Sammendrag av prosjektet
Målsetting
Effektive og gode prosesser som understøttes av gode verktøy er avgjørende for at brukerne skal kunne utøve god saksbehandling. En avgjørende målsetting med et nytt Noark 5-basert saks- og arkivsystem, er å etablere mulighet for bedre saksbehandling med deling og gjenfinning av informasjon også mellom prioriterte fagsystemer. I tillegg må brukerne oppleve saksflyt og bruk av verktøy som effektive og brukervennlige.
En felles Noark 5-basert løsning skal gi grunnlag for;
- at brukere i alle fagsystem med krav til arkivering, på en effektiv og brukervennlig måte skal kunne arkivere og gjenfinne informasjon
- mer automatisert arkivering fra flere typer av fagsystemer
- at institusjonen ved bruk av alle sine fagsystem, overholder offentlige krav til arkivering
Et samarbeid om en felles Noark 5-basert løsning, skal gi medlemmene fordeler / gevinster som;
- å kunne utarbeide og etablere felles prosesser for saksgang der det er like fagsystem i bruk
- å kunne velge å etablere felles teknologiske løsninger som effektivt støtter prosesser og fagsystemer
- å dra nytte av hverandres erfaringer og kompetanse, med hensyn til hvordan organisering av fagområdet sak- og arkiv kan av gjøres
- å oppnå stordriftsfordeler ved å felles tjenesteleverandør
Hvem berøres og involveres
UiO, UiB, UiT og NTNU samarbeider om å gjennomføre prosjektet. Ny løsning vil primært berøre alle brukere av fagsystem hvor det er krav til arkivering og gjenfinning av informasjon.
Programorganisering av forprosjektet
- Noark 5-styret
- Håkon Alstad, IT-sjef, NTNU
- Johannes Falk Paulsen, assisterende HR-direktør, UiB
- Odd Arne Paulsen, avdelingsdirektør, UiT
- Tore Tungodden, avdelingsdirektør, UiB
- Prosjektgruppe
- Anita Dahlberg, seksjonsjef, UiT
- Arne Fjerdrumsmoen, prosjektleder, NTNU IT
- Arne Rudolf Ramslien, arkivleder, UiB
- Chernet Dotche, seniorrådgiver, UiB
- Geir Ekle, rådgiver, NTNU
- Johnny Steinar Hansen, sjefsingeniør, UiB
- Julie A. Monrad Myhre Barkenes, seksjonssjef, UiB
- Lena Andresen, rådgiver, UiB
- Roar Aspli, seniorådgiver, NTNU
Hva skal leveres
Forprosjektet skal utrede et forslag til en felles løsning og som gir institusjonene gevinst av å samarbeide.
Sluttrapport ble ferdigstilt juni 2014
Suksessfaktorer
-
Milepæler og framdrift
- Kartlegging og analyse: ferdigstil 1. kvartal 2014
- Design av løsning med metode for gjennomføring; 2. kvartal 2014
- Sluttrapport med anbefaling om oppstart av hovedprosjekt; Levert 30.6.2014
- Oppstart hovedprosjekt: Avventer beslutning om tilslutning / start fra det enkelte universitet.