Innledning
Det overordnede dokumentet – Politikk for universell utforming av IKT ved NTNU --_ beskriver hvilket formål NTNUs ledelse har med sitt arbeid for universell utforming av IKT ved NTNU og hvilke konkrete mål som settes for dette.
Dette dokumentet – Prinsipper for universell utforming av IKT ved NTNU – beskriver ansvar og roller i arbeidet med universell utforming av IKT og fastlegger de overordnede prinsippene for ivaretakelse og vedlikehold av universell utforming av IKT ved NTNU.
Rutiner og retningslinjer for implementering av prinsippene er gitt i egne dokumenter. I prinsippdokumentet er de overordnede rutinene og andre interne styrende og utførende dokumenter for universell utforming av IKT-systemer referert i kursiv.
Alle referanser er samlet i dokumentet Referanser for universell utforming av IKT ved NTNU. Referansedokumentet inneholder en liste over rutiner for implementering av universell utforming av IKT, referanser til offentlige lover og forskrifter og andre dokumenter som er viktig for arbeidet med universell utforming av IKT ved NTNU.
1 Lover og forskrifter
1.1 NTNU skal tilfredsstille de krav som fremkommer i de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter som vedrører universell utforming av IKT.
1.2 Universell utforming av IKT reguleres foreløpig gjennom tre lover: universitets- og høgskoleloven (UHL), diskriminerings- og tilgjengelighetsloven (DTL) og Lov om offentlige anskaffelser. NTNU berøres av disse bestemmelsene både som utdanningsinstitusjon og som arbeidsgiver.
1.3 Både lovtekster og forskrifter har rom for tolkninger om hvor grensene for NTNUs plikter om universell utforming av IKT til enhver tid går. NTNU skal ha et ambisjonsnivå som går ut over bestemmelser i lov og forskrift når dette er formålstjenlig for NTNU. Tolkninger av NTNUs plikter i henhold til lover og forskrifter finnes i dokumentet Retningslinjer for universell utforming av IKT ved NTNU.
1.4 Aktuelle lover
1.4.1 Diskriminerings- og tilgjengelighetsloven (DTL)Universell utforming hjemles i §§ 9 og 11. I §9 heter det at “Offentlig virksomhet skal arbeide aktivt og målrettet for å fremme universell utforming innenfor virksomheten (…) med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene, herunder informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig”. DTL §11 hjemler tilsynsansvar og tidsfrister for universell utforming av IKT.
1.4.2 Universitets- og høgskoleloven (UHL) UHL §4-3 Læringsmiljø, punkt i, slår fast at det i utformingen av det fysiske arbeidsmiljøet skal sørges for at læringsmiljøet er utformet etter prinsippet om universell utforming. Kunnskapsdepartementet har slått fast at fysiske forhold inkluderer IKT slik som i forståelsen av DTL §9.
1.4.3 Lov om offentlige anskaffelserUniversell utforming hjemles i lov om offentlige anskaffelser §6. Bestemmelsen lyder som følger: “Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen”.
1.5 Forskrifter og tilsynForskrifter til UHL § 9 (IKT-delen) og § 11 med avgrensning og tilsynsansvar ventes ferdig i 2012. Forvaltning av bestemmelsene i UHL § 4-3 gjøres ikke via forskrift, men er overlatt til den enkelte utdanningsinstitusjon. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) fører tilsyn med at kravene i DTL § 11 overholdes.
2 Ansvar og roller
2.1 Rektor har det formelle ansvaret for universell utforming av IKT ved NTNU.
2.2 Rektor har det formelle ansvaret for å oppdatere dokumentene Politikk for universell utforming av IKT ved NTNU og Prinsipper for universell utforming av IKT ved NTNU, og å føre tilsyn med at tilhørende retningslinjer og standarder følges opp i organisasjonen som helhet.
2.3 Direktør for organisasjon og informasjon er delegert ansvaret for universell utforming av IKT ved NTNU.
2.4 Direktør for organisasjon og informasjon har ansvar for å revidere politikken og prinsippene, minimum hvert annet år, eller ved endringer i lovverk eller standarder.
2.5 Ansvar for utarbeidelse og vedlikehold av underliggende retningslinjer kan delegeres.
2.6 Ledere for NTNUs enheter er ansvarlige for å påse at politikk, prinsipper og retningslinjer til universell utforming av IKT følges ved enheten.
2.7 Ledere ved NTNUs enheter har overordnet ansvar for å sikre at sine IKT-løsninger følger vedtatt politikk, prinsipper og retningslinjer for universell utforming av IKT når løsninger skal anskaffes, oppgraderes eller utvikles.
2.8 Ledere ved NTNUs enheter har overordnet ansvar for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i anskaffelser, utvikling og bruk av IKT-løsninger_._
2.8.1 Personalsjef er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til personalområdet_._
2.8.2 Studiedirektøren er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til studieadministrasjon og for IKT-løsninger rettet mot studenter_._
2.8.3 Direktør for økonomi og eiendom er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til eiendom, regnskap og økonomi_._
2.8.4 IT-direktøren er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne rutiner på universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for sentrale IKT-løsninger anskaffet, utviklet og/eller vedlikeholdt av IT-avdelingen_._
2.8.5 Arkivleder er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til arkivområdet_._
2.8.6 Bibliotekdirektør er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til bibliotek_._
2.8.7 HMS-sjef er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp i organisasjonen som helhet for IKT-løsninger knyttet til HMS-området.
2.8.8 Dekaner og instituttledere er ansvarlig for at det føres tilsyn med at gjeldende lovgivning og interne retningslinjer for universell utforming følges opp for IKT-løsninger anskaffet eller utviklet ved sine fakulteter og institutter.
2.8.9 Informasjonssjefen har redaktøransvar for NTNUs eksternweb og intranett og har et særskilt ansvar for å tilby organisasjonen opplæring i universell utforming av innhold, samt føre tilsyn med at innholdsprodusenter følger opp retningslinjer for universell utforming av IKT.
2.9 Ansatte, studenter og andre personer tilknyttet NTNU plikter å overholde Politikk for universell utforming ved NTNU og Prinsipper for universell utforming ved NTNU med tilhørende rutiner ved utvikling eller anskaffelse av IKT-løsninger som omfattes av lovverk eller interne krav.
Systemforvalter
2.10 Systemforvalter har ledelses- og prosessansvar - herunder ansvar for utvikling og vedlikehold av IKT-løsninger eller infrastrukturen og for kontroll av produksjon og innhold. Den enkelte enhetsleder er ansvarlig for å utpeke systemforvalter og/eller prosesseier for egne/interne IKT-løsninger innen eget ansvars- og virksomhetsområde.
2.11 Systemforvalter er ansvarlig for å spesifisere krav til universell utforming ved anskaffelse, utvikling og vedlikehold av IKT-løsninger, samt krav til informasjonen som behandles av systemet.
2.12 Systemforvalter er ansvarlig for å påse at dokumentasjon av krav og kravoppfyllelse til universell utforming finnes og vedlikeholdes.
3 Anskaffelse, utvikling og vedlikehold av IKT-løsninger
Krav til universell utforming ved anskaffelse av IKT-løsninger
3.1 Utredninger av krav til nye eller til forbedringer av eksisterende IKT-løsninger, skal spesifisere krav til universell utforming. IKT-løsninger omfatter operativsystemer, infrastruktur, tjenester, standardsystemer/hyllevare (eventuelt tilpasset NTNU) og egenutviklede systemer.
3.2 Krav til universell utforming skal inngå i kravspesifikasjon ved IKT-prosjekter og/eller anskaffelser av IKT-løsninger. Avvik fra politikk og prinsipper skal begrunnes, godkjennes og dokumenteres.
3.3 Ved kjøp av IKT-løsninger skal anskaffer verifisere at IKT-løsningene er universelt utformet i henhold til gjeldende politikk, prinsipper og retningslinjer. Hvis IKT-løsningen ikke er universelt utformet, skal vurdering av tiltak dokumenteres før IKT-løsningen eventuelt kjøpes inn. Innkjøp av IKT-løsninger som ikke tilfredsstiller kravene til universell utforming, skal begrunnes og dokumenteres. Eventuelle kontrakter med leverandør skal også omfatte krav til universell utforming.
Universell utforming i utvikling og vedlikehold av IKT-løsninger
3.4 IKT-løsninger som utvikles for/av NTNU, skal tilfredsstille krav til universell utforming, og testing og validering skal gjennomføres før produksjonssetting. Se punkt 3.2 for håndtering av eventuelle avvik.
3.5 IKT-arkitekturen skal tilfredsstille kravene stilt i de overordnede IT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor, se Stortingsmelding nr. 19 (2008-2009) og referanser fra websidene til Direktoratet for forvaltning og IKT.
3.6 Programvare skal testes og aksepteres formelt av systemforvalter og driftsansvarlig før programvaren settes i drift.
4 Universell utforming av innhold
4.1 Informasjonsavdelingen skal utarbeide og vedlikeholde et regelsett for hvordan innholdsprodusenter skal forme innhold i tråd med vedtatte retningslinjer for universell utforming. Regelsettet skal blant annet beskrive god bruk av tabeller, bilder, lenketekster og multimedieinnhold (bilder, lyd, video).
5 Rapportering og avvikshåndtering
Ansvar for rapportering
5.1 Alle brukere, kontraktører og tredjepartsbrukere kan rapportere brudd og mulige brudd på politikk for universell utforming. Rapporteringen går linjevei som gitt i NTNUs rutiner for avviksrapportering.
Administrasjon av avvik og forbedringer
5.2 Det skal være utarbeidet rutiner for avvikshåndtering. Det skal i avvikshåndteringen foreslås utbedringer for IKT-løsninger som er omfattet av politikk for universell utforming.
5.3 Administrasjon av avvik og forbedringer utføres i henhold til NTNUs rutiner for avvikshåndtering. Avvik behandles videre av aktuell systemforvalter av IKT-løsningen.
6 Forvaltning
6.1 Det skal være utarbeidet planer som dekker kritiske/viktige informasjonssystemer som må følge politikk og prinsipper for universell utforming. Planene skal inneholde hvordan avvik i systemer skal håndteres eller fjernes.
6.2 Den enkelte enhet er ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av planer for lokale systemer.
6.3 IT-avdelingen er ansvarlig for utarbeidelse og vedlikehold av en overordnet plan som omfatter fellessystemer og virksomhetsomfattende systemer.
6.4 Planene testes og oppdateres periodisk for å sikre at de er dekkende, og sikre at ledelse og ansatte forstår gjennomføringen.
7 Referanser
- Politikk for universell utforming av IKT ved NTNU
- Prinsipper for universell utforming av IKT ved NTNU
- Referanser for universell utforming av IKT ved NTNU
- Retningslinjer for universell utforming av IKT ved NTNU
- Lovdata
- Difis websider