Basic HTML Version
NTNU
Retningslinje for
saksbehandling av tiltak
i Lydia for
bygningsansvarlig
Utarbeidet av
Nummer
Dato
Driftsavdelingen AF18
31.10.11
Godkjent av
Side
Erstatter
Driftsavdelingen
Seksjonssjef
Elin Erdal
1 av 1
Ny
1. Formål
Sikre rett saksbehandling av behov/avvik i LYDIA
2. Omfang
Gjelder for bygningsansvarlig (BA)
3. Ansvar
Driftsleder (DL) er ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent. BA er ansvarlig for at retningslinjen blir
fulgt.
4. Definisjoner og forkortelser
Kontaktperson = Den som eier behovet/avviket (innmelder)
Saksbehandler = Den som saksbehandler (BA)
Ansvarlig = Den som skal utføre jobben
5. RETNINGSLINJE FOR SAKSBEHANDLING AV TILTAK I LYDIA FOR BA
Ved planlagt fravær: BA skal sørge for egen stedfortreder
Ved akutt fravær: DL skal sørge for stedfortreder for BA
5. Beskrivelse av arbeidsoppgave
•
Start LYDIA daglig (ca.08.00 og 14.00)
•
Saksbehandle innkomne tiltak fra behov/avvik
5a. Tiltak som skal utbedres av BA:
•
Sett BA som saksbehandler
•
Registrer feltene: Tidligste start, tjenestetype, motiv, arbeidsart, evt. feilårsak,
klassifisering, prioritet og status. (se veileder)
•
Skriv tilbakemelding til kontaktperson i tilbakemeldingsfeltet.
•
Sett den som skal utføre jobben som ansvarlig .
•
Skriv eventuelt i feltet ”interne kommentarer”. Dette går kun til Driftsavdelingen.
•
Merk av for at minimum kontaktperson skal ha tilbakemelding på e-post.
Når jobben er utført:
•
Sett inn ny status SLUTTFØRT
•
Skriv eventuelt i tilbakemeldingsfeltet.
•
Merk av for at minimum kontaktperson skal ha tilbakemelding på e-post.
5b. Tiltak som skal utbedres av andre:
•
Sett riktig fagleder som ”saksbehandler”
•
Sett inn Fagområde som ”ansvarlig”
•
Sett inn BA på cc (kopi)
•
Ellers som 5a
5c. Tiltak som opprettes av BA i Lydia
•
Sett BA som kontaktperson
•
Ellers som 5b
6. Dokumentreferanser
•
Veileder for typeregister i LYDIA
•
Generell brukerveiledning for LYDIA finnes under? hjelp i LYDIA.