Målet med retningslinjene er å oppnå best mulig utnytting av ARK Research Platform og å sikre at det ikke forekommer overlapping mellom forskningsprosjekter. Kommentarer: 

• Målet med ARK Research Platform er å skaffe ny forskningsbasert kunnskap om arbeidsmiljøproblemstillinger i kunnskapsintensive virksomheter. ARK Research Platform er tilgjengelig for alle forskere/forskergrupper som er knyttet til en forskningsinstitusjon. Data skal også kunne stilles til disposisjon for utenlandske forskere, men da er hovedregelen at dette skjer i samarbeid med et norsk miljø. 

Det er en forutsetning at all forskning basert på ARK Research Platform ivaretar personvern og forskningsetikk, og at alle norske lover og forskrifter blir fulgt.
 

Kommentarer: 

• Norsk senter for forskningsdata (NSD) har gjennomført en personvernkonsekvensvurdering (DPIA) og all behandling av data skjer i tråd med de beskrivelser som er lagt til grunn for denne vurderingen.  
• I tilfeller der det skal samles inn data ut over dette eller der institusjoner ikke er anonyme kan det være aktuelt å melde forskningsprosjekt til Personvernombudet for forskning (NSD). 
• Prosjektleder er ansvarlig for at personvern og etikk er ivaretatt i hvert enkelt prosjekt.
• Ved kobling av data fra ARK Research Platform til registre gjelder egne ordninger for innhenting av godkjenninger. Dette kan være aktuelt med hensyn til sykefraværsregister, avviksregister, produksjonsindikatorer som publikasjonstall, studentevalueringer eller lignende.

Frem til at innsamlede data fra gjennomføring av ARK i en institusjon overføres fra Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap  (SU) til HUNT er det deltakerne, dvs. de som har avgitt data, som eier data. Bare den som har avgitt data kan kreve data slettet/destruert. Når data er overført til HUNT overtar SU disposisjonsretten. Det betyr at SU kan inngå avtaler om analyserettigheter. SU kan imidlertid ikke under noen omstendigheter selge eller på annen måte overdra data.

Kommentarer: 

• Definisjonen av eierskap og disposisjonsrett er i tråd Lov om personopplysninger.
• Disposisjonsretten er begrenset av deltakernes samtykke og av lover og forskrifter. Før start skal det vurderes om prosjektet skal meldes til NSD eller om andre godkjenninger er nødvendig. 
• Det er ikke under noen omstendigheter aktuelt å selge data. 

Det betyr at det er institusjonen, og ikke den enkelte forsker/stipendiat/student, som er avtalepart. 

Kommentarer: 

• Avtalen utformes mellom Institutt for sosialt arbeid, NTNU og en forskningsansvarlig institusjon. Dersom en forsker skal ta avtalen med til et nytt arbeidssted må vedkommende avtale dette med opprinnelig institusjon, ny institusjon og ARK.
   
• Det er prosjektlederen som er kontaktperson for ARK og som er ansvarlig for å påse at avtalen følges, dvs. både når det gjelder faglige, administrative og økonomiske sider. Dersom det er et PhD- eller masterprosjekt kan prosjektlederen være veilederen. 

Det inngås avtale om eksklusive rettigheter til å analysere problemstillinger som er beskrevet i protokollen og presisert i en publikasjonsplan. 

Kommentarer: 

• Vedlagt søknaden om analyserettigheter skal det være en protokoll som beskriver både bakgrunn, metode og problemstillinger som ønskes belyst. Analyserettighetene er knyttet til problemstillingene, slik at en avtale innebærer en eksklusiv rett til å studere disse problemstillingene. Det betyr f.eks. at selv om en forsker har et bredt datasett fra ARK, er analyserettighetene begrenset til de problemstillingene som er beskrevet i protokollen. Ethvert datasett vil bli utlevert med et unikt prosjektnummer knyttet til de som inkluderes i prosjektet. Enhver deling av data mellom prosjektgrupper uten at dette er i henhold til avtale med ARK, vil være et alvorlig avtalebrudd. 
   
• I protokollen skal det også være en publikasjonsplan. Minimumskravet er arbeidstitler og en kort beskrivelse av hva hver publikasjon skal omfatte.
   
• Dersom publikasjonsplanen endres underveis i prosjektet, skal det sendes melding til ARK om dette. ARK vil vurdere om det er andre prosjekter som allerede har overlappende avtaler. Dersom det ikke er noe hinder vil prosjektleder få melding om at endringen er godkjent.
   
• I tilfeller der to eller flere søker om rettigheter for samme problemstilling omtrent samtidig vil ARK søke å bistå slik at problemstillingene justeres og ulike sider belyses. Ved tvil sendes saken til instituttleder ved Institutt for sosialt arbeid (ISA) eller til Dekanus ved SU-fakultetet for behandling. Da kan eventuelt kvaliteten av prosjektplanene tas inn som et kriterium.  
   
• ARK v/ Institutt for sosialt arbeid behandler alle innkomne prosjektsøknader fortrolig. Det er ønskelig med så mye åpenhet om pågående prosjekter som mulig. Alle publiserte sammendrag legges ut på ARK’s nettsider. Annen informasjon om prosjektplanene, f.eks. i media, utarbeides i samråd med prosjektleder.
   
• Ved de prosjekter der det er behov for kobling mot lokale eller sentrale registre, må prosjektleder avklare med registereierne om datatilgang. 

Avtaletid for en problemstilling er normalt to år. I masterprosjekt gis normalt ett år. I et doktorgradsprosjekt med tre-fire artikler er fire år standard. Dersom det ikke er sendt inn til publisering innen denne tidsrammen frafaller rettigheten til problemstillingen. Det kan søkes om utvidelse av avtaletiden.

Kommentarer: 

• For å sikre en best mulig utnytting av ARK Research Platform avgrenses hver avtale til et passende omfang. En slik avgrensning er viktig også for å unngå at enkelte forskningsfelt blir båndlagt uten at data blir utnyttet.
   
• Dersom et prosjekt er forsinket kan det søkes om å få avtalen forlenget. Det må da sendes med framdriftsrapport og det må i søknaden sannsynliggjøres at prosjektet kan ferdigstilles innen tidsrammen det søkes om. 
   
• I noen tilfeller søkes det om analyserettigheter til et PhD-prosjekt uten at prosjektet er finansiert og uten at det er rekruttert noen kandidat. I slike tilfeller kan det inngås en midlertidig avtale på inntil ett år slik at prosjektleder kan få tid til å skaffe finansiering og kandidat. Dersom det ikke er i orden når den midlertidige avtalen går ut vil problemstillingene frigis til andre. 

Manus skal forevises for Publikasjonsutvalget før innsending til publisering, slik at det kan kontrolleres om materialet er brukt i samsvar med avtalen. 

Kommentarer: 

• Mange prosjekter endres underveis på en slik måte at det ferdige produktet ikke er helt i samsvar med opprinnelig protokoll og den publikasjonsplan. For å forebygge mulige konflikter mellom tilgrensende prosjekter skal derfor manus sendes til ARK for gjennomsyn før det sendes inn for publisering. I tilfeller der prosjektet endret på en slik måte at det kommer inn på et tilgrensende prosjekt. Det kan da bli nødvendig å stoppe publikasjonen i redaksjonen. 
   
• Ved avtalebrudd vil ARK først ta kontakt med prosjektleder for nærmere avklaring av de faktiske forhold. Dersom det ikke oppnås enighet mellom partene, og ARK vurderer saksforholdet som avtalebrudd, vil følgende reaksjoner overveies: 

1. Det sendes en skriftlig melding til overordnet for prosjektet, dvs. avdelingsleder/instituttleder ved prosjektansvarlig institusjon, om at prosjektleder har overtrådt avtalen om analyserettigheter. 
2. Det sendes skriftlig henvendelse til aktuelle tidsskriftredaktører, med tilsvarende melding som under punkt 1. 
3. Analyserettighetene inndras. 

I tilfeller der det kan være tvil om avtalebrudd, vil NTNU sørge for juridisk betenkning før reaksjonene (referert over) iverksettes. 

Det er prosjektleder som har ansvaret for sammensetning av forfattergruppene. Det forutsettes at Vancouver-reglene følges. 

Kommentarer:  Kriterier for vitenskapelig forfatterskap.  Enhver forfatter skal ha deltatt i arbeidet i en slik utstrekning at han/hun kan ta offentlig ansvar for angjeldende deler av innholdet. En eller flere forfattere må ta ansvar for integriteten i helheten av arbeidet, fra planlegging til publisering. Forfatterskap skal utelukkende baseres på:
  a) Vesentlige bidrag til idé og utforming, eller datainnsamling, eller analyse og tolking av data  b) Utarbeiding av selve manuskriptet eller kritisk revisjon av artikkelens intellektuelle innhold  c) Godkjenning av artikkelversjonen som skal publiseres.  d) Samtlige kriterier (a, b og c) må oppfylles. 

SU har ansvaret for ARK Research Platform og bruken av denne på vegne av NTNU. De daglige forvaltningsoppgavene er delegert til Institutt for sosialt arbeid. 

Kommentarer: 

• Det er et mål at behandling av søknader og datautleveringen skal skje så raskt som mulig. Dette forutsetter fullstendige søknader og at nødvendige godkjenninger er innhentet på forhånd. 
• Ved inhabilitet sendes saken til instituttleder ved ISA eller til Dekan for behandling. 

Ved prosjektslutt skal filer med rådata og eventuelle analyser som ikke er med på å belyse den problemstillingen det er søkt om data til å belyse, slettes. 

Kommentarer: 

• Når prosjektet er avsluttet skal datafilen slettes. Det vil bli sendt en påminnelse om dette og det skal bekreftes skriftlig at sletting er foretatt. 

Tilgang til analyserettigheter eller datasett gir ingen rett til kommersiell utnytting av data fra ARK Research Platform. 

Kommentarer: 

• Analyserettigheter til data fra ARK Research Platform gir rett til forskning og publisering i vanlige faglige tidsskrifter, men dette gir ikke rett til eventuelle patenter, lisenser eller andre økonomiske avtaler som gir økonomisk vinning.