruppe har en viktig rolle i å kanalisere og prioritere behovene blant kurstilbyderne ved NTNU til prosjektet. I tillegg kan det bli hensiktsmessig å opprette en referansegruppe med relevant kompetanse for å gi råd om f.eks. god praksis for ulike aspekter ved e-læring.

  Det foreligger noe analysearbeid som er utført av noen av de foregående aktivitetene som prosjektet e-læring for ansatte er ment å fange opp. Prosjektet tar ikke mål av seg å gjenta involveringsprosessene som allerede er gjennomført i forbindelse med disse analysene. Men det kan bli aktuelt å supplere for ev. behov som vi finner ut ikke er tilstrekkelig dekket.

  Alle ansatte vil få et nytt tilbud om intern opplæring. I tilknytning til brukertjenestene, som vil bli utviklet som en del av prosjektet, vil det sannsynligvis være en målsetning å gjennomføre f.eks. brukerundersøkelser og -testing for å sikre god brukervennlighet i tjenestene.

  NTNU IT vil være involvert med ressurser til prosjektledelse, analyser og utvikling i prosjektet, og til driftsetting og videre drift av systemet etter at det er levert fra prosjektet.

  Innføring av et felles e-læringssystem vil med stor sannsynlighet innebære ulike grader av omstilling og endring alle involverte. Det anbefales derfor at prosjekteier/prosjektet utvikler og gjennomfører en kommunikasjonsplan for å fremme en så god omstillingsprosess som mulig.

  Styringsgruppe:

  • Kari Rueslåtten, Personalavdelingen (leder)
  • Ingrid Eide, Økonomiavdelingen
  • Jan Eirik Eggan, IT-avdelingen
  • Arve Johansen, HMS-avdelingen
  • Albert Verhagen, Det medisinske fakultet

  Prosjektleder: Leif Morten Herskedal

  Prosjektgruppe fase 1:

  • Morten Antonsen, Økonomiavdelingen
  • Renate K. Bardal, Vitenskapsmuseet
  • Ingvild M. F. Hammer, Det medisinske fakultet
  • Grethe Ø. Lefstad, IT-avdelingen
  • Roar Storleer, Universitetsbiblioteket
  • Edith M. Søndre, Personalavdelingen

  Kjerneteam/prosjektgruppe fase 2:

  • Morten Antonsen, Økonomiavdelingen
  • Grethe Ø. Lefstad, IT-avdelingen
  • Marit Martinsen, Personalavdelingen

  Koordinator Enable: Brigt Gjevik

  Hva skal leveres

  1. Kursbyggeverktøy
     

     Verktøyet må muliggjøre bruk av SCORM-standard for læringsinnholdet i NTNUs e-læringssystem for opplæring av ansatte. Prosjektet arbeidet lenge for at programvaren Microsoft Office Mix skulle bli et bortimot kostnadsfritt verktøy for ansatte ved NTNU til å bygge e-læringskurs. Programvaren eksisterte kun i en beta-versjon, men det var gitt tilsagn om SCORM-kompatibilitet i endelig fullversjon. Denne garantien gikk Microsoft imidlertid bort fra før jul 2015. Prosjektet utredet derfor flere alternativer, både betalte tjenester (Adobe Captivate og Trivantis Lectora) og open source produkter. Valget falt på Adobe Captivate for kombinasjonen av kraftigheten i verktøyet, brukervennligheten og pris.

     Utover høsten 2015 ble det også klart at de umiddelbare opplæringsbehovene som følge av fusjonen mellom NTNU og tre høyskoler 1. januar 2016, ikke ville bli tilbudt som e-læring, og at kursbyggeverktøyet derfor ikke var etterspurt så tidlig. Erfaringen fra testingen av verktøyet og dialogen med kursansvarlige eksponerte behov for å profesjonalisere kursbyggerrollen.

     Kursbyggeverktøyet Adobe Captivate er tilgjengelig å kjøpe for de som måtte ønske det gjennom NTNU ITs innkjøpsavtaler.

     
     

     Oppnådd i januar 2016

      
  2. Bygge e-læringsystem for publisering og administrasjon av opplæring
     

     Gjennomføre bygging av et komplett verktøy for e-læring for ansatte.

     E-læringssystemet skal kunne presentere opplæringstilbudet for ansatte bestående av både klasseromsundervisning (opplæringsarrangement) og digitale kurs.

     Systemet skal bygge på og bruke SCORM-standarden for e-læring

     Systemet skal lagre tilgjengelige kurs og arrangementsaktiviteter i en database

     Systemet skal omfatte et administasjonsverktøy for å styre tilganger, publiseringen av innhold og rapportering fra læringsaktivitetene.

     Oppnådd i desember 2015

     
     
     
  3. Produksjonssette et komplett verktøy for ansatte
     

     Levere et komplett verktøy for e-læring for ansatte.

     Det vil si at systemet settes i produksjon med adgang for bruk av systemet i henhold til definerte roller.

     Teknisk driftsansvar overtas av definert driftsansvarlig for systemet.

     Funksjonell drift og forvaltningsansvar overtas av tjenesteeier/tjenesteansvarlig.

     Systemet leveres med e-læringsmateriale om bruk av e-læringssystemet publisert i løsningen.

     Prosjektet bidrar med sine kunnskaper til lanseringen av tjenesten i organisasjonen.

     Oppnådd i desember 2015

     Innfasing av e-læringsystemet

     
     
     
  4. Initiere samarbeidsavtale og mandat for samarbeid med Helse Midt-Norge RHF
     Samarbeidsavtale signert 2. oktober 2015 ved adm. dir. Stig Slørdahl og org. dir. Ida Munkeby
     
     
     
  5. Backlog og videreutvikling i 2016
     E-læringsystemet skal fungere som et selvstendig system fra årsskiftet 15/16. Potensialet for gevinstrealisering for NTNU kan styrkes av at systemet integreres med andre systemer.
     I prioritert rekkefølge vil det i første omgang være mest relevant å integrere med TIA, og deretter med Innsida, og deretter med Paga, og deretter igjen mot andre sentrale støttesystemer.
     Det er satt av midler til en fase 2 av hovedprosjektet. Disse midlene bør benyttes til å komme så langt som mulig i videreutvikling i den prioriterte rekkefølgen som er skissert over.
     Sluttføres i september 2016

   

   

• Page:
  -e-læringssystem —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Blackboard er NTNUs nye e-læringssystem for undervisning. Se også prosjektets informasjonsside på Innsida.

  Wikiside finnes her: lenke
  

  Målsetting

  NTNU har anskaffet og har satt i drift et fremtidsrettet og innovativt læringsstøttesystem med et klart fokus på dagens og fremtidige behov hos studenter og ansatte.  Blackboard ble anskaffet i februar 2016 og er satt i full produksjon i undervisningen fra høstsemesteret 2017, etter to pilotfaser (pilotfase 1 høst 2016 - ca 70 emner og 1000 studenter, pilotfase 2 vår 2017 - 340 emne og 15.000 studenter). Nytt e-læringssystem skal videreutvikles gjennom forvaltningsorganisasjonen som tas frem høsten 2017. Prosjektet skal løpe ut 1. kvartal 2018 og avsluttes etter at ansvaret er overlevert til forvaltning.

  Hvem berøres og involveres

  Alle ansatte ved nye NTNU som driver med undervisning. Alle som arbeider med støttesystemer for undervisning. Alle studenter.

  Hva skal leveres

  Anskaffelse av NTNUs nye e-læringssystem foregikk på basis av rammene til Gartners forretningsscenario beskrevet som «Social Learning Platform for Education (SLE)» og etter en omfattende kravspesifiseringsprosess som omfattet vitenskapelige og administrativt ansatte og studenter. Anskaffelsen skjedde vår - høst 2015 gjennom konkurranse med forhandling. Blackboard leveransen omfatter bl.a. hovedproduktet Blackboard Learn og samhandlingsmodulen Blackboard Collaborate samt apper som BB Student osv. Systemet er integerert med Office 365, læringssressurser (LOR) basert på DLR, plagieringskontrollsystemer Urkund og bl.a. Innsida.

  Suksessfaktorer

  Gevinster ved et sosialt e-læringssystem kan være; 

  • imøtekomme studenters forventninger til sosiale læringsaktiviteter
  • økt bredde og variasjon innen pedagogiske metoder og læringsformer
  • styrket kontakt og samarbeid mellom student-student og student-lærer/veileder
  • styrket digital kompetanse og innsikt i digitale prosesser og arbeidsverktøy
  • et fremtidsrettet system som gjenspeiler arbeidsformer man vil møte i arbeidslivet
  • forenklet mulighet for deling av kunnskap
  • motivere til læring og undervisning

  Milepæler og framdrift

  Se informasjon på Innsida

• Page:
  -Effektiv internkommunikasjon - Innsida 2017 —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  • Innsida skal gjøre arbeidsdagen lettere og frigjøre tid til ansatte og studenters primæroppgaver.

  Målsetting

  Et moderne intranett skal tilfredsstille mange behov og være en felles arbeidsflate som samler tjenestene for alle brukergruppene. Intranettet er organisasjonens kanal for effektiv og brukerrettet internkommunikasjon til ansatte og studenter.

  Linjeprinsippet i statlig kommunikasjon påpeker at kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret. Dette stiller høye krav til at hele organisasjonen og linjeledelsen stiller seg bak utviklingen og leverer brukervennlige tjenester og innhold som mange trenger. 

  Et intranett skal være et virksomhetskritisk verktøy for hele organisasjonen og brukes flere ganger pr uke av majoriteten av brukerne. Innhold på intranettet skal være kvalitetssikret, beskrive gjelde prosesser og gi informasjon om organisasjonen.

  Erfaringer fra NTNUs intranettarbeid og beste praksis fra andre intranett gir god kunnskap om hva som må til for lykkes. Et intranett må derfor:

   

  • …være handlingsdrevet og sørge for at man utført oppgaver på enklest mulig måte.
  • …stå sentralt i internkommunikasjonen og være en autorativ, felles arena for flerveis utveksling av informasjon, beste praksis, meninger og ideer.
  • …gjøre andre verktøy for kommunikasjon, samhandling og deling lett tilgjengelig.
  • …være kultur og identitetsskapende og løfte frem beste praksis, hendelser og arrangement, hvordan folk jobber, gode historier, humor og felleskap.
  • …være en autorativ og virksomhetskritisk informasjonskilde for relevant og kvalitetssikret innhold
  • …være organisert etter brukeroppgaver, prosesser og overordnede tema. Innholdet skal være lett finnbart med både navigasjon og søk.
  • … anerkjennes som et kollektivt ansvar hvor ledelsen og alle enheter/avdelinger tar ansvar for kvaliteten i felleskap.

  EFFEKTMÅL

  1.NTNU har god internkommunikasjon og åpen dialog med ansatte og studenter på Innsida.

  • Indikator: Ansatte og studenter opplever meldinger på Innsida som nyttige.
  • Indikator: Innsida er førstevalg for ledere og stab til internkommunikasjon og dialog med ansatte og studenter.

  2. NTNU har god informasjonskvalitet på Innsida
  • Indikator: Ansatte og studenter finner veiledninger og tjenester de skjønner og kan stole på via Innsida.
  • Indikator: NTNU prioriterer ressurser til kvalitetssikring og forbedring av innhold på Innsida.
  • Indikator: Innsida skal være en naturlig plattform for enheter og prosjekter å levere samkjørte tjenester og informasjon til ansatte og studenter på.
  
  3. NTNU har samlet tidsbesparende verktøy og tjenester på Innsida

  • Indikator: Ansatte og studenter finner raskt folk, enheter, roller og kontaktinformasjon på Innsida.
  • Indikator: Ansatte og studenter får raskt tilgang til relevante verktøy og tjenester via Innsida

   

  Hvem berøres og involveres

  Primære målgrupper for Innsida er i prioritert rekkefølge:

  • Studenter
  • Doktorgradskandidater
  • Vitenskapelig ansatte
  • Teknisk-administrativt ansatte.

   

  Sekundær målgruppe er randsone/eksterne samarbeidspartnere og da spesielt de som bruker NTNUs tjenester og informasjon (som HMS-rutiner i laboratorier, IT-tjenester med mer). Det aller meste av innholdet på Innsida er åpent for omverdenen og dermed også tilgjengelig for de om ikke har påloggingsmulighet til Innsida. Innsida støtter engelsk så vel som norsk språk, bortsett fra en del administrative rutiner som kun er på norsk språk.

  Hva skal leveres

  Leveranser

  1. Levere flytting av innhold og tjenester til Innsida i samarbeid med enhetene. Innholdet skal støtte NTNUs strategiske mål og brukernes behov[SB1]  skal prioriteres.[MF2] 
  2. Levere omskriving og forbedret tekst og innhold på de viktigste sidene
  3. Levere forbedret interaksjonsdesign på de viktigste og mest brukte sidene.
  4. Levere god navigasjon og brukeropplevelse for brukerne av Innsida.
  5. Levere ny eller forbedret funksjonalitet og applikasjoner [SB3] som støtter NTNUs strategiske mål og brukernes behov, f.eks. timeplan for studenter og enkle ePhortetjenester for ansatte.
  6. Levere en gjennomgang og analyse om tjene[SB4] [MF5] stene på Innsida er universelt utformet og i samsvar med NTNUs prinsipper og nasjonale krav for universell utforming til systemeier.
  7. Levere tilpassede nettsider og basisfunksjoner for mobil og nettbrett slik at det kan brukes uavhengig av plattform eller arbeidssted. «Mobile first» skal være en viktig føring for videre utvikling.
  8. Levere en plan for brukerutvikling og opplæring i organisasjonen til systemeier. Systemeier sørger deretter for at alle ansatte og studenter får tilbud om opplæring og at de vet om mulighetene Innsida kan tilby.
  9. Levere en mulighetsstudie om hvordan Innsida kan være NTNUs kvalitetssystem og hva som må utvikles for at innholdskvalitet og kvalitetssikring blir tilstrekkelig dokumentert. 
  10. Senest våren 2015 skal det leveres et grunnlag for en beslutning til ledelsen om hvordan finansiering, forvaltning og videreutvikling i linjen skal løses. Forslaget danner deretter grunnlag for vurdering i de ordinære budsjettprosessene.

   

  Organisatorisk arbeid og samarbeid med andre

  1. Innsida skal være godt forankret i NTNUs strategi, politikk,  budsjettdokumenter og virksomhetsmål.
  2. Innsida er en nettbasert arbeidsflate for studenter og ansatte hvor de fleste tjenester og verktøy samles. Innsida må synliggjøres som en viktig og integrert del av NTNUs IT-strategi, IT-arkitektur og IT-målbilde både for ansatte og studenter.
  3. Sørge for at de som eier eksisterende og nye tjenester/prosjekter/verktøy vurderer om tettere integrasjon med Innsida vil gi en bedre totalopplevelse av tjenestene til ansatte og studenter på NTNU. SSO (singel sign-on) er et minimum av integrasjon.
  4. Være pådriver for god datakvalitet, åpen datautveksling mellom systemer og bedre samhandling på NTNU. Ta i bruk TIA som datakilde når tjenesten er god nok.
  5. Bidra til søkeprosjektet slik at Innsida får en god og brukervennlig søkefunksjon som gir bedre treff i flere relevante kilder for ansatte og studenter. (f.eks. kart og rom, sharepoint, litteratur el.)
  6. Skille ut større tiltak som f.eks. skjemaverktøy og kurskatalog og sørge for at videre arbeid løses som egne prosjekter/tiltak i programmet eller i linjen uten at det fører til forsinkelser.
  7. Være pådriver for at NTNU har gode og brukerrettede prosesser med tydelig prosesseierskap.
  8. I samarbeid med kommunikasjonsavdelingen og andre enheter utarbeide en kanalstrategi for internkommunikasjon hvor Innsida presiseres som NTNUs primære kanal for internkommunikasjon fra organisasjonen til grupper av ansatte og studenter. Kommunisere kanalstrategien til enheter og brukere.
  9. Innsida skal bidra inn i prosjektet med nytt LMS/e-læring for studenter og legge til rette for at nye verktøy blir tett integrert med Innsida og at Innsidatjenester også blir vurdert presentert i LMS.
  10. I samarbeid med andre levere enkle brukertjenester fra f.eks. «min profil» som kan oppdatere NTNUs kilder. Eksempelvis kan ansatte melde inn telefonnummer og kontor fra «min profil».

  Suksessfaktorer

  Innsida må bli et felles prosjekt der alle enheter på NTNU leverer tjenester og innhold som brukerne trenger.

  Milepæler og framdrift

  • Prosjektplanlegging våren 2015
  • Styringssystem og styringsgruppe våren 2015
  • Synkronisere med fusjon våren 2015
  • Levere fortløpende våren 2015
• Page:
  -Effektivisere tjenestestrukturen —

  [ EaT – Effektivisering av Tjenestestrukturen ] [ Sammendrag ] [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og fremdrift ]

  EaT – Effektivisering av Tjenestestrukturen

   

  Sammendrag

  Kjernen skal avsluttes. Tjenestene og integrasjonene i Kjernen skal omskrives til nye tjenester som skal integreres med ny teknologistakk.

  Tjenestene i Kjernen består blant annet av:

  • Filbasert eksport til FS, Paga, BAS, Cristin, Maconomy, m.fl
  • Filbasert import fra Paga
  • Datautveksling med FS via databaselenker for studieprogram, emner, studenter, fagpersoner, studieplan, med mer
  • Chronjobber for overføring av filer
  • Tjenestelaget (SOAP-tjenester), konsumert av Innsida og Eksternweb
  • WSOU (SOAP-tjenester), konsumentert av alumni.
  • Organisasjonsregisteret (OrgReg)
  • Forretningsregler knyttet til studiedata, organisasjon og identitetshåndtering.

  Når tjenestene endres og flyttes, må også konsumentene migreres.

   

  Prosjektet har en gjensidig avhengighet til prosjektet ”Organisasjonstjenesten” som skal erstatte og videreutvikle organisasjonsregisteret i Kjernen. 

  Målsetting

  1. Avslutte Kjernen
  2. Tjenestene i Kjernen skal flyttes til ny teknologistakk med tjenesteorientert løsningsmønster.
     1. Eksisterende dataflyt skal understøttes av ny løsning.
     2. Flere utviklere kan bidra effektivt i vedlikehold og videreutvikling av tjenestene.

   

  Hvem berøres og involveres

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	OrgEnhet	Fra	Til
  Styringsgruppe
  Styr.gr leder,  prosjekteier	Stein Stendal	IT-avd
  Styr,gr, medlem, Programleder	Hege Knotten	IT-avd
  Prosjektleder	Stig Vidar Nordgård	IT-avd		01.05.2017
  Prosjektleder	Henning Storhaug	IT-avd	01.05.2017
  Prosjektdeltager	Per Sverre Wold	IT-avd
  Prosjektdeltaker	Sigbjørn Holmslet	IT-avd
  Prosjektdeltager	Stig Vidar Nordgård	IT-avd		1.05.2017
  Utvikler	Geir Hauge	IT-avd	15.02.2016
  Utvikler	Trond Kandal	IT-avd	01.03.2017
  Utvikler	Thomas Johansen	IT-avd	15.02.2016	1.08.2016
  Utvikler	Sjur Bakka	IT-avd
  Utvikler	Stian Østerhaug	IT-avd
  Utvikler	Erlend Gutteberg	IT-avd
  Utvikler	Steinar Kleven	IT-avd
  Drift - dataflyt	Tore Hermansen	IT-avd	15.02.2016
  Systemeier Kravstiller	Stein Stendal	IT-avd
  Kravstiller, FS	Tove Bakken	IT-avd
  Kravstiller, Paga	Frank Winkelmann	Økonomi
  Kravstiller, BAS	Steinar Kleven	It-Avd
  Kravstiller, Maconomy	Frank Nordgård	Økonomi
  Kravstiller, Alumni	Tonje Strøm Olderskog	Kommunikasjon
  Kravstiller, Alumni	Ove Heimark	Netenviron
  Kravstiller, byggsikring	Cato Ryan Lund	Seksjon for teknisk drift
  Kravstiller, Cristin	Liv Gaustad	UB
  Kravstiller, Berg Hansen	Kent Overholdt	IT-avd

   

  Hva skal leveres

  • Substituerte tjenester for Kjernen, på ny teknologistakk. 

  Forventet gevinst

  • Konsolidert flyt og konsistente data på ny integrasjonsplattform
  • Raskere flyt fra kildesystem til konsument
  • Enklere vedlikehold av tjenestene
  • Flere tilgjengelige utviklingsressurser. 

  Milepæler og fremdrift

  • Oppstart prosjekt: ??
  • Kjernen avsluttes, 31.06.2017
• Page:
  -Etablere felles Sharepoint 2013 —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Prosjektes  mål er å redusere antall supportkontrakter og harmonisere Sharpointmiljøene ved NTNU.

  Hvem berøres og involveres

  Prosjektet eies av NTNU Platform og kjøres som et internt prosjekt der fokus er å bygge kompetanse gjennom å levere første utkast til tre maler.

  Hva skal leveres

  Prosjektet skal etablere tre Sharpoint 2013 miljøer(utvikling, test og produksjon). Videre skal det etabeles et førset utkast til tre maler for fremtidige tjenester: dokumentmal, møreserie og prosjektrom.

  Suksessfaktorer

  Første utkast av tre maler er klare for å tas i bruk.

  Milepæler og framdrift

  Prosjektet kjører med del-leveranser i april, mai og juni og avsluttes i juni 2014.

• Page:
  -Fagnær IT —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av programmet

  Programmet er satt på vent, - derav mangler påfølgende beskrivelse

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Fase ut Discoverer —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Fase ut rapporteringsløsningen Discoverer til fordel for Cognos (Bevisst prosjektet).

  Hvem berøres og involveres

  De som berøres er superbrukere av Discoverer som lager sine egne rapporter (DisLag) basert på data fra rapporteringsdatabasen 'Rapprod' (utdrag fra OA).

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Sigbjørn Dalen	Økonomirådgivning	01.03.17	31.10.17
  Prosjektleder	Morten Moa	NTNU-IT	01.03.17	31.10.17
  Prosjektdeltager	Heidi Brurok	Økonomirådgivning	01.03.17	31.10.17
  Prosjektdeltager	Atle Rudi	IT-forvaltning	01.03.17	31.10.17
  Prosjektdeltager	Nina Melum	Økonomirådgivning	01.03.17	31.10.17

  Hva skal leveres

  Cognos rapporteringsløsning hvor superbrukere selv kan produsere sine egne rapporter ad-hoc.

  Forventet gevinst

  Gevinst er at det gamle rapporteringsverktøyet Discoverer kan fases ut.

  Milepæler og framdrift

  Forventet leveranse av ad-hoc løsning 30.06.17.
  Opplæring av brukere høsten 2017.
  Dato for utfasing av Discoverer er ikke satt.
  Oppgave avsluttet 31.10.17. 

• Page:
  -FDVU —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  FDVU systemet er kjernesystem for drift og forvaltning av eiendomsmassen til NTNU, og er kilde til rom/arealdata for en rekke av NTNUs prosesser.  Bruks- og supportavtalen på dagens systemer er utløpt, og ny avtale må av juridiske grunner inngås i løpet av 2016.

  NTNU skal ha et felles system som, basert på åpne standarder, for strukturering og deling av informasjon for hele eiendomsmassen. Systemet skal tilrettelegge for optimal drift og vedlikehold, åpent mot kjernevirksomheten og være et analyseverktøy for strategisk eiendomsledelse.

  Følgende reelle mål ønskes oppnådd:

  • God oppfølging og rapportering på alle brukernivå i den daglige drift av eiendomsmassen
  • Enkelt vedlikehold av systemet og data. Systemet må kunne kommunisere med ekstern prosjektorganisasjon.
  • God beslutnings-, og prioriteringskvalitet i forbindelse med tiltak i eiendomsmassen.
  • Gode muligheter for integreringer og oppskalering ved anskaffelser av nye systemer, eller at nye/endrede behov kommer frem. (Fleksibilitet)
  • God totaloversikt over rom, areal, tegninger og romdata inklusiv romkortinformasjon
  • Integrasjon med BIM, eller en fullverdig BIM løsning

  Hvem berøres og involveres

  Listen over interessenter til dette prosjektet er lang, men de som er mest involvert og påvirket av prosjektet er NTNUs eiendomsfunksjon (Eiendomsavdelingen), Driftsavdelingen, Økonomiavdelingen, HMS avdelingen, Studieavdelingen, Kommunikasjonsavdelingen og IT avdelingen. Representanter for disse inkluderes og involveres i henholdsvis styringsgruppe (Eiendom og Drift), prosjektgruppe (resten) og anskaffelsesgruppe (Eiendom, Drift og Økonomi/Innkjøp)

  Hva skal leveres

  Prosjektet skal kartlegge, utarbeide et anbudsunderlag, anskaffe og implementere et FDVU system som hensyntar behov hos NTNUs eiendomsfunksjon, samt legger til rette for integrasjoner og benyttelse av systemet utenfor primærbrukefeltet til NTNUs eiendomsfunksjon. To eksempler er romkort og HMS-avvikssystemet

  Suksessfaktorer

   

  Milepæler og framdrift

  Grovplan:

  Tidsplan: Forprosjekt i høst - Beslutning nov 2014-mars 2015 anbud i mai 2015 - tilbud i september 2015 - evalueres - kontrakt Q4 2015 - Implementering 1 halvår 2016

• Page:
  -Felles ERP-tjenester —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Felles faktureringsprosess for EVU og konferanser —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Ref prosjektmandat, v.1.0:

  Målet med dette prosjektet er å implementere felles prosesser og transaksjonsflyter innenfor fakturering og reskontrooppfølging av EVU- og konferansevirksomhet for hele NTNU som vil videre resultere i en kvalitetsforbedring og effektivisering av prosessene.

  NTNU Videre bruker i dag løsningen Bravo ifm fakturering- og reskontro oppfølging av Etter- og videreutdanning (EVU) og konferansevirksomheten. Denne prosessen er tungvint og krever mye kvalitetssikring av transaksjoner. I tillegg har fusjonen med høgskolene introduserte flere ulike prosesser innenfor samme området slik at helheten for NTNU er uoversiktlig, utfordrende og tidskrevende å følge opp.

  Hvem berøres og involveres

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Aud M Gabrielsen	direktør Økonomi og Eiendom	01.01.16
  Prosjekteier	Berit Johanne Kjeldstad	avdelingsleder Utdanningskvalitet	01.12.17
  Medlem styringsgruppe	Ragna Ann Berge	seksjonssjef NTNU Videre	01.01.16
  Medlem styringsgruppe	Sigbjørn Dalen	seksjonsleder Økonomirådgivning	01.01.17
  Medlem styringsgruppe	Yngvild Nåvik	sentral prosjektstøtte Økonomirådgivning	01.01.16
  Medlem styringsgruppe	Terje Ruud	prosessleder BOA Økonomirådgivning	01.01.16
  Prosjektleder	Morten Moa	ekstern	01.03.17
  Prosjektdeltager	Oddbjørg Mikkelsen	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Marit Kvidal	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Randi Wold	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Anne Knudsen	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Annveig Skurseth	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Hege E Almaas	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Eli R Vinogradoff	NTNU Videre
  Prosjektdeltager	Eli Vangen	FS gruppa
  Prosjektdeltaker	Yngvild Nåvik	Økonomirådgivning
  Prosjektdeltaker	Heidi Brurok	Økonomirådgivning	01.09.17
  Prosjektdeltaker	Marianne Aune	Økonomitjenester	01.11.17
  Prosjektdeltaker
  Tidligere deltakere / rolle:
  Prosjekteier	Inge Fottland	studiesjef Studieavdelingen	01.01.16	01.01.17
  Medlem styringsgruppe	Tove Tveråmo		01.01.16	01.01.17
  Prosjektleder	Stephen Baxter	ekstern	01.03.16	28.02.17
  Prosjekteier	Gro Dæhlin	kst. avdelingsleder Utdanningskvalitet	01.01.17	01.12.17

  Hva skal leveres

  EVU Kurs: FS med integrasjon til OA og Maconomy

  Konferanse: EventsAir/Bravo med integrasjon til OA og Maconomy

   

  Forventet gevinst

  EM	Beskrivelse av effektmål
  1	Muliggjøre etablering av felles arbeidsprosesser innenfor fakturering og reskontrooppfølging av EVU- og konferansevirksomhet for hele NTNU.
  2	Realisere en effektivisering og kvalitetsforbedring av prosesser og transaksjonsflyter innenfor fakturering og reskontrooppfølging av EVU- og konferansevirksomhet for hele NTNU.
  3	Muliggjøre bruk av Maconomy for økonomiske oppfølging av EVU- og konferansevirksomhet på fakultet- og instituttnivå.

   

  Milepæler og framdrift

  Forventet ferdig oktober desember 2017.

• Page:
  -Felles FS for NTNU —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Sikre at alle datasystemer som henter data fra FS fungere tilfredsstillende etter at Gjøvik, Ålesund HIST og NTNU sine FS installasjoner er samlet i en en felles FS 20 februar.

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder	Tove Bakken
  Delprosjektleder	Stig Vidar Nordgård
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Forventet gevinst

  Hvilke effekter / krav til gevinst er satt?

  Milepæler og framdrift

  Se tidsplan pr 1. februar her

  	File	Modified
  	Microsoft Excel Spreadsheet FS_fusjon_tidsplan_180116.xlsx	19.01.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview View
  	Text File Referat_Sammenslått_FS_Koordinering_og_testing_av_dataflyt_200116.txt Koordinerinsmøte FS-fusjon-integrasjoner HIX	21.01.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview
  	Microsoft Excel Spreadsheet FS_fusjon_tidsplan_220116.xlsx	22.01.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview View
  	Microsoft Powerpoint Presentation Sammeslått FS.pptx Presentasjon aktiviteter og ansvar Sammenlått FS	29.01.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview View
  	Microsoft Excel Spreadsheet FS_fusjon_tidsplan_010216.xlsx Prosjektplan pr 010216	01.02.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview View
  	Microsoft Excel Spreadsheet Risikoanalyse FS_Fusjon_ 050216.xlsx Risikoanalyse pr_050216	05.02.2016 by stigvida
  	Labels No labels Preview View
  	Microsoft Excel Spreadsheet Risikoanalyse FS_Fusjon_ 120216.xlsx Oppdatert av SMS 12.02	12.02.2016 by Stein Stendahl
  	Labels No labels Preview View
  	Microsoft Excel Spreadsheet Risikoanalyse FS_Fusjon_ 180216 .xlsx	18.02.2016 by Stein Stendahl
  	Labels No labels Preview View

  Download All

• Page:
  -Felles klientdrift —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Å definere hva felles klientdrift skal inneholde ved NTNU og fusjonspartnere HiX (Hist,HiA,HiG), og implementere dette.  

  Hvem berøres og involveres

  I prosjektet vil alle IT enheter ved NTNU og HiX bli berørt. Alle skal delta i definisjonen av felles klientdrift.

  Hvordan tjenesten skal utøves berører også alle IT enheter ved NTNU og HiX.

  Forprosjektet har avklart hvem felles klientdrift skal leveres til og for hvilke klienter innen NTNU. Hovedprosjektet vil omfatte en løsning for både NTNU og HiX basert på erfaringer/avklaring gjort i forprosjektet

   

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Håkon Alstad	NTNU IT	05.01.15
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder forprosjekt	Hege Knotten	NTNU IT	05.01.15	01.06.15
  Prosjektleder hovedprosjekt HiX	Morten Jensen		01.06.15	01.03.16
  Prosjektleder hovedprosjekt HiX	Trude S. Gundersen		01.03.16
  Prosjektleder hovedprosjekt NTNU	Trude S. Gundersen		15.09.15	30.03.2017
  Prosjektleder hovedprosjekt NTNU	Jan Ole Waagen	NTNU IT	01.04.17
  Prosjektdeltager	Morten Lund	NTNU IT	05.01.15
  Prosjektdeltager	Fredrik Kristensen	NTNU IT	05.01.15
  Prosjektdeltaker	Lasse B. Gustavsen	NTNU IT	05.01.15

  Hva skal leveres

  Forprosjektet skal avklare hva den enkelte enheten ved NTNU ønsker å oppnå med Felles klientdrift og søke en løsning som best mulig imøtekommer disse. Man må også se på om dagens infrastruktur og prosesser kan forbedres i forhold til ny felles løsning.

  Hovedprosjektet skal implementere løsninger og prosesser forprosjektet kommer fram til, men også implementere en løsning som innbefatter fusjonspartnere.

  Hovedprosjektet er delt mellom to prosjektledere, hvor fokuset er rettet mot HIX for Morten og "gamle" NTNU for Trude

  Forventet gevinst

  Ensartet tjeneste for hele "nye" NTNU (NTNU og HiX). Felles infrastruktur og brukerstøtte.

  Milepæler og framdrift

  05.01.15: Oppstart forprosjekt

  30.04.15: Avslutt forprosjekt

  15.08.15: Oppstart hovedprosjekt

  01.12.16: Overføre tekn/ adm ansatte til administrerte klienter hos sentral IT

  2017: Se på vitenskapelige ansatte

• Page:
  -Felles utskriftstjeneste —

  [ Målsetting ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Forenklet skriverforvaltning og flåtestyring av printere.

  Forenklet håndtering av kontrakter og avtaler mot leverandører.

  Redusert utskriftsmengde.

  Felles betalingssystem for studentprint for hele NTNU.

  Sikrere utskriftsløsning.

  Hvem berøres og involveres

  Alle studenter og ansatte ved NTNU.

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Håkon Alstad	NTNU IT
  Medlem styringsgruppe	Hege Knotten	NTNU IT
  Medlem styringsgruppe	Ola Ervik	NTNU IT
  Medlem styringsgruppe	Olav Holden	Økonomiavdelingen
  Medlem styringsgruppe	Kenneth Frank Salvesen	IVT Fakultetsadministrasjon
  Prosjektleder	Stig Owe Olsen	NTNU IT
  Prosjektdeltager	Vegard Karlsen	NTNU IT
  Prosjektdeltager	Morten Moa	NTNU IT
  Prosjektdeltager	Thor Eivind Larsen	NTNU IT

  Hva skal leveres

  En felles utskriftstjeneste for ansatte og studenter.

  Felles policy for utskriftstjenesten ved NTNU.

  Felles policy for student-betaling som er lik for hele NTNU.

  Forventet gevinst

  Forenklet skriverforvaltning og flåtestyring av printere.

  Forenklet håndtering av kontrakter og avtaler mot leverandører.

  Redusert utskriftsmengde.

  Felles betalingssystem for studentprint for hele NTNU.

  Sikrere utskriftsløsning.

  Milepæler og framdrift

  Kartlegging av behov og visualisering av dagens situasjon ved den enkelte enhet.

  • Gjennom bruk av tidligere kartlegginger
  • Intervjuer av brukere og anvarlige for printløsninger

  Planlegge effektivisering

  • Utarbeide forslag til reduksjon av printere
  • Utarbeide forslag til eierskap og forvaltning
  • Utarbeide forslag til organisering, drift og forvaltning
  • Utarbeide retningslinjer til flåteforvaltning
  • Kartlegge behov og bestille kortlesere for printere uten followme print

  Implementere effektivisering og utrulling av ny utskriftstjeneste

  • Utfasing av gamle skrivere
  • Implementere rekvisitahåndtering
  • Implementere rutiner for drift og forvaltning

  
  

• Page:
  -Håndtering av kundehenvendelser —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -IAM BOTT —

  [ Målsetting ] [ Effektmål ] [ Resultatmål ] [ Involverte ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Hensikten med forprosjektet er å berede grunnen for et hovedprosjekt som skal legge til rette for:

  Effektive og gode prosesser som understøttes av gode verktøy for å få til en god administrasjon av identiteter. Et velfungerende IAM skal bidra til forbedret brukeropplevelse basert på at brukeren får tildelt tilgang på en enkel og rask måte med korrekt tilgang basert på sin rolle i organisasjonen. Tilgang til og bruk av informasjon skal sikres ved hjelp av en enhetlig og felles bruk av autentisering, autorisasjon, administrasjon og audit. IAM må være med å bidra til at gjeldende lover og forskrifter ivaretas. Hovedmålet er et Felles IAM som sikrer at de riktige personene får riktig tilgang til riktige ressurser til riktig tid og av riktig grunn.

  Bakgrunn for prosjektet:

  I UH-sektoren er det i dag ulike løsninger for forvaltning av identiteter knyttet til bruk av IT-tjenestene.  Gjennomgående er dette området likevel relativt godt utviklet og etablert, selv om det finnes potensiale til forbedringer og manglende harmonisering av løsninger mellom institusjonene. Svakheten er i hovedsak gammel teknologi, skreddersøm, og manglende selvbetjening og automatisering i noen av løsningene.  

  Løsninger og rutiner for effektiv styring av brukeres tilganger til IT-tjenester har imidlertid kommet kortere, og medfører betydelig bruk av personellressurser til manuelt å gi brukere av IT-tjenestene riktig tilgang.  I tillegg har institusjonene kvalitetsutfordringer eksempelvis med å få endret tilganger i IT-tjenester for ansatte som skifter ansvarsområder. Dette området kalles for IAM (Identity and Access Management), og består av to hoveddeler som henger tett sammen.  Det er altså siste del (Access Management) hvor man er kommet kortest. Overordnet sett handler dette om å «gi riktig bruker riktig tilgang til rett tid».

  Tilgangsstyring som prosess kan automatiseres mye dersom det finnes og vedlikeholdes et kvalitativt datagrunnlag i autoritative kildesystemer som gir nødvendig informasjon for effektiv tilgangsstyring.  Slike data kan typisk ligge i systemer med informasjon om personer, viktigst er HR-system(er) og FS.  I tillegg vil prosessen for tilgangsstyring omfatte rutiner som desentraliseres, samt løsninger for selvbetjening.

  Innføring av BOTT-ERP aktualiserer temaet og tydeliggjør mangelen på felles løsninger for IAM.  IT-avdelingene i BOTT (UiB, UiO, NTNU og UiT) opplever stadig problemstillinger hvor mye av svaret ligger i ny og forbedret IAM.  IT-direktørene i BOTT ønsker felles løsninger, også om det ender opp med andre løsninger enn man har i dag, og Uninett og flere av institusjonene utenfor BOTT gir tydelige signaler om det samme.  

  Momentet er godt og med stor potensiell nytteverdi.  Selv om området innebærer en viss organisatorisk og teknisk kompleksitet er det mye som taler for arbeide for felles IAM, ikke bare for BOTT, men for hele UH-sektoren.

  Forprosjektet vil pågå i perioden april - desember 2017.

  Effektmål

  #	Beskrivelse av effektmålet	Oppnås dato
  EM-1	Ivareta behov for modernisering av løsninger for IdM og IAM i BOTT	Som resultat av hovedprosjekt
  EM-2	Økt brukervennlighet gjennom automatisering, selvbetjening og større tydelighet rundet prosesser, roller og ansvar	Som resultat av hovedprosjekt
  EM-3	Bidra til økt etterlevelse av lover og forskrifter samt øvrige pålegg fra myndighetene	Som resultat av hovedprosjekt
  EM-4	Effektive rutiner for tilgangsstyring gjennom implementering av felles arbeidsprosesser på tvers av universitetene	Som resultat av hovedprosjekt
  EM-5	Bedre ressursutnyttelse gjennom å etablere felles løsninger og like arbeidsprosesser på hvert universitet	Som resultat av hovedprosjekt
  EM-6	Skape forståelse for IAM og prinsippene det skal bygges på	Som resultat av forprosjekt

   

  Resultatmål

  #	Beskrivelse av resultatmålet	Oppnås dato
  RM-1	Forslag til alternative løsninger som også gir mulighet for utvidelse for UH i Norge	Som resultat av forprosjekt
  RM-2	Foreslå en plan for implementering som hensyntar tidslinjen i BOTT ERP-prosjektet	Som resultat av forprosjekt
  RM-3	Forslag til alternative løsninger som støtter stegvis implementering for å skape tidlig verdi	Som resultat av forprosjekt
  RM-4	Et beslutningsgrunnlag for iverksettelse av hovedprosjekt	Som resultat av forprosjekt

   

  Involverte

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier		UDIR-BOTT
  Medlem styringsgruppe	Tore Burheim; styringsgruppeleder	IT-direktør UiB	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Lars Oftedal	IT-direktør UiO	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Gunnar Toftegaard	IT-direktør UH	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Cecilie Ohm	programleder BOTT ERP	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Odd Arne Paulsen	HR-direktor UiT	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Knut Veium	Studieadministrativ leder NTNU	april	desember
  Medlem styringsgruppe	Tor Holmen	Representant fra Uninett	april	desember
  Prosjektleder	Eva Johanne Klevstuen	NTNU (ekstern)	april	desember
  Prosjektdeltager	Carl Fredrik Sørensen	NTNU	april	desember
  Prosjektdeltager	Gisle Aas	UiB	april	desember
  Prosjektdeltager	Mathias Meisfjordskar	UiO	april	desember
  Prosjektdeltager	Terje Lein-Mathisen/Kenneth A. Johansen	UiT	april	desember
  Prosjektdeltager	Harald Helland	UiT	april	desember
  Prosjektdeltager	Espen D. Kristensen	UiT	april	desember

  I tillegg vil det opprettes arbeidsgrupper ved hvert universitet som skal delta i arbeidsmøter etter behov.

  Hva skal leveres

  Sluttrapport - et godt beslutningsgrunnlag for iverksettelse av hovedprosjekt.

  Forventet gevinst

  Få fram en felles beskrivelse med omforente teknologiske behov og arbeidsprosesser.

  Milepæler og framdrift

  (Kommer)

• Page:
  -IAM II —

  [ Sammendrag ] [ Målsetting ] [ Hva er levert ] [ Tilgangsbestillingsprosess ]

  Sammendrag

  IAM («Identity and Access Management», på norsk Identitetsforvaltning og tilgangsadministrasjon), har pågått som prosjekt i lang tid. Prosjektet har både hatt flere versjoner (IAM I og II), flere prosjektledere og noe ulikt «fokus» – men målsetting og mandat er beholdt uforandret.

  Basert på dette har prosjektet jobbet med følgende funksjonelle mål:

  •     At nye personer er operative med en gang de kommer hit
    
    • innføring av felles prosess med forutsetning om avtale, registrering i Paga og tilgangsbestillingsskjema for alle "ikke-studenter"
  •     At tilganger til systemer blir gitt og avsluttet systematisk og på en oversiktlig måte
    • innføring av felles prosess med forutsetning om avtale, registrering i Paga og tilgangsbestillingsskjema for alle "ikke-studenter"
  •     At personer uten norsk personnummer er operative like raskt som alle andre
    • innføring av Paga som autorativ kilde for alle "ikke-studenter", og tilrettelegging for bruk av "fiktivt" "paga-nummer"
  •     Riktige personopplysninger overalt, registrert i en felles autoritativ kilde
    • innføring av Paga som autorativ kilde for alle "ikke-studenter"
  •     Oversikt over hvem som har tilgang til hva
    • ikke fullt ut realisert
  •     Enklere å tilfredsstille rapporteringskrav ang. tilganger til systemer
    • ikke fullt ut realisert
  •     Forbedre sluttbrukernes mulighet for selvbetjening
    • innføring av mer automatikk, samt selvbetjening ift aktivering av brukerkonto
  •     Ingen misbruk av NTNU sine systemer
    • Forutsetning av ledergodkjent avtale, bruk av Paga med sluttdato, innføring av passordbytte

  Målsetting

  Brukeropplevelse
  • Et velfungerende IAM ved NTNU skal bidra til forbedret brukeropplevelse basert på at brukeren;

  • får tildelt tilgang på en enkel og rask måte
  • får tildelt korrekt tilgang basert på sin rolle i organisasjonen
  • at tjenestene tilbyr felles pålogging (SingleSignOn)

  Sikkerhet
  • Tilgang til og bruk av informasjon i NTNUs systemer skal sikres ved hjelp av en enhetlig og felles bruk av autentisering, autorisasjon, administrasjon og audit (AAAA). NTNU skal gjøre dette ved å;   

  • anvende rett mekanisme for autentisering på rett tjeneste (autentisering)
  • gi autentisert identitet rett tilgang til rett tjeneste (autorisasjon)
  • ha en enhetlig måte å gjennomføre identitetsadministrasjon (administrasjon)
  • ha en løsning for at alle tilgangsrelaterte hendelser (AAAA) skal kunne logges og gjenfinnes (audit)

  Produktivitet
  • Administrasjon og bruk av NTNUs tjenester skal skje på en effektiv måte. Etablering av nye tjenester skal raskt og effektivt kunne tilpasses det som er beste praksis vedrørende AAAA. Dette gjøres ved at;

  • det skal være mulig å delegere og automatisere administrasjon av tjenester
  • tjenestene skal ivareta pålagt sikkerhet og oppleves som fleksible ved endring
  • tjenester skal kunne benytte etablerte sikkerhetstjenester ved NTNU

  Lovlydighet
  • NTNU skal sørge for at alle tjenester ivaretar gjeldende lover og forskrifter som omhandler IAM. Dette gjøres ved å;

  • innføre (sentralisert) logging på samtlige tjenester
  • etablere rapporteringsrutiner basert på hendelser i loggene

  
  

  Hva er levert

  Prosjektet har iverksatt en rekke tilpasninger i eksisterende berørte verktøy og systemer for å understøtte ønsket målsetting.

  Et viktig fokusområde er innføring av en felles tilgangsbestillingsprosess - se lenke
  https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Bestille+tilganger+til+systemer+og+rom

  Tilgangsbestillingsprosess

  1. Avtale (arbeids- eller tilgangsavtale)
     
     • Innhente informasjon
     • Verifisere/legge til informasjon
     • Godkjenne
     • "Arkivere"
  2. Registrere personaldata (HR Portal)
  3. Bestille tilganger
     • Basis IT
     • Adgang bygg/rom
     • Administrative systemer
  4. Tilganger opprettes
  5. Ferdig-varsel
  6. Aktivere konto
     • Aktivere brukerkonto
     • Hente adgangskort/ nøkler

  

  https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger

   

  En grov oversikt over aktiviteter/oppgaver som er blitt utført i regi av IAM for å realisere de funksjonelle målene:

  • Innføring av uSU (utvidet serviceuttrekk fra Paga)
  • Paga som autorativ kilde for persondata for alle "ikke-studenter"
  • Endring i Kjernen som muliggjør styring på ansattforholdkoder for overføring/distribusjon ut til ulike it-systemene (muliggjør noe mer automatikk)
  • Bruk av fiktive f.nr fra Paga (8-nr) for brukere uten norsk p.nr eller d.nr
  • Innføring av avslutningsmetodikk (karantene og opprydding)
  • Innføring av dynamiske organisasjonsgrupper (hr-grupper)
  • Tilrettelegging for mer automatikk ift etablering av basis it-tilganger og selvbetjent aktivering (via ID porten)
  • Innføring av tvungen passordbytte
  • Initiert rapportering og aktiviteter for opprydding i manuelle registreringer i BAS
  • Utarbeidelse av tilgangsbestillingssprosess
  • Utvikling og innføring av felles tilgangsbestillingsskjema med tilhørende arbeidsflyt
  • Gjennomføring av pilot ved MH (som inkluderte HR lokalt og sentralt, IT lokalt og sentralt, og Lønn/Økonomi)
  • Utvikling og innføring av felles elektronisk Tilgangsavtale med tilhørende arbeidsflyt og "kobling" med tilgangsbestilling
  • Informasjon og gjennomgang av felles prosess ved alle fakultet (HR, IT og en del kontorsjefmøter)
  • Innføring/ oppstart av felles prosess ved alle fakultet og avdelinger ved NTNU

   

  Innsidameldinger med oversikt/status

  • Felles prosess for tilgangsadministrasjon
  • Fortsatt liv i IAM?

   

• Page:
  -IKT-støtte til EVU —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  NTNU VIDERE er underlagt NTNU sin strategi. I strategien fra NTNU, fremmes det mål som rettes mot NTNU VIDERE. Der står det skrevet: «Vi skal øke omfanget av og kvaliteten på etter- og videreutdanningen».[1]

  For å oppnå denne målsetningen har NTNU VIDERE formulert noen målsetninger de mener vil bidra:

  • NTNU VIDERE sine målgrupper skal finne relevant informasjon på en enkel måte.
  • NTNU VIDERE skal øke sin kundedatabase.
  • Prosessen med å melde inn emner og kurs for etter- og videreutdanning skal forenkles.
  • Verktøyene/systemene NTNU VIDERE benytter skal ha en tilstrekkelig god kvalitet, og være effektive og fleksible å vedlikeholde.
  • Verktøyene/systemene NTNU VIDERE benytter skal være oppdatert, relevant og tidsriktige.

  
  

  ---

  [1] http://www.ntnu.no/ntnu-2020

  Hvem berøres og involveres

  I forbindelse prosjektet vil følgende interessehavere bli berørt eller involvert:

  NTNU VIDERE fasiliterer etter- og videreutdanning, i form av kurs hvor emner inngår. NTNU VIDERE har behov for effektive arbeidsprosesser, slik at de opplever å utføre sitt arbeid på en hensiktsmessig måte, som kan bidra til egne og NTNU sine målsetninger.

  Studieavdelingen(FS) sørger for å legge emner manuelt inn i FS. Prosjektet ønsker å forenkle prosessen med at informasjon til slutt ender opp i FS.

  Institutter har dialog med NTNU VIDERE for opprettelsen av emner. I tillegg skal emner godkjennes av instituttet. Instituttene har faglig og økonomisk forpliktelse, og ansvar for gjennomføringen av et kurs/emne. En forbedring for instituttene vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen.

  Fakulteter godkjenner emner og videresender disse til Studieavdelingen. Fakultetene har faglig ansvar for emnet som skal godkjennes. En forbedring for fakultetene vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen.

  Faglærere/koordinatorer tar initiativ til å opprette nytt emne. Deres interesse er å etablere emner på smidigst mulig måte. Samtidig har de interesse av å få rådgivning i denne forbindelse. En forbedring for faglærer vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen. I tillegg vil økt trygghet og forståelse i prosessen være en forbedring.

  Potensielle studenter viser interesse for studier ved NTNU VIDERE, ved å registrere interesse, eller å søke på kurs. NTNU VIDERE tilbyr et stort antall kurs (omlag 200), og har et bredt mangfold. Derfor vil en forbedring for potensielle studenter være å enklere finne frem. For potensielle studenter vil en forbedring innebære å bli mer selvhjulpet i prosessen med å ta kurs. I tillegg vil det være et ønske om å ha tilgang til ytterligere støtte ved behov.

  Aktive studenter får tilstrekkelig informasjon i forbindelse med gjennomføringen av kurs. En forbedring vil innebære å blir mer selvhjulpet i gjennomføringen av kurs. Dette inkluderer alle praktiske og faglige spørsmål. Samtidig vil det være et ønske om ytterligere støtte ved behov.

  Ledelse ved NTNU har interesse av at NTNU VIDERE drives på en god måte, slik at det bidrar til NTNUs måloppnåelse samt styrke universitetets omdømme. En forbedring vil være om NTNU VIDERE sin løsning blir en mer integrert del av NTNU, og NTNU sine IKT-systemer. Det vil kunne gi positive synergieffekter, som følge av eksempelvis mer smidig og effektiv informasjonsflyt.

  Hva skal leveres

  I forkant av prosjektet ble det gjort en kartlegging av arbeidsprosessene ved NTNU VIDERE. Disse brukes til å videre leveranser.

  Prosjektet er tenkt å levere i to faser. I første fase skal prosjektet innarbeide en av de kartlagte arbeidsprosessene, "Beskrive og godkjenne nytt emne/kurs". Dette innebærer anskaffelse av tilleggsmodul i eksisterende IKT-system (SuperOffice), og implementering av arbeidsprosessen i denne modulen.

  I andre fase ønsker NTNU VIDERE å utvikle ny webside, som bruker grunnlagsinformasjonen som lagres i forbindelse med arbeidsprosessen som innarbeides i fase én. Målet er å automatisere så mye som mulig, for å redusere manuell forvaltning av websiden.

  Suksessfaktorer

  Det er ikke satt suksessfaktorer.

  Milepæler og framdrift

  Prosjektet er i implementeringsfaser i første fase, som går ut på å innarbeide første arbeidsprosess fra Behovsanalysen. I denne fasen skal det også utarbeides grovestimat på hvor mye tid prosjektet vil trenge for å levere fase to.

  Første fase var tenkt levert innen sommeren 2014.

  Denne fristen er imidlertid overtrådt.

  I august fratrådte Jørgen Hovelsen Frøland som prosjektleder fra NTNU IT i forbindelse med at han begynte i ny jobb 1. september. Leif Morten Herskedal overtok.

  2. september utførte prosjektgruppen for første gang en test av et utkast til løsningen i testmiljø. Dette var tredje forsøk på å gjennomføre en testing, der de tidligere forsøkene hadde strandet på uferdig leveranse fra leverandør.

  3. september gav leverandøren uttrykk for at prosjektet ved gjennomføringen av testingen dagen i forveien, passerte en milepæl av kontraktsmessig betydning, og at videre utvikling etter dette måtte estimeres og betales for. Prosjekteier bestrider denne konklusjonen.

  Testingen og utformingen av tilbakemeldingene til om løsningen tok i alt 7 møter for prosjektgruppen fra 2. september til 15. oktober. Det har vært vanskelig for prosjektgruppen som tester, å avgjøre hvilke deler av testløsningen som leverandøren mener er et ferdig forslag og hvilke deler av testløsningen som leverandøren er inneforstått med å være uferdig. En funksjon for å kunne legge til kursemner som en del av innmeldingsprosessen for videreutdanningskurs, har vist seg særdeles vanskelig. Her har bestillingen/kravspesifikasjonen en beskrivelse som ikke er levert i løsningen, og dette får en rekke konsekvenser for den videre saksflyten. Det har vært et gjennomgående tema i prosjektprosessen at leverandøren mener bestiller gjentatte ganger har endret kravspesifikasjonen, mens bestiller mener leverandørens i utgangspunktet ikke har forstått kompleksiteten i oppgaven, og at det i hovedsak er snakk om presiseringer av kravspesifikasjonen for at leverandøren skal kunne forstå hva det er NTNU Videre har behov for. Overfor bestiller har leverandøren gjentatte ganger gitt inntrykk for hvor enkelt det vil være for dem å levere, men det har altså ikke vist seg i praksis ennå. Samtidig fremgår det av kontrakten at det er leverandørens skal levere tjenester som skal fremskaffe den nødvendige spesifikasjonen av produktet. Denne målsettingen har man åpenbart ikke oppnådd med de tiltakene som har vært gjennomført.

  30. september hadde prosjekteier og prosjektleder et møte der vi konkluderte med at vi oppfattet kontrakten med SuperOffice som en avtale om en fossefallsmetodikk, mens den faktiske prosessen syntes å likne mer på en smidig metodikk. Vi konkluderte videre med at det var behov for å sette en sluttstrek for videre endringer i kravspesifikasjonen enten de karakteriseres som endringer eller presiseringer. Vi foreslår at dette skal danne grunnlag for en forhandling med leverandøren om ansvarsfordeling for å få løsningen fra der den er nå og frem til en ferdig løsning som fungerer, og kan produksjonssettes.

  13. oktober stiller leverandøren spørsmål ved denne planen, og skriver: «Vi er jo midt i prosjektet, og løsningen er nå på et prototype-nivå.. Dette er som et første-utkast vi har valgt å vise dere, som skal gi oss best mulig grunnlag for å ferdigstille de resterende oppgavene og justeringene. Så det er klart det mangler mye før løsningen er ferdig, har dere oppfattet dette som en ferdig levert løsning fra vår side?».

  Prosjektleder har i etterkant av denne tilbakemeldingen bedt om en avklaring fra leverandøren om hvordan utsagnet fra 13. oktober skal forstås i forhold til utsagnet fra 3. september. Dessuten er det en kjensgjerning at det ville endret mye på premissene for den prosessen som prosjektgruppen har brukt 7 møter og halvannen måned på gjennomføre, hvis oppgaven var "å se på" (ref. 13. oktober utsagnet) i stedet for "å teste" som er slik NTNUs representanter oppfattet oppgaven fra månedskiftet august-september.

• Page:
  -IKT-støtte til spørreundersøkelser —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Som forskning- og utdanningsinstitusjon er spørreundersøkelser sentrale i virksomheten. En utfordring for NTNU er fragmentert støtte av IKT-verktøy for spørreundersøkelser. En konsekvens av dette er ineffektiv administrasjon av slike verktøy, kompetanse blir svært ulike og spredt, samt at det er fare for brudd på lovverket omkring offentlige anskaffelser. For å motvirke disse konsekvensene iverksettes et prosjekt, med mål om å skape mer enhetlig forvaltning og drift av slike verktøy, samt at dette gjøres i henhold til lover og regler.

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  • Administrative medarbeider -prosess-støtte
    • Eksempelvis til arbeidsmiljøundersøkelse
  • Forskere
    • Særlig innen humaniora-fagene. I disse fagområdene dreier forskning seg mye om mennesker, hvor man er nødt til å ha spørreundersøkelsesverktøy. Innenfor de teknologiske fagene benyttes gjerne andre metoder.
  • Studenter
    
    • Eksempelvis studenter på masternivå og ph.d.-studenter.
  • Innkjøp
    • Ved å formalisere tjenesten, innenfor regler om offenglig anskaffelse, vil behovet om korrekt innkjøp bli ivaretatt for Innkjøpsavdelingen.
  • NTNU
    • Ved å gjøre anvendelse og kompetanse mindre fragmentert, er tanken at NTNU vil oppnå økonomiske besparelser, samt en mer smidig arbeidshverdag for flere medarbeidere.

  Planen er involvere målgruppen ved å gjennomføre behovsanalyser av dem.

  Hva skal leveres

  Enklere tilgang til verktøy for spørreundersøkelser, og enklere tilgang til bedre og relevant kompetanse.

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Innføre SfB —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder
  Prosjektdeltager
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Forventet gevinst

  Hvilke effekter / krav til gevinst er satt?

  Milepæler og framdrift

  Prosjektet er tatt inn som en del av prosjektet Utvidet bruk av samhandlingstjenester. Prosjektets innhold finnes der.

• Page:
  -Innovativ utdanning —

  [ Målsetting ]

  Sammendrag av prosjektet Innovativ Utdanning IT (blitt en del av NTNU Toppundervisning/IT i utdanning)

  Målsetting

  NTNU skal være internasjonalt konkurransedyktig og attraktivt for dyktige ansatte og studenter. IT og digitalisering endrer fundamentet for utdanning og kunnskapsproduksjon, og digitale og mobile teknologier er i ferd med å transformere måten utdanning formidles og kunnskap hentes.

  Hovedformålet med prosjektet er å etablere en langsiktig plan med prioriterte tiltak/prosjekter i tråd med hvor NTNU ønsker  være i et 3-5 års perspektiv. Samt iverksette tiltak for å tilrettelegge og løfte bruk av digitale tjenester innen utdanningsområdet .

  Prosjektet er etablert som et samarbeid mellom Studiesjefen og NTNU IT. 

  Sterk kobling/sammenheng med NTNU IT sitt Program IT i Utdanningen.

  • Program IT i Utdanning og Innovativ Utdanning IT NTNU 2015
  • Notat om generelle utfordringer Innovativ Utdanning med IT perspektiv
  • Toppundervisning m IT i Utdanningen
  • Orientering om lansering av Office365 til studenter ved NTNU og sammenheng med e-læringssystemet
• Page:
  -IT i utdanningen —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hvilke prosjekter inngår ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av programmet

  Målsetting

   

  Mål nr	Beskrivelse av Effektmålet
  EM-1	Økt kvalitet på utdanningen gjennom etablering av gode IT løsninger. Dette for å sikre utdanning på et høyt internasjonalt nivå.
  EM-2	Økt støtte av IT i studiehverdagen gjennom å tilby enhetlige og moderne IT-løsninger for ansatte og studenter.
  EM-3	Økt samhandling mellom studenter, ph.d.-kandidater, faglærere og administrasjonen gjennom bruk av samhandlingsverktøy.
  EM-4	Gjennom tilrettelegging av IT løsninger/infrastruktur skape økt tilgang på fleksible og innovative utdanningsmetoder.

   

  Hvem berøres og involveres

  Hovedfokus i programmet er løsninger som er rettet mot studenter og faglærere.

  Hvilke prosjekter inngår

  Porteføljen til programmet består i 2015 av følgende prosjekter/aktiviteter:

  Nr	Prosjektnavn	Eier	Kommentar
  1	e-læringssystem	Studie-avdelingen	Pågående prosjekt
  2	Innovativ utdanning	Studie-avdelingen	Pågående prosjekt
  3	Studieplan på Web	Studie-avdelingen	Pågående oppdrag
  4	Digital eksamen gjennomføring H14/V15	Studie-avdelingen	Pågående prosjekt
  5	Digital Eksamen/Vurdering ved NTNU	Studie-avdelingen	Oppstart Q1 2015
  6	IT verktøy til støtte for læring	NTNU IT	Oppstart Q1 2015
  7	Echo 360 ved NTNU	Studie-avdelingen	Oppstart Q1 2015
  9	Videoportal	Studie-avdelingen	Oppstart Q1 2015

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -IT i virksomheten —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av programmet

  Målsetting

  Programmet IT i virksomheten skal bidra til at NTNU ansatte får muligheten til å benytte IT-verktøy- og løsninger som effektivisere- og støtter sentrale arbeidsprosessene innenfor NTNUs definerte virksomhetsområder på en enhetlig måte.

  Hvem berøres og involveres

  Bakgrunnen for dette programmet er behovet for IT verktøy- og løsninger som støtter opp under felles- og sentrale virksomhetsprosesser hos NTNU. Innføring av standardisert løsninger vil bidra til en effektivisering av administrative prosesser som videre vil bidra til en kostnadsreduksjon og kvalitetsøkning i sentrale NTNU beslutninger. Basert på det foranstående er det naturlig at ansatte knyttet til felles- og sentrale virksomhetsprosesser vil bli berørt og involvert i gjennomføringen av  programet og tilhørende prosjekter.

  Hva skal leveres

  Ved å utvikle og implementere standardiserte virksomhetsløsninger vil programmet bidra til:

  • En kvalitetsøkning på ledelses- og styringsinformasjon som videre vil bidra til en kvalitetsøkning i beslutningsprosesser.
  • En effektivisering og tilhørende kostnadsreduksjon av administrative arbeidsprosesser.
  • Etablering av datafangst fra ulike datakilder som videre vil fungere som beslutningsstøtte og virksomhetsstyringsinformasjon innenfor sentrale virksomhetsområder ved NTNU.

  Suksessfaktorer

  Økt kvalitet i administrative tjenester gjennom etablering av enhetlige IT løsninger som støtter opp under standardiserte arbeidsprosesser.

  Økt administrasjonseffektivitet gjennom etablering av standardiserte og forenklede arbeidsprosesser som videre vil bidra til reduserte kostnader.

  Økt kvalitet på ledelses- og virksomhetsstyringsinformasjon som videre vil bidra med forbedret beslutningsstøtte knyttet til virksomhetsstyringen av NTNU.

  Økt automatisert datafangst fra ulike datakilder som muliggjør sammensetning av virksomhetskritisk informasjon fra ulike kilder på tvers av NTNU.

  Milepæler og framdrift

  Overordnet tidsplan er å starte gjennomføring av programmet:

  • Oppstart 1.5.2014 – 30.6.2014 (B2)
  • Gjennomføring 1.7.2014 – 31.12.2017 (B4)
  • Avslutning 1.1.2018 – 28.2.2018 (B5)
• Page:
  -Klimafot Avfall —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  

  Målsetting

  Prosjektet eies av Driftsavdelingen, og har som mål å redusere klimafotavtrykket (CO2-indikator for å måle miljøprofil) som kommer fra NTNUs avfallsproduksjon. Dette skal oppnås ved at avfallsmengden reduseres og sorteringsgraden økes.

  Hvem berøres og involveres

  Alle som ferdes på campus blir berørt av prosjektet. Det legges til rette for at den enkelte bruker (student, ansatt, gjest)  sorterer det som skal kastes.

  Mange enheter og ansatte i driftsavdelingen må endre arbeidsmåte og rutiner for at prosjektet skal nå sine mål.

  Hva skal leveres

  Det skal legges til rette for at brukerne enkelt kan kildesortere  avfall så riktig som mulig.

  Det skal legges til rette for at innsamling og levering av avfall skjer så miljøvennlig og effektivt som mulig.

  Suksessfaktorer

  Involvering og positiv medvirkning fra bygningsansvarlige, renholdere, transportmedarbeidere og driftsoperatører.

  At alle studenter og ansatte så enkelt som mulig kan bidra til prosjektets mål.

  Milepæler og framdrift

  Analyse av status, muligheter og løsningsalternativer, samt plan for gjennomføring skal foreligge i desember 2013.

  Avtaler, utstyr, arealer, rutiner, informasjon, opplæring osv. skal være klart for innsamling og levering av sortert avfall ut av NTNU i juni 2014.

• Page:
  -Konsolidering av infrastruktur og applikasjoner —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder
  Prosjektdeltager
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Forventet gevinst

  Hvilke effekter / krav til gevinst er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Kvalitet i utdanningen — Etablere et system for å håndtere NTNUs prosess for kvalitet i utdanningen
• Page:
  -Kvalitetssikring av PiF-gjennomføring —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Kvalitetssikring av Prosjekt i fokus (PiF) gjennomføring

  Målsetting

  Hva ønsker man å oppnå, hvilke reelle mål skal nås og hvorfor gjennomføres prosjektet?

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder
  Prosjektdeltager
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Forventet gevinst

  Hvilke effekter / krav til gevinst er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Kvote studentprint —

  [ Målsetting ] [ Organisering ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Prosjektets mål er å innføre sentral løsning for kvoter på studentprint før semesterstart høsten 2014. I tillegg skal NTNU IT overta drift, forvaltning og rekvisitahåndtering for alle multifunksjonsskrivere studenene benytter ved NTNU.

  Prosjektet omfatter ca 90 skrivere fordelt på 8 campus (Gløshaugen, Valgrinda, Dragvoll, Øya, Tyholt, Jonsvannsveien, Olavshallen, og Innherredsveien). Noen av skriverne er allerede utstyrt med Equitrac og kortleser ved prosjektstart. De resterende blir utstyrt med dette av prosjektet. Det er inngått avtaler med kortselskap for å kunne iverksette en betalingsløsning for Equitrac.

  Orakeltjenesten vil stå ansvarlig for brukerstøtte, leverandørkontakt og rekvisitahåndtering for skriverparken etter sentralisering. Det skal innføres et sentralt overvåkingssystem for skriverparken per orakelskranke.

  Eierskap og kostnader for skriverparken skal overtas av NTNU IT i løpet av høsten 2014.

  Organisering

  Prosjektet er en del av programmet IT i utdanningen. I tillegg til programmets styringsgruppe har prosjektet en egen styringsgruppe.

  Prosjektets styringsgruppe:

  Kirsti S. Moe (programleder)

  Ola Ervik (Seksjonssjef for Plattform ved NTNU IT).

  Prosjektleder: Hege Knotten

  Prosjektgruppe:

  Monica Reppe

  Ola Jenssen

  John H. Kolstad (04.08.14 ->)

  Hvem berøres og involveres

  Studenene ved NTNU får et enhetlig utskriftstilbud, på tvers av studiested ved NTNU. Det innføres også kvoter med mulighet for påfylling gjennom en betalingsløsning dersom en student har behov for flere utskrifter enn det som tilbys i kvoten.

  Lokale skriveransvarlige slipper ansvar for innkjøp, drift, forvaltning og påfylling av blekk og papir for sine lokale skrivere.

  NTNU får en felles løsning for alle studenter, mulighet for å overvåke forbruk og justere kvoter sentralt. NTNU får også mulighet til å sette inn forbruksreduserende tiltak der man evt. ser behov for dette. NTNU vil på sikt kunne få stordriftsfordeler på skriverparken.

  NTNU IT får drifts- og forvaltningsansvaret for alle multifunksjonsskrivere med studenttilgang, samt ansvar for påfylling ab blekk og papir på disse skriverne.

  Hva skal leveres

  Studenten registrerer utskrifter gjennom en Equitrac-løsning. Når kvoten er brukt opp får ikke studenten skrevet ut mer før betaling gjøres med kredittkort (mest sannsynlig via Innsida).

  Prosjektet må:

  • Få oversikt over antall skrivere, plassering og status på disse for å finne prosjektets omfang
  • Kjøpe og tilpasse betalingsløsning
  • Implementere et betalingsgrensesnitt for tjenesten
  • Overdra ansvaret for skriverne i punkt en
  • Designe og implementere prosess for påfylling 

  Suksessfaktorer

  Den viktigste suksessfaktoren er å levere kvote for utskrift for studenter i løpet av første halvår 2014.

  Milepæler og framdrift

  • 01.02.14: Oppstart prosjekt
  • 06.08.14: B3 driftsmøtet
  • 12.08.14: Kvote på print og kortleser iverksatt på innmeldte skrivere
  • 01.09.14: Betalingsløsning levert
  • 16.09.14: Betalingsløsning fungerer
  • 04.12.14: Endelig godkjenning av overlevering og sluttrapport.

   

• Page:
  -LOR ved NTNU —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Milepæler og framdrift ] [ Fase 2- kvalitetssikring, modifikasjon og utrulling ] [ Fase 2- fullføring av alle integrasjoner og innføring ]

  Bloggen "LOR ved NTNU"

  Fase 2 - LOR ved NTNU (2017)

  Sammendrag av prosjektet

  NTNU har spesifisert et LOR ved NTNU, og er i en tilpasningsfase for å sette i drift et learning object repository (LOR) basert på Bibsys DLR som lar brukerne opprette, søke i og gjenbruke læringsobjekter i og fra alle studierelaterte datasystemer, slik som eLS (aka LMS), eAS (eksamenssystem), Innsida, forelesningsopptak osv. Så langt det er mulig skal arbeidet gjøres sammen med sentrale aktører i UH-sektoren, først og fremst BOTT- og UNINETT-samarbeidet.

  Målsetting

  Hovedmål:

  1. Sikre at læringsobjekter som lages ved NTNU får en trygg og varig lagring som er egnet for bruk i eLS og andre læringsstøttesystem.
  2. Legge til rette for deling, tilgjengeliggjøring, gjenfinning og gjenbruk av læringsobjekter.
  3. Tilpasse den anbefalte LOR-løsningen, slik at den framstår som enkel, brukervennlig, funksjonell og med god tilgang på læringsressurser..
  4. Løsningen skal være fremtidsrettet, og kunne videreutvikles i tråd med NTNUs fremtidige behov for lagring, gjenfinning og deling av læringsressurser.
  5. Løsningen skal være fullt operativt for bruk sammen med valgt eLS fra og med starten på høstsemesteret 2017
  6. Prosjektet skal videreutvikle tilpasningsplanen for løsningen.

  Aktiviteter:

  • Kartlegge sikkerhetsmessige implikasjoner, og sørge for at de digitale læringsressursene sikres på en god måte.
  • Utdype og evt. modifisere spesifikasjonen fra LOR ved NTNU (fase 1) etter behov.
  • Informere samarbeidspartnere i sektoren til å delta i bruken og tilpasningen av LORet, og bidra til gjensidig deling av læringsressurser.
  • Gi innspill til det organisatoriske arbeidet med gjenbruk av læringsressurser, og lytte til råd fra dette arbeidet for å best mulig legge til rette for omfattende, effektiv og kvalitativ god produksjon av digitale læringsressurser.
  • Bidra til opplæring og brukerstøtte for LOR.
  • Bidra til effektiv og kvalitetsmessig god arbeids- og dataflyt i løsningen, blant annet med biblioteket (katalogisering/lisenskontroll) og multimediasenteret.

  Strategiske mål som understøttes

  I forhold til NTNUs strategi 2011–2020, «NTNU - internasjonalt fremragende»[1] kan prosjektet knyttes direkte opp mot visjonen om kunnskap for en bedre verden. Når et LOR adopteres og tilpasses innen utdannings- og forskningssektoren i Norge, når læringsressurser fra NTNU lettere ut til deling og gjenbruk. Dette fører NTNU framover som autoritet innen kunnskapsproduksjon. Det er sannsynlig at LORet vil bidra til bedre kvalitet på læringsressursene, ved at de som gjenbruker kunnskapen kan komme med spørsmål, forslag og andre tilbakemeldinger til forfatter av materialet, og i noen tilfeller få lov til å bygge videre på materialet. Gjennom delingen i et LOR, vil NTNU kunne utnytte den faglige bredden og tverrfaglige kompetanse til å møte de store, sammensatte utfordringene Norge og verdenssamfunnet står overfor. Gjennom et LOR som er tilstrekkelig tilgjengelig for andre brukere enn NTNU selv, vil NTNU framstå som en ettertraktet samarbeidspartner for ledende kunnskapsmiljøer og bedrifter nasjonalt og internasjonalt. Et LOR vil være et vesentlig steg i retning av å modernisere forskningsinfrastruktur og lærings- og arbeidsmiljøet, blant annet gjennom gjenbruk (også internt i NTNU) av videoer, tekster, lysark, tester, andre aktive læringsressurser osv. fra alle læringsrelaterte tjenester slik som eLS, videoopptak av forelesninger og e-eksamen for å nevne noen. LOR-initiativet støtter flere av verdiene i strategisk plan, gjennom å være kreativt og konstruktivt ved å være med å sørge for videre utvikling og utbredelse av en god løsning på utfordringene rundt gjenbruk og deling av læringsressurser.

  Det ligger store økonomiske gevinster i å kunne gjenbruke og dele innhold, i stedet for å lagre på nytt. Dette bidrar både til økt bruk, og til å dele materialet slik at lovkrav til opphavsrett med videre blir oppfylt.

  ---

  [1] http://www.ntnu.no/omntnu/strategi/2020

  Hvem berøres og involveres

  Alle fagansatte berøres av prosjektets sluttprodukt. Fagansatte vil starte pilotering av løsningen når pilotfasen av eLS starter 1. januar 2017. Enkelte grupper av administrative ansatte vil kunne få sine arbeidsoppgaver påvirket av endringene. Studenter som deltar i undervisningen, slik som vitenskaplige assistenter, studentassistenter mv.

   

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Programeier	Berit Kjelstad	Program for utdanning	1.1.2017	31.12.2017
  Programleder	Kirsti Sørgaard Moe	IT-avdelingen, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektleder	Arnt Richard Rørvik	IKT, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Harald Bøhn	UB, Seksjon for humaniora og samfunnsvitenskap	1.1.2017	31.12.2017
  Leverandørrepresentant	Jan Erik Garshol/ Hege Johannesen/ Nikolai Fikse Aasen	BIBSYS	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Knut Noralf Husby	IT-avdelingen, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Rune Brandshaug	Seksjon for fellestjenester, NTNU Universitetsbiblioteket	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Trond Indergaard	Fakultet for helse- og sosialvitenskap	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Per Atle Eliassen	IT-avdelingen, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltager	Vegard Moen	Seksjon for fjernundervisning, etter- og videreutdanning	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltaker	Marit Kristine Berntsen	Seksjon for studieadministrative støttesystemer	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltaker	Elisabeth S. Guillot	IT-avdelingen, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltaker	Marianne M. Aune	Seksjon for studier og bibliotek	1.1.2017	31.12.2017

  Kontaktpersoner mot eLS-prosjektet

  Prosjektdeltaker	Marit Kristine Berntsen	Seksjon for studieadministrative støttesystemer	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltaker	Elisabeth S. Guillot	IT-avdelingen, Strategi og styring	1.1.2017	31.12.2017
  Prosjektdeltaker	Marianne M. Aune	Seksjon for studier og bibliotek	1.1.2017	31.12.2017

  LOR-testere

  Tester	Fredrik Mørk Røkenes	Program for lærerutdanning	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Camilla Berge	Fakultet for helse- og sosialvitenskap	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Siebe van Albada	Fakultet for medisin	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Arild Faxvaag	Fakultet for medisin	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Elise Farstad Djupedal	Program for lærerutdanning	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Øyvind W. Gregersen	Fakultet for naturvitenskap og teknologi	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Jia Yang	Fakultet for naturvitenskap og teknologi	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Marius Thaule	Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Mette Langaas	Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk	1.1.2017	1.9.2017
  Tester	Haakon Tjelmeland	Fakultet for informasjonsteknologi, matematikk og elektroteknikk	1.1.2017	1.9.2017

  Hva skal leveres

  Det vil være flere leveranser fra prosjektet, i samarbeid med berørte parter:

  • Databehandleravtaler, driftsavtaler, samarbeidsavtaler,  ROS-analyser, arkitekturleveranser mv.
  • Brukervennlighets- og funksjonstilpasninger med støtte til oppbygging av brukerstøtte og opplæring, i perioden fram til mars 2017.
  • Produktivitets- og kvalitetssikringstjenester for multimediasenteret, biblioteket, studieenheten og andre.
  • Råd og strategier for bruken av LORet i forbindelse med eLS og andre tilknyttede systemer.
  • Støtte til å klargjøre for opplæring av og utrulling for full produksjon, starten på høstsemesteret 2017.

  Forventet gevinst

  Det vil være en rekke til dels store gevinster gjennom leveransen av LOR:

  • Læringsobjekter som opprettes vil være søkbare og gjenbrukbare fra en rekke studiestøttende systemer
    • Eksempler: eLS, eAS, Innsida, forelesningsopptak (video), Office 365 osv.
  • LORet vil kunne støtte søk også i eksterne kilder, slik som alle BIBSYS' sine databaser,NRK, Nasjonalbiblioteket og andre nasjonale og internasjonale kunnskapskilder, både ikke-kommersielle og kommersielle.
  • Læringsobjektinformasjon skal kunne utveksles med samarbeidspartnere, slik at de kan gjenbrukes med disse

  Milepæler og framdrift

  Fase 2- kvalitetssikring, modifikasjon og utrulling

  Id	Start	Slutt	Beskrivelse	Kommentar	Ressurser
  F1	1.1.17	1.6.17	LOR-prosjekt, klargjøring for full utrulling eLS..		PL, PG, kontaktpersoner
  F1.1	1.1.17	1.2.17	Prosjektoppstart		PL, PG
  F1.2	1.1.17	1.9.17	Testing og justering av LOR for eLS	Testerne bruker DLR som LOR i eLSet, og melder tilbake kommentarer og korreksjonsønsker.	Testerne, kontaktpersoner, Bibsys
  F1.3	Mar.-okt. 2017		Møter med potensielle samarbeidspartnere om evt. samordning av LOR-satsning.	BOTT-samarbeidet, Bibsys, Uninett.	PG
  F1.4	Jan. – apr. 2017		Oppdatere ROS-analyse og verdifastsettelse samt tiltaksplan for sikring av dataene.		PG + datasikkerhetsansvarlig
  F1.5	Aug. – Des. 2017		Justere ferdig spesifikasjon, og søke evt. justering av midler for 2018.	Et evt. samarbeide med BOTT, Bibsys mv. avklares for fase 2.	PG/ I tillegg til F1.2
  F1.6	Nov. 2017		Avklare evt. oppstart av fase 3.	Ut fra budsjettresultat og forankring i ledelsen avklare oppstart.	PG
  F1.7	Des. 2017		Evt. bestilling av tjenester for ytterligere forbedring av DLR som LOR ved NTNU	Hvis oppstart av utvidelse av DLR avklart, gjøre bestilling fra Bibsys.	PG

  Prosjekt- og driftskostander for fase 1 er estimert til 0.5 mill. Kostnader for prosjektene og for drift utredes for 2017.

  Fase 2- fullføring av alle integrasjoner og innføring

  Id	Tidspunkt	Beskrivelse	Kommentar
  F2.1	Jan. 2017	Leveranseoppstart	Viktig med brukerrepresentasjon, bør ha med prosjektleder og pilotbrukere fra eLS-prosjektet.
  F2.2	Jan. 2017	Møter med leverandører og brukere.	Starte implementering av ønskede funksjoner ut fra en prioritering i samråd med brukerne.
  F2.3	Feb. -mai. 2017	Installasjon og tilpasning av valgt LOR	Hente inn ønsker og erfaringer fra brukerne.
  F2.4	Mai.-aug. 2017	Testing og sluttføring av LOR	BOTT-samarbeidet, Bibsys, Uninett og med eLS-prosjekt-innføringen.

  Kostnader for prosjektene og for drift til og av fase 2 utredes tidsnok til evt. tildeling av midler for fase 2.

   

  Klikk for å se innhold i Fase 1

  Fase 1 - LOR ved NTNU (2016)

  Sammendrag av prosjektet

  NTNU skal spesifisere, anskaffe og sette i drift et learning object repository (LOR) som lar brukerne opprette, søke i og gjenbruke læringsobjekter i og fra alle studierelaterte datasystemer, slik som eLS (aka LMS), eAS (eksamenssystem), Innsida, forelesningsopptak osv. Så langt det er mulig skal dette gjøres i samarbeide med sentrale aktører i UH-sektoren, først og fremst BIBSYS, BOTT-samarbeidet og UNINETT-samarbeidet.

  Målsetting

  Hovedmål:

  1. Sikre at læringsobjekter som lages ved NTNU får en trygg og varig lagring som er egnet for bruk i eLS og andre læringsstøttesystem
  2. Legge til rette for deling, tilgjengeliggjøring, gjenfinning og gjenbruk av læringsobjekter.
  3. Velge og etablere en grunnleggende LOR løsning.
  4. Løsningen skal være fremtidsrettet og kunne videreutvikles i tråd med NTNUs fremtidige behov for lagring, gjenfinning og deling av læringsressurser.
  5. Løsningen skal være på plass til pilot fase 2 av eLS prosjektet(vårsemester 2017)
  6. Prosjektet skal lage et forslag til en videre utviklingsplan for løsningen.

  Aktiviteter:

  • Kort kartlegge om det er viktige alternative LOR til expLor (eLS-prosjektet) og DLR (Bibsys) som har samme åpenhet og gjenbrukbarhet i de forskjellige sammenhengene (eLS, e-eksamen, TIA osv.) bør undersøkes, og vurdere om disse eventuelt vil unne gi vesentlige fordeler.
  • Kartlegge sikkerhetsmessige implikasjoner, og gi råd om hvordan ROS-analyser osv. sammen med en verdivurdering enkelt og raskt kan brukes til å gi råd til hvordan de digitale læringsressursene kan sikres på en god måte.
  • Bistå, gi råd til og høste erfaringer fra testing av expLor (Blackboard) DLR (Bibsys) og eventuelle andre «ready-to-test» åpne og tilpasningsdyktie LOR i forbindelse med eLS-prosjektet. Dette minsker kostnadene og tidsforbruket i å velge og tilpasse LOR for NTNU.
  • Studere spesifikasjonen til LOR som er brukt i eLS-anskaffelsen, og utdype og evt. modifisere denne etter behov.
  • Avklare i samarbeide med Blackboard og Bibsys om de er i stand til å levere et LOR som spesifisert.
  • Foreslå en felles LOR-løsning for UH-sektoren basert på NTNUs valg.
  • Gi innspill til det organisatoriske arbeidet med gjenbruk av læringsressurser, og lytte til råd fra dette arbeidet for å best mulig legge til rette for omfattende, effektiv og kvalitativ god produksjon av digitale læringsressurser.
  • Foreslå opplæring og brukerstøtte for LOR, deriblant ulike enheters funksjon i forhold til dette. Deriblant bør det avklares strategiske muligheter i et samarbeide med blant annet biblioteket ved å bidra med å katalogisere og karakterisere læringsressursene ut over de beskrivelsene forfatteren selv bidrar med.

  Strategiske mål som understøttes

  I forhold til NTNUs strategi 2011–2020, «NTNU - internasjonalt fremragende»[1] kan prosjektet knyttes direkte opp mot visjonen om kunnskap for en bedre verden. Gjennom et LOR som adopteres av eller utvikles i samarbeide med utdannings- og forskningssektoren i Norge (og kanskje i utlandet også), vil store deler av materialet ved NTNU enklere kunne deles og gjenbrukes. Dette vil føre NTNU framover som autoritet innen kunnskapsproduksjon, og også kunne fungere som et kvalitetsskjerpende og sikrende ledd ved at de som gjenbruker kunnskapen kan komme med spørsmål, forslag og andre tilbakemeldinger til forfatter av materialet. Gjennom delingen i et LOR, vil NTNU kunne utnytte den faglige bredden og tverrfaglige kompetanse til å møte de store, sammensatte utfordringene Norge og verdenssamfunnet står overfor. Gjennom et LOR som er tilstrekkelig tilgjengelig for andre brukere enn NTNU selv, vil NTNU framstå som en ettertraktet samarbeidspartner for ledende kunnskapsmiljøer og bedrifter nasjonalt og internasjonalt. Et LOR vil være et vesentlig steg i retning av å modernisere forskningsinfrastruktur og lærings- og arbeidsmiljøet, blant annet gjennom gjenbruk (også internt i NTNU) av videoer, tekster, lysark osv. fra alle læringsrelaterte tjenester slik som eLS, videoopptak av forelesninger og e-eksamen for å nevne noen. Samtidig støtter LOR-initiativet flere av verdiene i strategisk plan, gjennom å være kreativ og konstruktiv gjennom å innføre en god løsning på en utfordring som har fulgt NTNU i et lite tiår rundt gjenbruk og deling av læringsressurser, på tross av og på tvers av de læringsstøttesystem som til enhver tid er i bruk.

  I forbindelse med produksjon av videooptak av undervisning er det stort potensiale for relativt automatisert produksjon, ved at opptakene gjøres og merkes (tagges) automatisk, med manuell kontroll og kvalitetssikring. I en viss grad gjelder dette også produksjon av vanlige læringsressurser fra fagpersoner, hvor det skal legges inn forslag til merking ut fra fagpersonenes fagområder, forslag til forfatter og så videre som minsker mengden manuell merking som vil være nødvendig.

  Til slutt må det enda en gang understrekes at det ligger store økonomiske gevinster i å kunne gjenbruke og dele innhold, i stedet for å lagre på nytt. Dette bidrar både til økt bruk, og tilå dele materaiale på riktig måte, deriblant slik at lovkrav til opphavsrett med videre oppfylles.

  ---

  [1] http://www.ntnu.no/omntnu/strategi/2020

  Hvem berøres og involveres

  Alle fagansatte berøres av prosjektets sluttprodukt. Fagansatte vil starte pilotering av løsningen når pilotfasen av eLS starter 1. januar 2017. Enkelte grupper av administrative ansatte vil kunne få sine arbeidsoppgaver påvirket av endringene. Studenter som deltar i undervisningen, slik som vitenskaplige assistenter, studentassistenter mv.

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Programeier	Berit Kjelstad	Program for utdanning	4.5.2016	1.1.2017
  Programleder	Kirsti Sørgaard Moe	IT-avdelingen Kunde og leveranse	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektleder	Arnt Richard Rørvik	IKT, tjenesteutvikling og arkitektur	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Harald Bøhn	UB, Seksjon for humaniora og samfunnsvitenskap	4.5.2016	1.1.2017
  Observatør	Jan Erik Garshol	BIBSYS	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Knut Noralf Husby	IT-avdelingen, Kunde og leveranse	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Rune Brandshaug	Seksjon for fellestjenester NTNU Universitetsbiblioteket	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Trond Indergaard	Fakultet for helse- og sosialvitenskap	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Per Atle Eliassen	IT-avdelingen, Stab	4.5.2016	1.1.2017
  Prosjektdeltager	Vegard Moen	Seksjon for fjernundervisning, etter- og videreutdanning	4.5.2016	1.1.2017

  Hva skal leveres

  Det vil være flere leveranser fra prosjektet:

  • Spesifikasjon av LOR, med to faser: Enkelt LOR i fase 1, bedre integrert LOR i fase 1.
  • Valg av LOR som også støtter fase 1 til 1.1.2017, og fase 2 en tid etter dette.
  • Råd og strategier for bruken av LORet i forbindelse med eLS og andre tilknyttede systemer.

  Forventet gevinst

  Det vil være en rekke til dels store gevinster gjennom leveransen av LOR:

  • Læringsobjekter som opprettes vil være søkbare og gjenbrukbare fra en rekke studiestøttende systemer
    • Eksempler: eLS, eAS, Innsida, forelesningsopptak (video), Office 365 osv.
  • LORet vil kunne støtte søk også i eksterne kilder, slik som alle BIBSYS' sine databaser,NRK, Nasjonalbiblioteket og andre nasjonale og internasjonale kunnskapskilder, både ikke-kommersielle og kommersielle.

  Milepæler og framdrift

  Fase 1- pilotering og prosjektering

  Id	Start	Slutt	Beskrivelse	Kommentar	Ressurser (timer/deltaker, totalt avhenger av antall deltakere)
  F1	4.5.16	31.12.16	LOR-prosjekt, klargjøring for pilot eLS (fase 1), kravspek fase 2.	Se prosjektforslag, mandat osv.	PG, div., se under.
  F1.1	4.5.16		Prosjektoppstart		PG, 1.5 timer
  F1.2	4.5.16	Ongoing, 1.12.16	Utvikle kravspesifikasjon		PG/red. komite, 75 timer
  F1.3	April 2016		Møter med leverandører	Signalisere interesse, avklare muligheter og begrensninger i forhold til prosjektets ambisjoner samt få mer eksakte kostnadsestimater.	PG/kontaktgruppe, 20 timer
  F1.4	Mai -sept. 2016		Installasjon og utprøving av «tom» utgave av LOR for Blackboard.	Hente inn ønsker og erfaringer fra brukerne. Sammeligne de to kandidatene.	PG/ 75 timer.
  F1.5	Apr.-okt. 2016		Møter med potensielle samarbeidspartnere om evt. samordning av LOR-satsning.	BOTT-samarbeidet, Bibsys, Uninett.	PG/ 40 timer.
  F1.6	Mai – okt. 2016		Gjennomføre ROS-analyse og verdifastsettelse samt tiltaksplan for sikring av dataene.		PG + sikkerhetsansvarlig + dataeiere, 75 timer.
  F1.7	Sept. – Des. 2016		Fullføre en ferdig spesifikasjon og søke evt. justeirng av midler for 2017, samt få inn og vurdere tilbud fra leverandører.	Et evt. samarbeide med BOTT, Bibsys mv. avklares for fase 2.	PG/ I tillegg til F1.2: Ca. 40 timer.
  F1.8	Nov. 2016		Avklare oppstart av fase 2.	Ut fra budsjettresultat og forankring i ledelsen avklare oppstart.	PG/ 20 timer.
  F1.9	Des. 2016		Evt. bestilling av tjenester for innføring av LOR ved NTNU	Hvis oppstart av full implementering avklart, gjøre bestilling fra Bibsys og/eller Blackboard.	PG/ 40 timer.

  Prosjekt- og driftskostander for fase 1 er estimert til 0.5 mill. Kostnader for prosjektene og for drift utredes for 2017.

  Fase 2- fullføring av alle integrasjoner og innføring

  Id	Tidspunkt	Beskrivelse	Kommentar
  F2.1	Jan. 2017	Leveranseoppstart	Viktig med brukerrepresentasjon, bør ha med prosjektleder og pilotbrukere fra eLS-prosjektet.
  F2.2	Jan. 2017	Møter med leverandører og brukere.	Starte implementering av ønskede funksjoner ut fra en prioritering i samråd med brukerne.
  F2.3	Feb. -mai. 2017	Installasjon og tilpasning av valgt LOR	Hente inn ønsker og erfaringer fra brukerne.
  F2.4	Mai.-aug. 2017	Testing og sluttføring av LOR	BOTT-samarbeidet, Bibsys, Uninett og med eLS-prosjekt-innføringe

  Kostnader for prosjektene og for drift til og av fase 2 utredes tidsnok til evt. tildeling av midler for fase 2.

• Page:
  -Nettbutikk —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Opprette en løsning for salg av varer og tjenester til studenter, ansatte og eksterne kunder med bruk av e-handelsbaserte konsepter / løsninger.
  Brukervennlige og standardiserte løsninger gir effektivisering og optimalisering av salgsprosessen med dertil reduserte kostnader.
  
  Prosjektet gjennomføres som 'et smidig prosjekt' med konkrete, målrettede og faseinndelte leveranser styrt av styringsgruppen.

  Hvem berøres og involveres

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Jan Erik Kaarø	Kommunikasjonsavdelingen, nestleder	01.07.17
  Medlem styringsgruppe	Hans Martin Øverkil	AD fakultetet, rådgiver / controller	01.07.17
  Medlem styringsgruppe	Sigbjørn Dalen	Seksjon for økonomirådgivning, seksjonssjef	01.07.17
  Medlem styringsgruppe	Jan Eirik Eggan	Seksjon for IT-strategi og -styring, seksjonssjef	01.07.17
  Prosjektleder	Morten Moa	NTNU-IT / Økonomiseksjonen	01.07.17
  Prosjektdeltager	Martin Fjeldvær	Kommunikasjonsavdelingen	01.07.17
  Prosjektdeltager	Lill Carina Klevset Leimbrock	AD fakultetsadministrasjonen	01.07.17
  Prosjektdeltager	Gørild Lønvik Syrstad	Seksjon for økonomitjenester	01.07.17
  Prosjektdeltager	Heidi Brurok	Seksjon for økonomirådgivning	01.07.17
  Prosjektdeltager	Karan Rajanayagam	NTNU-IT, utvikling	01.09.17
  Prosjektdeltager	Ane Sunniva Tvete	Økonomiseksjonen	01.12.17

  Hva skal leveres

  Fase 1:
  Lage en Proof-of-Concept standardløsning som gir mulighet for salg av egenandel til AD student med bruk av kreditkort / Vipps.
  Løsningen skal produksjonssettes i et begrenset omfang og tidsrom.

   

  Fase 2:
  Defineres av styringsgruppen på et senere tidspunkt.

  Forventet gevinst

  Fase 1:
  Kunnskap om hva en standardløsning gir av funksjonalitet og mulighet for gevinst.
  Reduksjon av behandlingstid for faktultet/institutt og økonomiseksjonen.
  Sikre konsistens på innbetalinger og god rapportering på økonomitransaksjoner.

  Milepæler og framdrift

  Fase 1:
  Leveranse av Proof-of-Concept løsning innen sept. 2017.

• Page:
  -Nytt Kjernenett —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Prosjektets mål er å etablere et nytt kjernenett for NTNU som har tilstrekkelig kapasitet og funksjonalitet for å dekke fremtidige behov og understøtte NTNUs primærvirksomhet.

  Hvem berøres og involveres

  Alle brukere av NTNUs nett vil i større eller mindre grad bli berørt av det pågående arbeidet. Interessenter involveres fortløpende for å ivareta deres interesser og sikre godt samarbeid mellom utførende prosjektorganisasjon og kunde.

  Hva skal leveres

  Brukere av NTNUs nett vil i første omgang ikke oppleve funksjonaliteten som endret, men vil over tid være i stand til å ta i bruk en utvidet tjenesteportefølje som muliggjøres av prosjektarbeidet.

  Suksessfaktorer

  Aldrende hardware skal byttes ut med moderne utstyr og en ny verktøyportefølje etableres (for å gå forbedret mulighet for rapportering og ressursplanlegging).

  Milepæler og framdrift

  Januar 2013: Prosjektet starter detaljert planleggingsarbeid

  Februar 2014: Pilot implementeres og evalueres

   3Q2014: Hovedleveranse starter

   4Q2014: Verktøyportefølje er ferdig implementert og klar til bruk

  2Q2015: Hovedleveranse er fullført og prosjektet avsluttes

• Page:
  -Organisasjonstjeneste —

  [ Sammendrag ] [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og fremdrift ]

  Sammendrag

  Organisasjonsregisteret holder oversikt over formelt besluttet organisasjon til ulike tidspunkt – historisk, gjeldende og planlagt. Dataene inkluderer hierarki, identiteter, aktuelle adresser og enhetsnøkler knyttet til rapportering og kobling av assosierte objekt som personer, studiedata og økonomi.

  Registeret administreres av HR, med støtte fra Kommunikasjon og IT. Konsumenter av organisasjonsdata er blant andre Alumni, Innsida og Eksternweb, datavarehus og virksomhetsstyring, brukeradministrasjon, fysisk adgangskontroll, samt konsumenter av organisasjonsgrupper lagt i AD og LDAP - eksempelvis fellesdisk, HMS RiskManager, med flere.

  Organisasjonsregisteret (OrgReg) er bygget på Kjernen, NTNUs gamle integrasjonsplattform, og inkluderer et datalager, en klient og et API for å hente ut data. Prosjektet har en gjensidig avhengighet til EaT med hensikt å avslutte Kjernen.

   

  Målsetting

  1. Forbedre arbeidsprosessen i administrasjon av data slik at endringer blir enklere og tryggere.
  2. Tjenesten skal flyttes til ny teknologistakk som et ledd i avslutning av Kjernen.
     1. Eksisterende dataflyt skal understøttes av ny løsning.
     2. Ny teknologistakk skal sikre at flere utviklere kan bidra i vedlikehold og videreutvikling av Tjenesten.
     3. Tjenesten utvides med funksjonalitet for å administrere og lese ut fingranulert organisasjonsstruktur av kortere varighet, eksempelvis prosjekt og gruppestrukturer.

  Hvem berøres og involveres

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	OrgEnhet	Fra	Til
  Styringsgruppe
  Styr.gr leder,  prosjekteier	Stein Stendahl	IT-avd
  Styr,gr, medlem, Programleder	Hege Knotten	IT-avd
  Styr,gr, medlem, Systemeier	Oddvar Åmot	Personal
  Prosjektleder	Trude Gundersen	IT-avd	01.06.2015	31.12.2016
  Prosjektleder	Henning Storhaug	IT-avd	01.04.2017
  Teknisk arkitekt og utvikler	Ketil Aasarød	IT-avd	04.06.2015	01.03.2016
  Prosjektdeltager	Per Sverre Wold	IT-avd
  Prosjektdeltager	Stig Vidar Nordgård	IT-avd		1.05.2017
  Utvikler	Geir Hauge	IT-avd	15.02.2016
  Utvikler	Trond Kandal	IT-avd	01.03.2017
  Utvikler	Thomas Johansen	IT-avd	15.02.2016	1.08.2016
  Drift - dataflyt	nnn	IT-avd	15.02.2016
  Systemeier Kravstiller	Oddvar Åmot	Personal
  Kravstiller, historikk - Alumnitjenesten	Ove Heimark	Netenviron
  Kravstiller	Gry Jordet Kibsgaard	Økonomi
  Kravstiller	Martin Fjeldvær	Kommunikasjon
  Kravstiller	Christine Sætre	Innsida

   

  Hva skal leveres

  • En ny backend for organisasjonsregisteret
    • Datalager for historikk, nå-bilde og planbilde.
    • Forretnings- og validerings-regler.
    • Et API for uthenting og oppdatering av data for konsumenter og produsenter.
    • Eksport til csv
    • Et grensesnitt for oppdatering av organisasjonsregisteret
    • Et grensesnitt for å lese organisasjonsdata
    • En auditlogg for sporing av endringer

   

  Forventet gevinst

  • Frikobling fra Kjernen, en frittstående tjeneste.
  • Enklere vedlikehold av tjenesten, flere utviklingsressurser.
  • Effektiv og trygg administrasjon av organisasjonsdata
  • Mulighet til å dele på vedlikehold av organisasjonsdata med flere roller.
  • Mulighet til å definere et større spekter av organisasjonsenheter som kan nyttiggjøres i ulike forretningsprosesser fra én autorativ kilde.

  Milepæler og fremdrift

  • Orgmeister, PoC for ny tjeneste. Avsluttet sommeren 2016.
  • Ny oppstart, april 2017
  • Ny backend frikoblet fra Kjernen, 30.juni 2017.
  • Nye tjenester for definisjon av utvidet org, 1.september 2017
  • Redefinert brukergrensesnitt med gjenbruk av OrgMeister, tentativt høsten 2017.
• Page:
  -Risikovurdering —

  [ Sammendrag av prosjektet ] [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Et digitalt system for gjennomføring og registering av risikovurderinger ved NTNU har vært etterlyst i mange år. Oppfølging av gjennomførte risikovurderinger har vært utfordrende, og enhetene har ulik praksis for gjennomføring, registrering og dokumentasjon av risikovurderinger. Det er besluttet å ta i bruk et risikovurderingssystem fra samme leverandør som har levert avvikssystemet til NTNU. Prosjektet skal jobbe med å få tilpasset og innført risikovurderingssystemet for NTNU. Prosjektet vil ha fokus på risikovurdering i HMS-sammenheng.

  Målsetting

  • Tryggere arbeidsplass for ansatte og studenter.
  • Risikovurderingssystemet skal være et system som kan brukes til å risikovurdere alle områder innen HMS, inkludert ergonomi og psykososiale forhold.
  • Antall gjennomførte risikovurderinger skal økes. 

  Hvem berøres og involveres

  Linjeledere, HMS-koordinatorer/Rådgiver, Verneombud, Prosjektledere, Veiledere, Vitenskapelig ansatte, Administrativt ansatte, Teknisk ansatte, Driftsmedarbeidere, Instrumentansvarlige, Romansvarlige. 

  Involvering vil foregå ved informasjon og opplæring. 

  Hva skal leveres

  RiskManager Risikovurderingsmodul som omfatter registrering, vurdering og oppfølging av risiko. Modulen ivaretar behovet for å gjennomføre risikovurderinger innen kvalitetsområder og for ulike verdier. Løsningen forenkler arbeidet og oversikten over vurderinger av risiko. Gjennom bruk av programmet vurderes aktuelle uønskede hendelser mht. konsekvens og sannsynlighet og dette måles mot akseptkriterier/krav og resultatet presenteres. Restrisiko kan følges opp ved hjelp av iverksetting av tiltak og ansvarsfordeling og rapporter gir oppdaterte oversikter innen hver enhet og for ulike risikoområder.

  Suksessfaktorer

  En felles standard for hvordan risikovurderinger skal gjennomføres.
  God dokumentstyring - ett felles lagringssted for risikovurderinger.
  Tydeliggjøring av ansvar og oppfølging.
  Lettere å holde oversikt over risikovurderinger.
  Godt hjelpeverktøy for å strukturere arbeidet med risikovurderinger. 

  Milepæler og framdrift

  Milepæler	Dato	Ny dato	Status
  Prosjektdefinisjonen ferdig	04.02.2013		Godkjent 15.02.2013
  Ferdig med tekniske tilpasninger	22.03.2013	01.05.2013	Ok. Ord og uttrykk er endret
  Opplæring ferdig avklart	22.03.2013	01.06.2013	Ok ifm opplæring i versjon 3.5
  Utprøving av versjon 3.5 avsluttet	01.10.2013		Ferdig gjennomført
  Installasjon av versjon 4.0	01.10.2013	26.05.2014	Ok
  Starte opplæring i versjon 4.0	01.11.2013	09.05.2014	Ferdig, men ekstra kursdager skal gjennomføres i slutten av oktober
  Løsning klar for driftsettelse	19.12.2013	28.10.2014	Løsningen er i dag i drift, men oppgradering til endelig versjon og lansering gjenstår
  Prosjekt avsluttet	28.06.2013	01.11.2014

• Page:
  -Sak- og arkivsystem —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Effektive og gode prosesser som understøttes av gode verktøy er avgjørende for at brukerne skal kunne utøve god saksbehandling. En avgjørende målsetting med et nytt Noark 5-basert saks- og arkivsystem, er å etablere mulighet for bedre saksbehandling med deling og gjenfinning av informasjon også mellom prioriterte fagsystemer. I tillegg må brukerne oppleve saksflyt og bruk av verktøy som effektive og brukervennlige.

  En felles Noark 5-basert løsning skal gi grunnlag for;

  • at brukere i alle fagsystem med krav til arkivering, på en effektiv og brukervennlig måte skal kunne arkivere og gjenfinne informasjon
  • mer automatisert arkivering fra flere typer av fagsystemer
  • at institusjonen ved bruk av alle sine fagsystem, overholder offentlige krav til arkivering

  Et samarbeid om en felles Noark 5-basert løsning, skal gi medlemmene fordeler / gevinster som;

  • å kunne utarbeide og etablere felles prosesser for saksgang der det er like fagsystem i bruk
  • å kunne velge å etablere felles teknologiske løsninger som effektivt støtter prosesser og fagsystemer
  • å dra nytte av hverandres erfaringer og kompetanse, med hensyn til hvordan organisering av fagområdet sak- og arkiv kan av gjøres
  • å oppnå stordriftsfordeler ved å felles tjenesteleverandør 

  Hvem berøres og involveres

  UiO, UiB, UiT og NTNU samarbeider om å gjennomføre prosjektet. Ny løsning vil primært berøre alle brukere av fagsystem hvor det er krav til arkivering og gjenfinning av informasjon.

  Programorganisering av forprosjektet
  

  • Noark 5-styret
    
    • Håkon Alstad, IT-sjef, NTNU
    • Johannes Falk Paulsen, assisterende HR-direktør, UiB
    • Odd Arne Paulsen, avdelingsdirektør, UiT
    • Tore Tungodden, avdelingsdirektør, UiB
  • Prosjektgruppe
    • Anita Dahlberg, seksjonsjef, UiT
    • Arne Fjerdrumsmoen, prosjektleder, NTNU IT
    • Arne Rudolf Ramslien, arkivleder, UiB
    • Chernet Dotche, seniorrådgiver, UiB
    • Geir Ekle, rådgiver, NTNU
    • Johnny Steinar Hansen, sjefsingeniør, UiB
    • Julie A. Monrad Myhre Barkenes, seksjonssjef, UiB
    • Lena Andresen, rådgiver, UiB
    • Roar Aspli, seniorådgiver, NTNU

  Hva skal leveres

  Forprosjektet skal utrede et forslag til en felles løsning og som gir institusjonene gevinst av å samarbeide.
  Sluttrapport ble ferdigstilt juni 2014

  Suksessfaktorer

   -

  Milepæler og framdrift

  • Kartlegging og analyse: ferdigstil 1. kvartal 2014
  • Design av løsning med metode for gjennomføring; 2. kvartal 2014
  • Sluttrapport med anbefaling om oppstart av hovedprosjekt; Levert 30.6.2014
  • Oppstart hovedprosjekt: Avventer beslutning om tilslutning / start fra det enkelte universitet.
• Page:
  -Stoffkartotek — Sørge for at tilstrekkelig autentisering og autorisasjon blir implementert i forhold til risikovurdering av systemet. Sørge for en tilstrekkelig samhandling mellom NTNU, Sintef og St. Olav blir ivaretatt for å oppnå bedre samarbeid på felles lokasjoner.
• Page:
  -Studentkort —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  
  Ny løsning IDC er satt i drift august 2015.

  • Dataflyt etablert ved bruk av TIA.
  • Overføring av strekkoder via fsat/FS og Bibsys for utlån.
  • Overføring av mifare-ID'er via BAS/AD og felles utskrift.

   

  Prosjektgruppe

  PE: Marit Grønning-Moe - Leder Adgangskontrollen (Byggsikring)

  Avtaleansvarlig: Marian Brandt (Innkjøp)

  STG:

  PL: Ole Einar Brækken

  Arbeidsgruppe implementering:

  • Dataflyt (TIA):
    • Hanne Midttun
    • Erlend Gutteberg
    • Arve Vanvik
  • Plattform:
    • Ole Kristian Hoel
    • Brynjulf Mauring

  Målsetting

  Byggsikring (Adgangskontroll) ønsker å fornye eksisterende løsninger for produksjon, administrasjon og bruk av den kortbaserte adgangskontroll løsningen ved NTNU.

  Byggsikring har startet opp et arbeide med å avklare krav og behov for ny løsning - og ønsker bistand fra "it-siden" ift it-tekniske krav både ift å erstatte dagens "rutiner", samt bistand med å skissere ny og ønsket dataflyt. Ny løsning vil også forhåpentlig muliggjøre bedre utnyttelse av ressurser, bedre sikkerhet, effektivisering av arbeidsprosesser og deling av informasjon mellom flere systemer.

  Hvem berøres og involveres

  • alle studenter (og ansatte?)
  • adgangskontrollen/ driftsavdeling
  • tilgrensende systemer (dataflyt inn og dataflyt ut)

  Hva skal leveres

  Bistå Byggsikring med;

  • å avklare dataflyt
  • å avklare behov og bruksområder (nye og eksisterende)
  • å definere it-relaterte krav (funksjonelle og tekniske) ifm anskaffelse
  • dialog ifm forhandlinger/anskaffelse
  • implementering løsning og integrering av grensesnitt
  • bistå med sammenstilling av data (gml db og nye overføringer fra TIA)
  • evaluering og test
  • produksjon og drift

  Suksessfaktorer

  ?

  Ny løsning som ivaretar alle definerte behov og effektivisering av administrasjon, samt løsning som gir fleksibel, sikker og god funksjonalitet for sluttbruker.

  Ny løsning i produksjon og ferdig testet (i god tid) i forkant av studiestart august 2015.

   

  Milepæler og framdrift

  Fase 1: Kravperiode - oktober/november 2014

  Fase 2: Anskaffelse - desember 2014/mars 2015

  Fase 3: Implementering - mars/mai 2015

  Fase 4: Evaluering/ test - mai 2015

  Fase 5: Produksjon løsning - 1. juni 2015

  Fase 6: Inntak studenter (produksjon kort) --> August 2015

   

• Page:
  -Styring av IT ved NTNU —

  [ Målsetting ] [ Årshjul ] [ Saksliste ] [ Organisering og sammensetning ]

  Målsetting

  Overordnet styring av IT ved NTNU gjøres av Ledelsen, - NTNUs øverste ledelse for styring av IT. Denne er sammensatt av; Organisasjonsdirektør, Økonomidirektør, Prorektor for utdanning og IT-sjef. Utdanningsutvalget og Forskningsutvalget kan involveres etter behov.
  For å oppnå koordinert styring av felles IT prosjekt ved NTNU, skal alle IT-relaterte prosjekt ha et klarsignal fra Ledelsen før igangsetting. Dette gjelder også prosjekt som har mottatt finansiering.

  Årshjul

  Årshjulet viser møtefrekvens og hovedtema som behandles av Ledelsen ift Styring av IT ved NTNU.

   

  Unable to render {include} The included page could not be found.

  Saksliste

   Tidslinja under viser hvilke saker som skal behandles i løpet av et år (jf. årshjulet over).
  

  Unable to render {include} The included page could not be found.

  Organisering og sammensetning

  IT-styret	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Organisasjonsdirektør	Ida Munkeby		1.2.14
  Økonomi- og eiendomsdirektør	Frank Arntsen		1.2.14
  Prorektor utdanning	Berit Kjeldstad
  IT sjef	Håkon Alstad	NTNU  IT	1.2.14
  Sekretariat
  Rådgiver  - IT-sjefens stab	Roar Aspli	NTNU IT	1.2.14
  Seksjonsleder - Prosjektkontoreier	Jan Eirik Eggan	NTNU IT	1.11.14
  Prosjektleder - Prosjektkontorleder	Arne Fjerdrumsmoen	NTNU IT	1.2.14

• Page:
  -System for booking av leiested —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Eksternt finansierte forsknings- og utviklingsprosjekter er et viktig supplement til den ordinære virksomheten ved universiteter og høyskoler (UoH-sektoren). I mange fagmiljøer er prosjektene avgjørende viktig. Eksterne bidrag kan gi bedre vilkår for mye av forskningen, men krever også egeninnsats fra de forskningsutførende institusjonene – ikke minst i form av forskningsinfrastruktur.

  UHRs anbefaling fra høsten 2012 er at totalkostnadsmodellen (TDI), herunder leiested, innføres ved norske universiteter og høyskoler i 2014.

  For øvrige informasjon: Leiested Håndtering av eksperimentell infrastruktur ifm. eksternt finansierte prosjekter i UoH-sektoren

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Håkon Alstad	NTNU IT	01.11.2014
  Styringgruppensleder	Lise T Sagdahl	Økonomi avd	01.11.2014
  Medlem styringsgruppe	Aud Magna Gabrielsen	Økonomi avd	01.11.2014
  Prosjektleder	Elisabeth Guillot	NTNU IT	01.11.2015
  Prosjektdeltager	Thomas Nerland	Anskaffelsesseksjon	15.12.2014

  Hva skal leveres

  Målet med prosjektet er å synliggjøre og få oversikt over bruk av tid og ressurser på leiesteder og laboratorieutstyr. Dette for å sikre korrekt belastning av timer på prosjektene, samt å forenkle prosessen med administrasjon og utnytte kapasiteten bedre. Løsningen skal fungere både internt og eksternt.

  Forventet gevinst

  • Effektivisere tidsbruken for brukere, i forbindelse med å reservere tid ved et leiested, ved hjelp av et elektronisk system for booking av leiested.
  • Effektivisere time (eller andre enheter) registreringsprosessen som skal belastes prosjektene som benytter leiestedet.
  • Korrekt fakturering av prosjekter i Maconomy

  Milepæler og framdrift

   

  Milepæl	Dato
  Oppstart pilot:	11.08.2015
  Avslutning pilot:	01.11.2015
  Deployment/Go Live:	10.12.2015
  Integrert løsning (Maconomy/TIA)	21.03.2016
  Prosjektavslutning:	Q1 2016

• Page:
  -TIA II —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  TIA-II er en fortsettelse av TIA- prosjektet som har kjørt i Basis IT programmet. Oppdatering av siden vil skje kontinuerlig.

  Målsetting

  Prosjektet TIA II skal jobbe videre med arbeid gjort i TIA. Målet for 2014 er å levere en implementasjon av en tjenesteorientert arkitektur som er så ferdig at den kan overleveres til forvaltning og drift. Det skal finnes et TIA- tjenestelag på toppen av arkitekturen med minst en produksjonssatt tjeneste som benyttes av et annet prosjekt/i et annet grensesnitt. Implementasjonen og opplæring i denne skal være overlevert til drift.

  Hvem berøres og involveres

  TIA-II inngår som en del av programmet BasisIT-II, med

  TIA-II Styringsgruppe

  • Håkon Alstad
  • Stein Stendahl
  • Hanne M. Glad (->1.8.14)
  • Carl-Fredrik Sørensen (->1.9.14)

  TIA-II Prosjektleder: Hege Knotten
  TIA-II prosjektteamet består av følgende vår 2014:

  • Arne Venstad
  • Erlend Gutteberg
  • Geir Hauge
  • Jörg-Christian Birmes
  • Trond Kandal
  • Tore W. Hermansen
  • Jostein Gunnes

   

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Hva skal leveres

  Arkitekturmessig skal TIA få på plass autorisasjon slik at personer og tjenester kan autoriseres i forhold til tilgang på data og tjenester fra TIA. Det vil også bli jobbet med å muliggjøre tilbakeskriving av data gjennom tjenestene. Overvåking av arkitekturen og dataflyten skal videreutvikles. Arkitekturen skal kunne tåle 2 parallelle releaser.

  Utover det arkitektoniske, skal TIA II levere minst en tjeneste som skal benyttes av et annet prosjekt/ i et annet grensesnitt. Hvilken/ hvilke tjenester dette er må avgjøres i samråd med styringsgruppen.

  TIA arkitekturen (desember 2013):

  

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Utdanningskvalitet —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Strategisk forankring (fra NTNUs strategi for 2011—2020): 

     

  Målene med et evt hovedprosjekt er: 

  • God kvalitetsutvikling! 

  • Understøtte god utdanningsledelse og kvalitetskultur ved NTNU 

  • Kvalitetskulturen skal ‘stå i stil med’ (?) NTNUs posisjon som Norges største og ledende universitet – gi kvalitetsarbeidet større legiimitet (overfor studenter og ansatte) 

  • Forbedre kvalitetsmeldingsprosessen ved NTNU gjennom standardisering og digitalisering 

  • Samsvar med studietilsynsforskriften 

  
  

  •   
    

  
  

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

   

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Prorektor Utdanning
  Medlem styringsgruppe	Utdanningsutvalget
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder	Nils Rune Bodsberg Marit Skimmeli
  Prosjektdeltager	Svein Gladsø, Øyvind Weiby Gregersen, Magnus Johannesen, Eilif Pedersen, Marthe Nubdal Ingrid Ofstad Dahl, Marit Skimmeli, Ole Solbjørg, Nils Rune Bodsberg, Kjerstin Tobiassen, Jan Frode Hatlen	SU-fak MH-fak
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

   

  Fremskaffe et verktøy som støtter kvalitetsmeldingsprosessen ved NTNU 

   

   

  Verktøyet skal være: 

   

  • Helhetlig 

  • • Støtter kvalitetsarbeid på alle nivåer og i alle faser 

  • Transparent 

  • • Åpenhet og innsyn i data om utdanningskvaliteten ved NTNU 

    • Etterprøvbart --- hva har skjedd 

    • Åpenhet basert på veldefinerte prosesser 

    • Dataene kan analyseres 

  • Moderne og effektivt 

  • • Web-basert 

    • Koblet (FS, DBH, Studiebarometeret ++) 

  • Skalerbart 

  • • Flere tusen rapporter og brukere 

  • Standardisert 

  • • Følger NTNUs standarder og retningslinjer på IT-området
      

  Forventet gevinst

  Gevinster

  • Effektivisering av kvalitetsmeldingsprosessen 

  • Bygge kvalitetskultur 

  • Bedre utdanningskvalitet 

  • Styrket renomme for NTNU

  Milepæler og framdrift

  Forprosjekt Delprosjekt Verktøy startet våren 2017.

   

• Page:
  -Utvidet bruk av samhandlingstjenester —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  • Ved hjelp av ekstrabevilgning for 2016 investere i utstyr for bruk av Skype for Business
    • Ekstrabevilgningen forutsetter gevinstrealisering for NTNU
  • Utrede og gjennomføre tiltak for å utvikle og videreutvikle samhandlingstjenester
    • 2016:
      
      • Møteverktøy: Støtteverktøy for Råd og utvalg (SharePoint)
      • OrgSite (pilot) : Samhandlingsverktøy for enhet. Et mulig alternativ til fellesområder på fil.
      • Hybrid søk (pilot): Knytte eksisterende SharePoint on premise farmer og SharePoint online (O365) sammen i en hybrid søkemotor, samt etablere "connectorer" til andre sentrale informasjonskilder (eks. Innsida)
  • Utrede målbilde for samhandlingstjenester, og foreslå tiltak for utvikling
    
    • Dette var prosjektets opprinnelige plan: å gjennomføre et forprosjekt for å besvare ovenstående problemstilling

  Målsetting

  Den teknologiske utviklingen med skyløsninger, mobile enheter og sosiale teknologier endrer hvordan vi samhandler i jobben. Vi samarbeider mer og mer ved hjelp av teknologi. Vi er mindre påvirket av geografiske avtander og vi er mer tilgjengelige for hverandre i sanntid.
  

  Advances in cloud, mobile and social technologies have forever changed the way we interact in the workplace. Employees today collaborate more than ever before, using new technologies to work in teams, across geographies and in real time. Learn about Microsoft's vision for modern collaboration and how Microsoft Office 365 covers the spectrum of collaboration needs ranging from communication, documents, teamwork and company engagement, all built on a secure intelligent fabric based on Microsoft Office 365

  
  

  Utvikle tilbudet av tjenester som enabler NTNUs ansatte til å samhandle effektivt.

  Samhandlingstjenester omfatter:

  • Kommunikasjon
  • Lagring og gjenfinning av digitalt innhold
  • Deling, samarbeid og samskriving
  • Tilgang til dataene og applikasjonene dine
    

  Fjerne tidstyver

  • Finne informasjon (hva og hvor)
  • Finne kompetanse (hvor og hvem)

  Medarbeider samhandler effektivt i prosjekt og teamuavhengig av fysisk lokasjon

  Medarbeiderkompetanse utnyttes effektiv

  Redusere kostnader for NTNU

  • Reisevirksomhet
  • Resurs og areal utnyttelse
  • Attraktiv arbeidsplass, beholde folk
  • Positiv kulturbygging som skaper tilhørighet
  • Ta i bruk rette verktøy til rett målgruppe

  Hvem berøres og involveres

  Hvem blir berørt av av leveransene og hvordan blir disse involvert i arbeidet?

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Håkon Alstad	NTNU IT
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder	Leif Morten Herskedal	NTNU IT
  Prosjektdeltager
  Prosjektdeltager

  Hva skal leveres

  Hva inngår i leveransen av funksjonalitet relevant for brukeren?

  Forventet gevinst

  Hvilke effekter / krav til gevinst er satt?

  Milepæler og framdrift

  Hvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?

• Page:
  -Utvidet samhandling —

  [ Prosjektgruppe ] [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Suksessfaktorer ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  
  Prosjektet vil være underlagt/ en del av Program for Basis IT II.

  Prosjektgruppe

  PE: Håkon Alstad, STG: Ola Ervik, "repr. adm", "repr. vitenskapelige"

  PL: Ole Einar Brækken

  Arbeidsgruppe: Kenneth Salvesen, Morten Kvamme, Frode Vinje, Petter Lykken, Rune Salomonsen, Fredrik Kristensen

  Integrering telefoni: Nils-Arild Grav, Kine Juberg, Terje Buseth

  Målsetting

  Basert på anbefalinger fra prosjekt "e-møter" og pilot ved IVT skal prosjektet "Utvidet samhandling" legge tilrette for muligheten å implementere utvidet samhandlingsfunksjonalitet til resten av NTNU.

  Ny funksjonalitet som blir tilgjengelig er muligheten for:

  • lynmeldinger (presence)
  • "tilstedeværelse" (chat)
  • samtale med lyd/bilde
  • e-møter/konferanser (online-meeting)
  • deling/visning av programmer/filer

  Alternativt for de enheter som ønsker det så kan man se på muligheten for å integrere telefoni-løsning.

  Hvem berøres og involveres

  Alle brukere ved NTNU kan benytte ny funksjonalitet.

  Hva skal leveres

  • beskrivelse av funksjonalitet/tjeneste
  • veiledninger for installasjon og oppstart
  • veiledninger for bruk
    
    
  • verifisering og overlevering av løsning/ infrastruktur til produksjon
  • prosess for brukerhenvendelser
  • opplæring/kompetanse
  • dialog med lokal IT (institutt/fakultet) for "utrulling" og tilrettelegging for ny funksjonalitet (informasjon og bistand klient-sw)

  Suksessfaktorer

  Hvilke krav til suksess er satt?

  Milepæler og framdrift

  • oppstart - uke 14
  • informasjon/veiledninger - sommer 2014
  • tekniske avklaringer - vår/høst 2014
  • opplæring
  • start dialog/utrulling lokalt - høst 2014

   

• Page:
  -Verdens beste WiFi —

  [ Sammendrag av prosjektet ] [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Forventet gevinst ] [ Milepæler og framdrift ]

  PROSJEKTETS PORTAL ER FLYTTET TIL NY PROSJEKTPORTAL: Prosjektportal - Verdens Beste WiFi

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Vi skal bygge et trådløsnett som understøtter NTNUs strategier og behov for de neste fem til ti år. Trådløsnettet skal selvfølgelig alltid virke, være tilgjengelig overalt på NTNU, samt gi den kapasitet brukeren har behov for. I tillegg må vi kunne tilby våre brukere funksjonalitet som gir dem god støtte til en bedre arbeidshverdag, så de på en enklere måte kan bidra til å løfte primærvirksomheten vår opp mot de mål NTNU har satt.

  • Eksempler på dette:
  •   å bidra til en enklere og bedre studiehverdag for studenten, ved f.eks. å tilby tjeneste for å finne ledige kollokvierom, følge strømmede forelesninger fra andre universiteter, ha god nok nettilgang til å delta i forelesningsaktiviteter osv.
  • å bidra til at foreleseren kan ta i bruk digitale forelesningsformer, som f.eks flipped classroom.
  • gi foreleseren mulighet for å ta kontroll over nettressurser i en forelesning
  • å bidra til en enklere og bedre arbeidshverdag for forskeren, som f.eks. sikker overføring av data mellom lab og kontor, deling av data på en sikker måte.
  • kategorisere areal ut fra bruksmønster og antall brukere og bygge et tilpasset nett for dette.
  •   å bidra til en mer enklere, mer proaktiv og kosteffektiv arbeidshverdag for de som arbeider med drift og forvaltning av trådløsnettet:
    • bedre verktøy og tilhørende arbeidsprosesser for overvåkning og trender. Dette vil bidra til økt tilgjengelighet for brukerne
    • redusere ad-hoc oppgaver knyttet til større arrangement som konferanser og immatrikulering.
    • økt sikkerheten
  • å tilby en tjeneste som kan vokse i takt med NTNUs nye behov

   

  Hvem berøres og involveres

  Primært ønsker man å designe verdens beste WiFi for studenter og ansatte ved NTNU.

  Prosjektorganisasjon / rolle	Navn	Org.enhet	Fra dato	Til dato
  Prosjekteier	Terje Buseth	NTNU IT
  Medlem styringsgruppe
  Medlem styringsgruppe
  Prosjektleder	Vidar K. Stokke	NTNU IT	01.03.2017
  Prosjektleder	Hege Knotten	NTNU IT	05.01.15	01.03.2017
  Prosjektdeltaker	Vidar K. Stokke	NTNU IT	05.01.15	01.03.2017
  Prosjektdeltaker	Kyrre Liaaen	NTNU IT	05.01.15
  Prosjektdeltaker	Kristian Eiriksson	NTNU IT	05.01.2016	16.09.2016
  Prosjektdeltaker	Kurt Larsen	NTNU IT	1.6.2016
  Prosjektdeltaker	Håvard Halvorsen	NTNU IT	1.9.2016

  Hva skal leveres

  Dagens trådløsnett er allerede under forbedring. Prosjektet skal fullføre en oppgradering av dagens trådløsnett og vurdere ytterligere tiltak som bør gjøres for at NTNU sitt trådløse nett skal være godt nok for prosjekter, tjenester og arbeidsform ved NTNU framover.

  Forventet gevinst

  Et godt WiFi er en premiss for at NTNU skal kunne levere mange av de planlagte tjenestene og vil understøtte NTNU sitt målbilde og strategi.

  Milepæler og framdrift

  05.01.15: Oppstart forprosjekt

  31.12.15: Avslutte forprosjekt

  04.01.16: Oppstart hovedprosjekt

  31.12.18: Avslutte hovedprosjekt

• Page:
  -Videreføring IT-hjelp —

  [ Målsetting ] [ Hvem berøres og involveres ] [ Hva skal leveres ] [ Milepæler og framdrift ]

  Sammendrag av prosjektet

  Målsetting

  Prosjektets hovedmålsetting er:

  • Utfase eJournal og eventuelt andre saksbehandlingsverktøy, få på plass rapportering samt en rekke forbedringsforslag skal gås igjennom og prioriteres. Prosjektet vil også vurdere å innføre CMDB i HPSM slik at HPSD kan avsluttes.

  Prosjektets effektmål er:

  • Bedre opplevelse av saksbehandlingsverktøyet for nye og erfarne brukere

  • Forenklet samarbeid ved saksbehandling mellom avdelinger og campus;

    1) opplevelse av å være likeverdig bidragsytere til å effektuere behandling av saker (f.eks. i motsetning til å kun være videreformidler av saker),

    2) kortere tid til overlevering/fordeling av saker mellom saksbehandlere lokalt og sentralt

    3) oversikt over sakenes status til enhver tid tilgjengelig for alle.

  • Ressursbesparelser ved at HPSD, RT og eJournal fases ut

  • Portalen blir mer tatt i bruk ved NTNU

  Hvem berøres og involveres

  Alle som jobber med tjenesteleveranser og tilhørende sakshåndtering blir berørt. Dette fordi arbeidsprosessene kan bli noe justert, og fordi saksbehandlerne vil få et nytt saksverktøy.

  Alle ansatte og studenter som melder inn saker vil bli berørt, ved at det vil tilbys ett felles kontaktpunkt og bruk av selvbetjeningsportal som alternativ til epost som kanal for innmelding.

  Ved NTNU IT Plattform og Applikasjonsdrift vil involverte i drift og vedlikehold av HPSM berøres.

  Hva skal leveres

  Saksverktøyet HPSM satt opp med støtte for de valgte arbeidsprosesser.

  Brukerveiledninger til saksbehandlere, da det rapporteres om manglende opplæring.

  CMDB (assets) eksporteres fra HPSD, det som er relevant legges inn i HPSM. Dermes kan HPSD avsluttes.

  Flagging av vandresaker (saker som blir bouncet mellom grupper/helpdesks og ikke får hjelp)

  Milepæler og framdrift

  Milepæler	Dato	Ny dato	Status
  Prosjektdefinisjon ferdig	30.03.16
  Prioritetsliste ferdig	16.03.16	08.04.16	OK
  Risikoanalyse	30.03.16	08.04.16	OK
  ORG/OU		30.01.17
  Flagging av vandresaker			OK
  Brukerveiledninger og tilgjengelighet	15.04.16		OK
  CMDB (assets) eksportert			OK
  Avslutte eJournal		30.12.17	OK
  Avslutte HPSD		30.12.17	OK
  Avslutte prosjekt	30.06.16	30.12.17