...
Hvert epostsystem har individuelle brukere (klienter) som har hver sin epostadresse. Et epost system har et sentralt datalager for eposter som sendes til/fra de forskjellige epostadressene. Et epostsystem kommuniserer på internett mellom sitt sentrale lager av eposter og den individuelle brukeren. Et epostsystem har programmer for å motta/sende epost fra/til brukerne, pluss program for postkontor funksjonen. Noen av epostprogrammene lagres på det personlige datautstyret (klient programvare), og noen programmer lagres på den datamaskin som tjenerdelen av epostsystemet ligger på (server programvare). En epost brukerkonto fungerer på samme vis som en personlig postboks i et "gammeldags" postkontor. Hver brukerkonto har en unik epost adresse sammen med et passord, som fungerer på samme vis som nøkkelen til en gammeldags postboks på postkontoret. Klient programvaren fungerer som en gammeldags postkasse, der inngående og utgående post legges før den oversendes fra/til postkontoret. For at overføringen mellom klient og tjener skal fungere må data som overføres kodes etter omforente regler (felles kommunikasjonsprotokoll).
Epost leverandører tilbyr enten epost blant de programmer som følger med installasjonen, eller de tilbyr egne epost systemer. Alle som skal bruke epost må få en epost-konto hos sin epostleverandør. Prosessen for å få epostkonto er forskjellig hos de ulike leverandørene. Har man først fått en konto får man tilgang til eposten enten gjennom vedkommende epostsystem, og/eller gjennom et web-lese program (WEBMAIL). Sosiale media stiller ofte med egne epostsystemer som etter hvert har tatt over en stor del av markedet, for eksempel Facebook Messenger.
...
De mest brukte epostsystemene er Microsoft Outlook, Google gmail, Apple MacMail, Telenor online, og Facebook messenger. . Disse kommuniserer over web protokoll, og fungerer for alle internett leverandører. Det finnes også andre gratis epostprogram som kan som kan installeres og brukes isteden for de epost programmene som følger med installasjonen. Thunderbird er et slikt gratis e-post program som har godt rykte.
De forskjellige systemene benytter forskjellig terminologi. Dette blir meget tydelig i forbindelse med arkivering av epost. Mens Outlook arkiverer epost i mapper, bruker Gmail etiketter for å karakterisere epostene.
...