Kommuniserende mennesker sender «brev» «elektroniske brev» til hverandre på samme vis som man sender brev til hverandre med ordinær post. Forskjellen ligger i at man sender "brevet" på digitalt utstyr elektroniske brev" i digital form istedenfor å bruke papir. For å kunne sende epost må man ha tilgang til et epost system.
Alle internettleverandører (engelsk: ISP - Internet Service Provider) tilbyr epost blant de programmer som følger med installasjonen. Alle som skal bruke epost må få en epost-konto hos sin internettleverandør. Prosessen for å få epostkonto er forskjellig hos de ulike leverandørene. Har man først fått en konto får man tilgang til eposten enten gjennom vedkommende epostsystem, og/eller gjennom et web-lese program (WEBMAIL). Sosiale media stiller ofte med egne epostsystemer som etter hvert har tatt over en stor del av markedet, for eksempel Facebook messenger. Noen av de mest kjente epost systemene er Microsoft Outlook, Google Gmail, Apple MacMail, og i Norge også Telenor online. Det finnes også gratis epostprogram som kan som kan installeres og brukes isteden for de epost programmene som følger med installasjonen. Thunderbird er et slikt gratis e-post program som har godt rykte.
For å kunne bruke et epostsystem må brukeren ha en konto. Til hver konto er tilknyttet en unik epost adresse sammen med et passord. Hvert epostsystem lagrer alle eposter som er sendt til vedkommende konto (epostadresse). Man får tilgang til epostene ved å oppgi epostadressen pluss passordet. For å beskytte epostene mot innsyn fra uvedkommende er det derfor overmåte viktig å passe på å holde passordet hemmelig.
Når antallet eposter i en konto vokser blir det vanskelig for kontoeieren å holde oversikten. Arkivering blir ønskelig og nødvendig. De forskjellige epostsystemene har ulike teknikker for å arkivere epost. Felles for alle epostsystemene er at det er en fordel med en godt gjennomtenkt arkivplan. Man bør gjøre seg opp en mening om hvilke eposter som skal arkiveres (som er "arkivverdige"), hvor lenge de skal arkiveres, og hvilke prinsipper de skal arkiveres etter. Skal de arkiveres etter hvilke avsendere de har, og/eller hva de handler om? Skal epostene arkiveres av leseren etter hvert som de kommer inn, eller skal de arkiveres automatisk ved hjelp av regler som kontoeieren setter opp?
De fleste epost brukere er til tider plaget med uønskede epost meldinger. Variasjonen er stor. Det går fra uønsket reklame til rene svindelforsøk. Dette kalles spam .
Over 80 % av alle epost meldinger er spam. De fleste epost systemer har verktøy for å begrense spam-posten. Disse verktøyene kalles spam-filtre. Problemet er å skille mellom spam og ikke-spam. Det er vanskelig å gjøre på generell basis. Det som er søppel for den ene kan av og til være verdifull informasjon for en annen. Ofte overlates det derfor til brukeren å formulere reglene i filteret. Så spamfiltrene kan fort bli personlige filtre. Disse blir av vekslende kvalitet.
Begynnerkurs i bruk av epost, utviklet av DigiDel prosjektet, se http://digidel.no/digidelpakkene/laer-a-bruke-e-post/
