Vi gjer merksam på at: 

• Pdf-fakturaer blir ikkje rekna som elektroniske. 
• Fakturaer kan berre sendast frå verksemder som er registrert i Einingsregisteret.
• Privatpersonar og næringsdrivande utan norsk organisasjonsnummer kan ikkje sende fakturaer til NTNU.

Unntak for utanlandske leverandørar:

• Verksemder og næringsdrivande som er registrert i utlandet kan sende faktuaer til NTNU, sjølv om dei ikke har eit norsk organisasjonsnummer. 

Krav til faktura og kreditnota

For at vi skal kunne behandle fakturaene dine, må dei oppfylle desse krava:

• Faktura og kreditnota må vere maskinelt adressert til NTNU.
• Opplysningane må følgje forskrifta om bokføring.
  • Les meir om formkrav for faktura på altinn.no.
• Faktura må vise til eit gyldig 9-sifra innkjøpsordrenummer frå NTNU (t.d. 6000xxxxx).
  • Ved bruk av elektronisk faktura må dette nummeret leggjast inn i feltet Invoice/OrderReference/ID. Det er viktig at dette feltet berre inneheld NTNUs ordrenummer.
• Dersom innkjøpsordrenummer ikkje er opplyst, må det i staden stå ein 8-sifra koststad.
  • Denne informasjonen skal også leggjast inn i feltet Invoice/BuyerReference/ID. Det er då viktig at dette feltet berre inneheld informasjon om NTNUs koststad.
• Vi kan ikkje ta imot samlefakturaer.

Fakturaer som ikkje oppfyller desse krava, vil ikkje bli behandla eller returnert til avsendar. 

PDF-fakturaer frå utanlandske leverandørar

Utanlandske leverandørar kan sende PDF-fakturaer og kreditnotaer til: invoice@okavd.ntnu.no.

Merk at:

• Norske leverandørar kan ikkje bruke denne e-postadressa.
• Det er berre mogleg å sende éin faktura per e-post.
• Ekstra vedlegg må vere inkludert i same PDF-fil som fakturaen.
• Tekst i sjølve e-posten vil ikkje bli behandla.
• Andre filformat enn PDF vil ikkje bli behandla.

Purring og inkassovarsel

Både norske og utanlandske leverandørar kan sende purringar, inkassovarsler/inkassokrav eller rentenotaer på e-post til: kontakt@okavd.ntnu.no.

Hugs å skrive tydeleg i emnefeltet kva innsendinga gjeld, til dømes «Purring». 

Norske leverandørar kan også sende purringar, inkassovarsler/inkassokrav eller rentenotaer per post til: 

NTNU

Økonomiavdelingen

Postboks 8900, Torgarden

7491 Trondheim

Merk at:

• Fakturaer eller kreditnotaer frå norske leverandørar skal alltid sendast som EHF.
• Utenlandske leverandørar kan sende fakturaer og kreditnotaer i pdf-format på e-post – men ikkje per post.

Kome i gang med å sende elektronisk faktura

• Du finn ei oversikt over system og portalar på anskaffelser.no.

Slik unngår du at innkjøpsordrar fra NTNU blir filtrerte som uønskt e-post

NTNU brukar Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) til å handtere innkjøp og fakturaer.

For å sikre at du mottar innkjøpsordrane våre, må du sørgje for at e-postar frå NTNU ikkje blir stoppa av søppelpostfilteret.

Innkjøpsordrar frå NTNU blir sende frå desse e-postadressene:

• ikke-svar@dfo.no
• no-reply@dfo.no
• ikke-svar=dfo.no@mg.dfo.no

Innkjøpsordrenummera frå NTNU er alltid eit 9-sifra nummer som startar med: 600000000.

Kontakt

Har du spørsmål om faktura eller elektronisk faktura? Send gjerne ein e-post til oss på: kontakt@okavd.ntnu.no.