Basic HTML Version
NTNU
Utarbeidet av
Nummer
Dato
Driftsavdelingen AF19
27.10.11
Godkjent av
Side
Erstatter
Driftsavdelingen
Retningslinje for
saksbehandling av tiltak
i LYDIA ved fravær av
BA
Seksjonssjef
Elin Erdal
1 av 1
Ny
1. Formål
Sikre rett saksbehandling av behov/avvik i LYDIA
2. Omfang
Gjelder for stedfortreder for bygningsansvarlig (BA)
3. Ansvar
Driftsleder (DL) er ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent. DL/BA skal sørge for opplæring samt
brukernavn/ passord til stedfortreder. Stedfortreder er ansvarlig for at retningslinjen blir fulgt.
4. Definisjoner og forkortelser
Kontaktperson = Den som eier behovet/avviket (innmelder)
Saksbehandler = Den som saksbehandler (Stedfortreder)
Ansvarlig = Den som skal utføre jobben
5. RETNINGSLINJE FOR SAKSBEHANDLING AV TILTAK I LYDIA VED FRAVÆR
AV BA
Ved planlagt fravær: BA skal sørge for egen stedfortreder
Ved akutt fravær: DL skal sørge for stedfortreder for BA
5. Beskrivelse
•
Start LYDIA daglig (ca.08.00 og 14.00)
•
Saksbehandle innkomne tiltak: åpne filter, skriv inn navn på bygningsansvarlig i rute for
ansvarlig, husk: start med etternavn, Merk av annen kombinasjon, bruk nedtrykksmeny
og marker Til saksbehandling BA, legg til.Trykk på vis. Se på innkomne saker:
”Til saksbehandling BA”
5a. Tiltak som skal utbedres av Stedfortreder:
•
Endre Status, og evt. Prioritet og Tidligst start.
•
Sett inn navn på saksbehandler og Ansvarlig.
•
Registrer feltene: Tjenestetype, Motiv, Arbeidsart, evt. Feilårsak og Klassifisering (se
veileder).
•
Skriv eventuelt tilbakemelding til kontaktperson i tilbakemeldingsfeltet.
•
Skriv eventuelt i feltet ”interne kommentarer”. Dette går kun til Driftsavdelingen.
•
Merk av for at minimum kontaktperson skal ha tilbakemelding på e-post.
Når jobben er utført:
•
Sett inn ny status SLUTTFØRT.
•
Skriv eventuelt i tilbakemeldingsfeltet.
•
Merk av for at minimum kontaktperson skal ha tilbakemelding på e-post.
5b. Tiltak som skal utbedres av andre:
•
Sett riktig fagleder som ”saksbehandler”
•
Sett inn Fagområde som ”ansvarlig”
5c. Tiltak som opprettes av Stedfortreder i Lydia
•
Sett Stedfortreder som kontaktperson
•
Ellers som 5b
6. Dokumentreferanser
•
Veileder for typeregister i LYDIA
•
Generell brukerveiledning for LYDIA finnes under? hjelp i LYDIA.
•
Sett inn BA på cc (kopi)
•
Ellers som 5a