epost arkivering

Når antallet eposter begynner å vokse blir det for de fleste snart vanskelig å holde oversikt over hvilke individuelle eposter (meldinger) man har fått og sendt. Man får behov for arkivere epostene sine. Arkivering har bare en hensikt dersom det er lettere å finne igjen en arkivert epost enn en som ikke er arkivert.

De forskjellige epostsystemene anvender ulik terminologi og bruker ulike teknikker for å arkivere epost. Felles for alle epostsystemene er derfor at det er en fordel med en godt gjennomtenkt arkivplan. Man bør gjøre seg opp en mening om hvilke eposter som skal arkiveres (som er "arkivverdige"), hvor lenge de skal arkiveres, og hvilke prinsipper de skal arkiveres etter. Skal de arkiveres etter hvilke avsendere de har, og/eller hva de handler om? Skal epostene arkiveres av leseren (eieren av emailadressen) etter hvert som de kommer inn, eller skal de arkiveres automatisk ved hjelp av regler som eieren setter opp?

Et epost filter er et verktøy for å dele inn epost-meldinger i grupper. Filtre består av regler for å klassifisere epost-meldinger. 

Vi begrenser oss her til å forklare arkivering i de to epostsystemene Microsoft Outlook og Google Gmail.

• I Outlook arkiverer vi eposter i forskjellige mapper. Epostene flyttes fra innboksen ("inn-mappen") til den ønskede mappen, og mellom mapper (fra mappe til mappe).  Ved å åpne den enkelte mappen får man tilgang til alle eposter som er flyttet inn i vedkommende mappe.
• I Gmail knyttes det en eller flere etiketter (engelsk: label) til hver enkelt epost. Ved å oppgi etikette navnet samler man inn alle eposter som er tilknyttet denne etiketten. Men epostene flyttes ikke. De blir liggende i den opprinnelige inn-boksen, som heter 'All-epost'.  En 'mappe' består av eposter som har samme etikett, og blir generert når den blir ønsket. 

For å få ideer til å lage gode arkiveringsplaner i form av mapper og/eller etiketter er det fornuftig å sette seg inn i hvilke regler man kan buke for å konstruere epost filtre.