Kommunikasjonspolitikk
45.000 kommunikasjonsmedarbeidere
På NTNU legger vi stor vekt på åpen og god kommunikasjon, både internt og med verden rundt oss. Dette er en forutsetning for å fungere effektivt og for å kunne nå de ambisiøse målene vi har satt oss. Kommunikasjon er derfor en viktig del av vårt arbeid. NTNUs kommunikasjonspolitikk gir føringer for hvordan vi best mulig kan kommunisere og bygger på prinsipper om meroffentlighet, lederansvar, dialog og deling.
Folk velger selv hvor de henter informasjon og kunnskap og hvem de vil lytte til og snakke med. Da må vi være synlig og tilgjengelige, ikke minst i den digitale verden, og fremstå som troverdige, attraktive og relevante. Dette er et lederansvar, men også en oppgave for alle.
NTNUs omdømme er summen av hva vi sier, skriver og gjør. Vi bestemmer ikke selv hvordan andre oppfatter oss, men kan påvirke dette gjennom måten vi opptrer på. Et godt omdømme er en forutsetning for å rekruttere de beste hodene, og et fundament for å nå ut med vår visjon om å skape kunnskap for en bedre verden.
Det finnes i dag profesjonelle kommunikasjonsfolk mange steder i vår organisasjon, men egentlig er vi over 45.000 kommunikasjonsmedarbeidere. Alle som arbeider og studerer ved NTNU er med og skaper bildet av universitetet – internt og eksternt. Det er en kraft vi skal utnytte.
Rektor
Trondheim, 1. august 2016
Kommunikasjonspolitikk for NTNU
Vedtatt av rektor 30.05.2012
"Det paaligger Statens Myndigheter at legge Forholdene til Rætte for en aaben og oplyst offentlig Samtale."
Norges grunnlov, paragraf 100, 6. ledd
Strategier, prinsipper og virkemidler
Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for å nå NTNUs overordnede mål. Kommunikasjon skal skape et tydelig, enhetlig og riktig bilde av vår virksomhet og sikre en god dialog med viktige målgrupper.
Dette dokumentet beskriver hvilke prinsipper, verdier og strategier som ligger til grunn for kommunikasjonsarbeidet på NTNU.
Kommunikasjonspolitikken gjelder for alt kommunikasjonsarbeid på NTNU og i særdeleshet de områder der kommunikasjon er hovedvirkemiddel.
Strategi: Kunnskap for en bedre verden. NTNU – internasjonalt fremragende
Overordnede føringer
«NTNU skal legge premisser for kunnskapsutviklingen og skape verdier – økonomisk, kulturelt og sosialt. Vi skal utnytte vår teknisk-naturvitenskapelige hovedprofil, faglige bredde og tverrfaglige kompetanse til å møte de store, sammensatte utfordringene Norge og verdenssamfunnet står overfor.»
Strategien gir føringer for kommunikasjons- og formidlingsarbeidet :
- Universitetet skal bidra til en kunnskapsbasert, offentlig debatt, formidle innsikt og gi allmennheten forståelse for forskningens relevans.
- NTNU ønsker å stimulere til en god samfunnsutvikling gjennom formidling av kunnskap og kompetanse.
- Vår formidling og kommunikasjon skal favne vitenskap, samlinger, kunst og kultur.
- Vi skal ta et særlig ansvar for øke samfunnets kunnskap om teknologi og naturvitenskap.
- Vi skal være i åpen og konstruktiv dialog internt og med omverden. Vi skal ta samfunnsansvar og påvirke samfunnsutvikling gjennom aktuell og relevant utdanning, forskning, kunstnerisk virksomhet og formidling.
- NTNU har effektive støttefunksjoner og informasjonssystemer som er tilpasset primæroppgavene og studentenes læring
Verdier
Kjerneverdiene, også for kommunikasjon
NTNUs kjerneverdier – kreativ, konstruktiv, kritisk, respektfull og omtenksom skal prege hele universitetets virksomhet, også formidlings- og kommunikasjonsarbeidet.
Hovedprinsipper for informasjons- og kommunikasjonsvirksomheten
Statens kommunikasjonspolitikk
Statens kommunikasjonspolitikk, vedtatt 16. oktober 2009, gjelder for alle statlige virksomheter og har følgende hovedprinsipp:
- åpenhet – staten skal være åpen, tydelig og tilgjengelig
- medvirkning – staten skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i politikkutforming
- nå alle – staten skal sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte
- aktiv – staten skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter
- helhet – statlig kommunikasjon skal oppleves som enhetlig og samordnet
Linjeprinsippet
Det er et lederansvar å sette statens kommunikasjonspolitikk ut i livet og sørge for at kommunikasjon blir brukt som strategisk virkemiddel. All kommunikasjon og informasjon skal være profesjonell, økonomisk og etisk forsvarlig.
Ansvaret for informasjon og kommunikasjon følger saksansvaret både for ledere og medarbeidere.
Andre grunnleggende prinsipp
NTNU bygger på prinsippene og grunnlaget i statens kommunikasjonspolitikk. I tillegg er følgende prinsipper grunnleggende:
Meroffentlighet
Offentlighetsloven slår fast innbyggernes rett til innsyn. Ved NTNU er åpenhet og meroffentlighet et hovedprinsipp. Skjerming av informasjon skal kun skje der det er strengt nødvendig.
Kommunikasjon som alles ansvar
Kommunikasjon er et strategisk virkemiddel for NTNU som organisasjon. Det overordnede kommunikasjonsansvaret ligger derfor hos rektor. Ledere på alle nivåer har løpende ansvar for den daglige kommunikasjonen både internt og eksternt.
Medarbeidere har et selvstendig ansvar for å holde seg informert.
Dialog og deling
Den interne kommunikasjonen bygger på muntlig kontakt og dialog kombinert med skriftlig informasjon. Alle medarbeidere har ansvar for å dele kunnskap og informasjon med sine kolleger og studenter.
Internt før eksternt
En god rettesnor er å informere internt før man informerer eksternt.
Integrert i all aktivitet
Kommunikasjon integreres i planlegging og gjennomføring av alle aktiviteter. Den skal være helhetlig og samordnet, og den skal evalueres løpende.
Kanaler og virkemidler
Elektronisk kommunikasjon
Elektronisk kommunikasjon er NTNUs primære kanal for dialog med ulike målgrupper. Den digitale infrastrukturen og innholdet på NTNUs nettsider og sosiale medier er virksomhetskritisk for universitetet. Brukerne skal oppleve at NTNUs nettbaserte tjenester er nyttige og løser oppgaver for dem. Kvalitet skal være viktigere enn kvantitet. Innhold og tjenester skal kontinuerlig videreutvikles med basis i NTNUs strategiske mål og brukernes behov. Vi oppnår best effekt når kommunikasjonsarbeidet ved NTNU planlegges og samordnes helhetlig.
Innhold og tjenester skal kontinuerlig videreutvikles med basis i NTNUs strategiske mål, brukerbehov og medvirkning. Arbeidet fordrer utstrakt samarbeid og koordinering på tvers i organisasjonen og på tvers av alle kommunikasjonskanaler.
Media
Mediene er viktige både som målgruppe og kommunikasjonskanal fordi de når svært mange mennesker. NTNU skal ha et aktivt, nært og korrekt forhold til redaksjonene. Vi skal legge til rette for at pressen kan oppfylle sin demokratiske rolle. Alle medier skal ha lik rett til innsyn og behandles med respekt og imøtekommenhet når de etterspør informasjon.
Språk
Ved NTNU er hovedspråket norsk; bokmål og nynorsk. Engelsk er det primære fremmedspråk. (Fra NTNUs språkpolitiske retningslinjer vedtatt av styret 26. mars 2009.)
Kriser
Under kriser gjelder egne regler og prinsipper som er omtalt i NTNUs kriseberedskapsplan.
Mål og veivalg for informasjons- og kommunikasjonsvirksomhetene
Mål og veivalg omhandler de områder der kommunikasjon er hovedvirkemiddelet.
Overordna kommunikasjonsbudskap
NTNU skaper kunnskap for en bedre verden.
Hovedmål i kommunikasjonsarbeidet
NTNU er kjent som nasjonalt ledende og internasjonalt fremragende innen forskning, utdanning, nyskaping og formidling.
Hovedveivalg
Vi skal være i åpen dialog med samfunnet.
Mål og veivalg
Formidling og forskningskommunikasjon
Mål: Vi formidler aktivt NTNUs forskning og kunstneriske virksomhet til hele samfunnet og bidrar til en økt kunnskapsbasert, offentlig debatt.
Veivalg: Vi skal løfte fram våre eksperter og suksesshistorier, fortelle om resultatene og prosessene bak, og stimulere til økt formidling.
Føringer fra "Kunnskap for en bedre verden":
- Vi driver effektiv formidling av våre resultater innen forskning, utdanning og nyskaping, og skaper interesse for naturvitenskap og teknologi.
- Vi skal utnytte vår teknisk-naturvitenskapelige hovedprofil, faglige bredde og tverrfaglige kompetanse.
- Allmennrettet forskningsformidling må skje i åpen dialog med samfunnet.
- Vi skal profilere våre kunstfaglige miljøer sterkere i vår formidling og kommunikasjon.
- Vi skal sikre vitenskapelige samlinger og gjøre dem mer tilgjengelig.
- Vi skal styrke internasjonal formidling og kommunikasjon.
- Forskningsformidling konkurrerer om oppmerksomheten i informasjonssamfunnet. NTNU må utvikle og ta i bruk nyskapende virkemidler og medier.
Profilering og omdømmebygging
Mål: NTNU er synlig og har et godt omdømme nasjonalt og internasjonalt.
Veivalg: Vi skal profilere oss som positivt annerledes og vise hvordan vi bruker kunnskapen vår til beste for samfunnet.
Føringer fra "Kunnskap for en bedre verden":
- Vår hovedprofil og egenart er et fortrinn i den akademiske konkurransen nasjonalt og internasjonalt, og i samarbeid med næringsliv og offentlig virksomhet.
- Et godt formidlings- og kommunikasjonsarbeid styrker institusjonens omdømme. Dette kan bidra til å rekruttere dyktige ansatte og studenter, og gjør oss til en attraktiv samarbeidspartner for næringsliv og kunnskapsinstitusjoner.
- NTNU er synlig og har et godt omdømme nasjonalt og internasjonalt.
Rekruttering
Mål: NTNU har dyktige og motiverte studenter og medarbeidere, rekruttert nasjonalt og internasjonalt.
Veivalg: Vi skal kommunisere NTNU som attraktivt universitet, arbeidsplass og Trondheim som landets beste studieby.
(Rektor vedtok 1.september 2014 en egen studentrekrutteringspolitikk for NTNU, som skal gjelde til 2020).
Føringer fra "Kunnskap for en bedre verden":
- NTNU har motiverte studenter som er rekruttert nasjonalt og internasjonalt, og som kan arbeids på tvers av faggrenser og læringskulturer.
- Trondheim skal være kjent som landets beste studieby.
- Doktorgradsutdanning er et sentralt virkemiddel for å fornye forskningen og styrke samfunnets kunnskapsbase. NTNUs doktorgradsutdanning er etterspurt og holder høy internasjonal standard. Vi skal arbeide for at offentlig virksomhet og næringsliv etterspør og verdsetter kandidater med doktorgrad.
- Vi skal rekruttere høyt kompetente og motiverte personer til vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger.
- NTNU skal være en ettertraktet arbeidsplass for studenter og ansatte. Arbeids- og læringsmiljøet skal preges av respekt og omtanke.
Samfunnskontakt
Mål: NTNU har gode relasjoner med viktige målgrupper som påvirker vår virksomhet og våre muligheter til å nå strategiske mål.
Veivalg: Vi skal være i dialog med våre målgrupper og synliggjøre NTNUs bidrag til utviklingen av samfunnet og vise vår rolle i å løse de globale utfordringene.
Føringer fra "Kunnskap for en bedre verden":
- Det er universitetets oppgave å delta i en kunnskapsbasert offentlig debatt om viktige samfunnsspørsmål. Vi skal engasjere oss i å løse globale utfordringer innenfor helse og velferd, energi og klima, miljø og ressursutnytting.
- Kunnskapsformidling er en integrert del av vår virksomhet, og våre studenter og medarbeidere er aktive bidragsytere i den offentlige debatten.
- NTNU bistår beslutningstakere nasjonalt og internasjonalt med forskningsbasert kompetanse.
- Vi skal etablere og delta på strategiske arenaer for kontakt med samfunnet.
Intern kommunikasjon
Mål: NTNU har velinformerte medarbeidere og studenter som trives og som aktivt bidrar til å utvikle organisasjonen.
Veivalg: Gjennom en kultur preget av åpenhet, dialog og medvirkning skal vi sikre intern kunnskapsdeling og deltakelse.
Føringer fra "Kunnskap for en bedre verden":
- Vi skal øke innsatsen for å skape en samlende NTNU-identitet hos studenter, medarbeidere og alumni.
- Studenter og medarbeidere kjenner tilhørighet til og er stolte av NTNU.
- Vi skal etablere bedre tjenester og utvikle støttesystemer slik at studenter og medarbeidere får mer tid til sine hovedoppgaver.
- Vi skal vise respekt for ulike fagtradisjoner og disipliner. Vi skal fremme likeverd og kreve toleranse på tvers av livssyn, kultur og kjønn. Vi skal bidra til mangfold og likestilling i arbeidsliv og egen virksomhet. NTNU skal være en ettertraktet arbeidsplass for studenter og ansatte. Arbeids- og læringsmiljøet skal preges av respekt og omtanke. Sammen skal vi legge forholdene til rette for personlig vekst og kompetanseutvikling.
Forklaring til kommunikasjonskartet
De som setter rammer
Aktører som har formell myndighet til direkte å vedta politiske og økonomiske mål og rammer for virksomheten, eller gjennom sine vedtak vil påvirke NTNUs virksomheten indirekte.
De som er direkte involvert
Aktører som er knyttet til den daglige driften og som er sentrale i forhold til å løse universitetets oppgaver (interne) eller bruke våre tjenester (eksterne). Det skilles altså mellom interne og eksterne relasjoner.
De som har ad hoc interesser
Aktører som har interesser knyttet til bestemte saker eller situasjoner i vår virksomhet eller enkelte deler av et sakskompleks. Eksempler på slike aktører er medier, interesseorganisasjoner, aktivistgrupper og enkeltpersoner.
De som har faglig kunnskap
Aktører som påvirker faglige normer som er relevante for NTNU. Det kan være forskningsinstitusjoner, universitet, internasjonale organisasjoner og profesjonsgrupper. Vi kan også regne med virksomheter som er eller har vært i samme situasjon som oss selv.