Page History

Sammendrag av prosjektet

Målsetting

Effektive og gode prosesser som understøttes av gode verktøy er avgjørende for at brukerne skal kunne utøve god saksbehandling. En avgjørende målsetting med et nytt Noark 5-basert saks- og arkivsystem, er å etablere mulighet for bedre saksbehandling med deling og gjenfinning av informasjon også mellom prioriterte fagsystemer. I tillegg må brukerne oppleve saksflyt og bruk av verktøy som effektive og brukervennlige.

En felles Noark 5-basert løsning skal gi grunnlag for;

• at brukere i alle fagsystem med krav til arkivering, på en effektiv og brukervennlig måte skal kunne arkivere og gjenfinne informasjon
• mer automatisert arkivering fra flere typer av fagsystemer
• at institusjonen ved bruk av alle sine fagsystem, overholder offentlige krav til arkivering

Et samarbeid om en felles Noark 5-basert løsning, skal gi medlemmene fordeler / gevinster som;

• å kunne utarbeide og etablere felles prosesser for saksgang der det er like fagsystem i bruk
• å kunne velge å etablere felles teknologiske løsninger som effektivt støtter prosesser og fagsystemer
• å dra nytte av hverandres erfaringer og kompetanse, med hensyn til hvordan organisering av fagområdet sak- og arkiv kan av gjøres
• å oppnå stordriftsfordeler ved å felles tjenesteleverandør 

Hvem berøres og involveres

UiO, UiB, UiT og NTNU samarbeider om å gjennomføre prosjektet. Ny løsning vil primært berøre alle brukere av fagsystem hvor det er krav til arkivering og gjenfinning av informasjon.

Programorganisering av forprosjektet

• Noark 5-styret
  
  • Håkon Alstad, IT-sjef, NTNU
  • Johannes Falk Paulsen, assisterende HR-direktør, UiB
  • Odd Arne Paulsen, avdelingsdirektør, UiT
  • Tore Tungodden, avdelingsdirektør, UiB
• Prosjektgruppe
  • Anita Dahlberg, seksjonsjef, UiT
  • Arne Fjerdrumsmoen, prosjektleder, NTNU IT
  • Arne Rudolf Ramslien, arkivleder, UiB
  • Chernet Dotche, seniorrådgiver, UiB
  • Geir Ekle, rådgiver, NTNU
  • Johnny Steinar Hansen, sjefsingeniør, UiB
  • Julie A. Monrad Myhre Barkenes, seksjonssjef, UiB
  • Lena Andresen, rådgiver, UiB
  • Roar Aspli, seniorådgiver, NTNU

Hva skal leveres

Forprosjektet skal utrede et forslag til en felles løsning og som gir institusjonene gevinst av å samarbeide.
Sluttrapport ble ferdigstilt juni 2014

Suksessfaktorer

 -

Milepæler og framdrift

• Kartlegging og analyse: ferdigstil 1. kvartal 2014
• Design av løsning med metode for gjennomføring; 2. kvartal 2014
• Sluttrapport med anbefaling om oppstart av hovedprosjekt; Levert 30.6.2014
• Oppstart hovedprosjekt: Avventer beslutning om tilslutning / start fra det enkelte universitet.