Frister

Man bør ta sikte på å levere avhandlingen minimum 4 måneder før tentativ disputasdato.

Søknader om å få avhandling bedømt behandles fortløpende, men merk deg likevel følgende:

• Avhandlinger som leveres i perioden 20. juni – 1. august vil normalt ikke bli sendt til bedømming før i august.
• Avhandlinger som leveres etter 1. desember vil normalt ikke bli sendt til bedømming før i januar.

Innlevering av avhandlingen

Avhandlingen leveres kun digitalt.

Avhandlingen skal være samlet i én pdf-fil, der sammendraget, innholdsfortegnelsen, sammenskrivingen (kappa), artiklene og referanselista inngår.

Fila med avhandlingen blir sendt videre til bedømmelseskomiteen, så dobbeltsjekk at du sender inn den komplette og endelige versjonen.

"Søknad om å få avhandling bedømt" med vedlegg skal sendes som en egen fil.

Hvor skal avhandlingen leveres?

1. Avhandlingen, søknadskjema og alle vedlegg sendes via e-post til ph.d.-kontakten på instituttet ditt
2. I tillegg skal det sendes en kopi av selve avhandlingen til kontakt@mh.ntnu.no

Søknadsskjema og obligatoriske vedlegg

Søknad om å få avhandling bedømt skal sendes til instituttet ditt med følgende vedlegg:

1. Bekreftelse på at opplæringsdelen for ph.d. er fullført og bestått. En slik bekreftelse kan du få ved å kontakte Utdanningsseksjonen på phd@mh.ntnu.no
2. Ett eksemplar av avhandlingen
   Innholdsfortegnelse, sammenskriving, artikler og referanseliste skal inngå i ett samlet dokument. En doktoravhandling ved MH-fakultetet skal normalt bestå av minst 3 vitenskapelige artiker/manus, der doktorkandidaten er førsteforfatter på minst 2 av dem. Minst én av artiklene skal være akseptert for publisering. Les mer om krav til avhandlingen i ph.d.-forskriften.
   Det er praktisk hvis den innleverte førsteutgaven har tilnærmet samme standardoppsett (marger, font og linjeavstand) som for senere trykket versjon. Slik blir avviket i sidetallene blir minst mulig.
3. Medforfattererklæringer (se skjemabank)
   Medforfattererklæringer skal leveres for alle fellesarbeid, også der kandidaten er eneste førsteforfatter. Erklæringen skal redegjøre for kandidatens bidrag til hvert enkeltarbeid som inngår i avhandlingen, samt vise at medforfatterne gir sitt samtykke til at arbeidet skal inngå i avhandlingen.
4. Publikasjonsliste for kandidaten
   Komplett publikasjonsliste - ikke bare dem som inngår i avhandlingen.
5. Veiledererklæring fra kandidatens hovedveileder.
   Uttalelsen skal beskrive det vitenskapelige arbeidet og det skal fremgå av uttalelsen at arbeidet representerer en selvstendig innsats og utgjør et naturlig hele. Veileder skal også redegjøre for at kandidaten har fått erfaring i formidling. Veiledererklæringen bør skrives på engelsk der det skal brukes opponenter fra utlandet.
6. Egenerklæring fra kandidaten selv.
   Dersom deler av den innleverte avhandlingen er brukt i tidligere gradsarbeid (eget eller andres) så må det oppgis her.
7. Hovedveileders forslag til bedømmelseskomité og habilitetserklæringer (se avsnitt om habilitet lenger ned).

Videre saksgang

Etter at komiteens sammensetning, søknad og avhandling er kvalitetssikret av instituttet, blir saken sendt videre til MH-fakultetets Utdanningsseksjon. Fakultetet vil sørge for en formell oppnevning av bedømmelsekomiteen og orientere kandidat og veileder når dette er gjort.

Disputas utenfor campus

Disputaser ved Fakultet for medisin og helsevitenskap skal primært finne sted på campus Øya, med administrativ støtte fra fakultetsadministrasjonen. Ved ønske om disputas andre steder, skal søknad sendes til fakultetet i forbindelse med innlevering av avhandlingen. 

Søknaden skal inneholde følgende: 

• En beskrivelse av hvor man ønsker å gjennomføre tentativ disputas
• Navnet på en lokal kontaktperson som har sagt seg villig til å ivareta det praktiske rundt disputasen
• Bekreftelse fra enheten på at eventuelle merutgifter i forbindelse med disputasavviklingen dekkes av vertsinstitusjonen

Disputas utenfor NTNUs campus vil normalt være begrenset til helseforetakene i Trøndelag og Møre og Romsdal. Hvis det søkes om å holde disputas ved andre institusjoner skal det foreligge tungtveiende grunner for dette.

Et begrunnet Forslag til bedømmelseskomité utarbeides av kandidatens hovedveileder i samråd med instituttet, og leveres til fakultetet sammen med søknad om bedømming.

De foreslåtte medlemmene skal ha akseptert oppdraget før forslaget sendes til fakultetet. En tentativ disptuasdato, som passer for komiteen, skal også følge forslaget.

Bedømmelseskomiteens sammensetning

• Begge kjønn bør være representert i komiteen, fortrinnsvis som 1. eller 2. opponent.
• Minst to av medlemmene skal være uten tilknytning til NTNU.
• Minst ett av medlemmene skal ha hovedstilling ved en utenlandsk institusjon.
• Det skal foreslås en leder/administrator av komiteen, dette vil vanligvis være en lokal representant fra NTNU. 
• Alle medlemmene skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse
• En opponent kan som hovedregel bare oppnevnes for maksimum to kandidater fra samme hovedveileder innenfor en tidsperiode på fem år.

Reiseutgifter for opponenter

Ved oppnevning av opponenter fra andre kontinent enn Europa gjennomføres nå som hovedregel heldigital disputas. Dersom en opponent skal reise interkontinentalt må dette begrunnes særskilt, og være ledd i et lengre opphold for deltakelse i fagmiljøet eller bidrag utover disputasen (f.eks fagseminar). Reiseutgiftene dekkes da av instituttet eller faggruppen, og instituttleder tar denne avgjørelsen.

Fakultetet dekker kun ordinære biletter, ikke business eller tilsvarende. 

Hvis reiseutgiftene overstiger 30 000 NOK skal det overskytende beløpet dekkes av instituttet der kandidaten har sin tilhørighet.

Habilitet

Det skal ikke være tvil om medlemmenes habilitet i forhold til doktoranden og/eller til noen av doktorandens veiledere. 

I vurdering av komitémedlemmers habilitet, vil sampublisering med doktoranden alltid vurderes som inhabilitet, likeså sampublisering med doktorandens veiledere i den perioden doktorgradsprosjektet er gjennomført. Andre forhold som kan svekke habiliteten skal redegjøres for og vurderes før bedømmelseskomiteen oppnevnes.

Opponentene bør derfor ha fylt ut en habilitetserklæring. Erklæringene kan legges ved forslaget til bedømmelseskomité. Norsk og engelsk skjema er tilgjengelig her:

Habilitetserklæring   -   Declaration of Impartiality

Administrators ansvar

Den som foreslås som administrator bør ha satt seg inn i regelverket og prosedyrene ved MH-fakultetet.

Når noen oppnevnes som administrator for første gang, bør institutt eller veileder foreslå en mentor, som kan gi råd den ferske administratoren ved behov.

Administrator har ansvaret for følgende:

• å sørge for at arbeidet kommer raskt i gang
• å organisere komiteens arbeid og avklare arbeidsfordelingen mellom komitémedlemmene
• å finne en tentativ dato for disputas og prøveforelesning dersom denne ikke allerede er fastsatt
• å passe på at tidsfristen for komitéarbeidet overholdes
• å utarbeide og sammenskrive komiteens samlede innstilling 

Saksbehandling

Søknad om å få avhandlingen bedømt og forslag til bedømmelseskomité behandles fortløpende ved fakultetet etter innstilling fra instituttet. Utdanningsseksjonen ved MH-fakultetet sender avhandlingen med vedlegg til den oppnevnte bedømmelseskomiteen. 

Etter at komitéen er oppnevnt, vil kandidaten bli underrettet om komiteens sammensetning. All korrespondanse til og fra bedømmelseskomiteen skal deretter gå via fakultetet, og ikke direkte mellom veileder/kandidat og komiteen.

Komiteen gis normalt en frist på 2 måneder til å levere sin innstilling, dersom ikke annet er avtalt.

Det presiseres at bedømmelseskomiteen vil avgi sin skriftlige vurdering kun på bakgrunn av det innleverte arbeidet. Dersom et manuskript blir akseptert eller publisert underveis i evalueringsprosessen, vil det fortsatt være det innleverte manuset som legges til grunn for bedømmelseskomiteens vurdering.

Bedømmelseskomiteen kan kreve å få fremlagt kandidatens grunnlagsmateriale og utfyllende eller oppklarende tilleggsinformasjon.

Bedømmelseskomiteen kan på grunnlag av innlevert avhandling og eventuelt tilleggsmateriale anbefale at fakultetet gir tillatelse til mindre omarbeiding før endelig innstilling foreligger.
 

Bedømmelseskomiteens innstilling

Bedømmelseskomiteen avgir en begrunnet innstilling med en klar konklusjon om doktorgradsarbeidet er verdig til å forsvares eller ikke. Komiteen kan også anbefale en mindre omarbeiding før de avgir sin endelige innstilling. De tre alternativene er som følger:

Godkjent: 
Komiteeen kan godkjenne avhandlingen slik den er. 

Mindre omarbeiding: 
Komiteen kan anbefale en mindre omarbeiding av avhandlingen før endelig konklusjon avgis. Det må dreie seg om endringer som ikke er av substansiell karakter, men som vil løfte avhandlingen til et høyere nivå. En slik mindre omarbeiding må kunne gjennomføres med tilfredsstillende resultat innenfor en ramme av tre måneders arbeid. Komiteen skal gi en konkret oversikt i skriftlig form over hva kandidaten må omarbeide, og gi føringer på hvilke områder arbeidet må forsterkes (for eksempel forholdet mellom materiale og konklusjon, bruk av dokumentasjon, begrepsbruk, klarhet i problemstilling).  Muligheten til å foreta mindre omarbeiding regnes ikke som ny bedømmelse, men som en utsatt innstilling. Det er fortsatt anledning til ny innlevering dersom avhandlingen blir underkjent etter en mindre omarbeiding.

Underkjenning: 
Dersom komiteen finner at dyptgripende endringer f.eks. vedrørende teori, problemstilling materiale, dokumentasjon eller metode er nødvendige, skal komiteen underkjenne doktorgradsarbeidet. Et doktorgradsarbeid som ikke er funnet verdig til forsvar, kan bedømmes i omarbeidet utgave først 6 måneder etter at fakultetet har fattet sitt vedtak. Fakultetet oppnevner da en ny bedømmelseskomite, der minst ett av medlemmene i den opprinnelige komiteen bør gjenoppnevnes. Ny bedømmelse kan bare finne sted én gang.

Bedømmelseskomiteens innstilling skal stiles til fakultetet. Fakultetet vil videresende innstillingen til kandidaten på e-post så fort det lar seg gjøre.

Kandidaten gis en frist på inntil ti dager til å fremme skriftlige merknader. Eventuelle merknader/aksept stiles til phd@mh.ntnu.no

Universitets- og høgskolerådets veiledning, norsk og engelsk versjon:

• Veiledning for bedømming av norske doktorgrader (pdf)
• Guidelines for the Assessment of Candidates for Norwegian Doctoral Degrees (docx)

Når avhandlingen er blitt funnet verdig for forsvar, kan planleggingen av trykkeprosessen starte.

Rettinger

Hvis du vil gjøre endringer i den innleverte avhandlingen, må du alltid søke om tillatelse fra fakultetet først. En slik søknad skal inneholde en tydelig oversikt over endringer med henvisning til sidetall og avsnitt. Den skal inneholde nøyaktig redegjørelse over ny versus gammel setning. 

Du kan bare rette opp formelle feil (grammatikk, språk o.l.) én gang etter at avhandlingen er innlevert. Endringer av faglig karakter vil ikke bli godkjent. 

Manus/artikler som måtte bli godkjent etter innlevering er underlagt de samme reglene som ovenfor.

Trykkekostnader

Trykkeriet vil be om et prosjektnummer/kostnadssted for fakturering. Opplysninger om dette kan du få ved å henvende deg til instituttet ditt. Trykkekostnadene skal primært dekkes av kandidatens driftsmidler. Alle spørsmål om finansiering av trykkingen skal rettes til instituttet.

Bestille trykking

Doktorgradsavhandlinger fra NTNU har en standard lay-out med grått omslag. Alle bestillinger av trykk skal gå via NTNU Grafisk senter. Les mer om trykkeprosessen på følgende side: Trykking av oppgaver

I den trykte avhandlingen skal det påføres ISBN/ISSN serienummer. Kandidaten skal følge retningslinjene for påføring av serienummer: ISBN provider

Pliktavlevering

Etter godkjenning skal 7 trykte eksemplarer av avhandlingen din leveres til fakultetet. Disse 7 eksemplarene er forbeholdt pliktavlevering til bibliotekene.
Hvor mange eksemplarer som skal trykkes ut over dette blir opp til kandidaten selv.

Avhandlingen skal normalt være offentlig tilgjengelig senest tre uker før disputasen. 

Gjør avhandlingen tilgjengelig digitalt

Alle avhandlinger bør publiseres i NTNU Open før disputasen så fremt det lar seg gjøre. Universitetsbiblioteket mottar automatisk alle avhandlinger fra trykkeriet og lagrer  metadata i NTNU Open.

Selv om avhandlingen din er lagret digitalt i NTNU Open vil den ikke bli åpent tilgjengelig før du har sendt inn en forfatteravtale, les mer om dette på Innsida: NTNU Open. Biblioteket undersøker og tar hensyn til eventuelle artiklers opphavsrettslige begrensninger hos aktuelle tidsskrifter før avhandlingen publiseres

Populærvitenskapelig sammendrag av avhandlingen på norsk

Foran i den trykte utgaven av avhandlingen (etter tittelside) skal det settes inn et norsk sammendrag inntil 1 A4-side. Sammendraget skal sendes elektronisk til trykkeriet sammen med resten av filene til avhandlingen.

Sammendraget skal være populærvitenskapelig. Det skal i hovedsak presentere resultatene av forskningsarbeidet. Dette etterfølges av en kort omtale av bakgrunnen for og oppbyggingen av forskningsprosjektet, samt kort om metodikk.

Som overskrift angis norsk tittel på avhandlingen og en kort "tematisk tittel", også på norsk. Avslutningsvis angis tid og sted for disputas, gradsbetegnelse, institutt-tilhørighet, veiledere og eventuelt finansieringskilde.

Mal for norsk sammendrag (docx)

Kort «tematisk» tittel til annonsering av disputasen

Når disputasen annonseres skal meldingen skal fange interessen hos andre enn de som kjenner fagområdet fra før. Derfor skal du i tillegg skrive en kort og beskrivende tittel på norsk, siden avhandlingens faktiske tittel i ofte vil være komplisert og vanskelig tilgjengelig. Det kan gjerne være en mer overordnet og generell tittel enn originaltittelen, som gjør temaet lettere å forstå.

Her er noen eksempler:

1. Opprinnelig tittel: “Cervical cancer screening among immigrants in Norway: Challenges, possibilities and the effect of an intervention.” En kortere «tematisk» tittel kan være: «Livmorhalsscreening blant innvandrerkvinner i Norge»
2. Opprinnelig tittel: "Late-stage prostate cancer and prostate cancer mortality- a population-based study". Kortere «tematisk» tittel kan være: «Framskreden prostatakreft og prostatakreftdødelighet»
3. Opprinnelig tittel: "Hemiarthroplasty for Femoral Neck Fracture; Results of surgical approach, fixation method, and stem design reported to the Norwegian Hip Fracture Register". Kortere «tematisk» tittel kan være: «Hemiproteseoperasjon ved lårhalsbrudd»

Hvordan skrive populærvitenskapelig? Her er noen tips:

• Tenk igjennom hvem som trenger å vite om funnene i din doktorgrad utenfor fagfeltet ditt? Er det pasienter, politikere, helsepersonell eller «mannen i gata»? Det er disse du skal skrive for, og de vil vite hvilken betydning funnene dine har for dem. Hva trenger de å vite?
• Forklar (eller unngå) faguttrykk og fremmedord.
• Bruk korte setninger
• Bruk et aktivt språk hvor det er tydelig hvem som handler, for eksempel: «Jeg har undersøkt» i stedet for «doktoravhandlingen min tar for seg».
• La de viktigste poengene komme fram tidlig i teksten.

Prøveforelesning for ph.d. (én prøveforelesning)

Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Prøveforelesning holdes normalt samme dag som disputasen. Prøveforelesningen er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. 

Prøveforelesninger for dr.philos. (to prøveforelesninger)

Kandidaten melder tittel på selvvalgt emne til MH-fakultetet én måned før disputasen. Kandidaten får oppgitt emne på prøveforelesning 10 virkedager før prøveforelesningen skal holdes. Kandidaten avgjør selv i hvilken rekkefølge prøveforelesningene holdes. Prøveforelesningene holdes normalt dagen før disputasen fortrinnsvis innenfor kontortid, men kan, om praktisk mulig, holdes samme dag som disputas. Prøveforelesningene er satt til 45 minutter slik at fem minutter kan benyttes til spørsmål og eventuell diskusjon. 

Ramme for doktordisputas

Doktordisputasen markerer avslutningen på en forskerutdanning. Den er også universitetets ansikt utad som forskningsinstitusjon. Universitetet legger vekt på å gi disputasene en verdig ramme.

Dette kommer til uttrykk i følgende elementer:

Valg av lokale

Fakultetsadministrasjonen reserverer egnede lokaler som gir rom for et offentlig publikum til prøveforelesninger og disputas. Blomsteroppsats bestilles av fakultetsadministrasjonen som settes i auditoriet og markerer anledningen. Denne får doktoranden med seg som en hilsen fra fakultetet.

Antrekk

Pent antrekk er forventet både av doktoranden og bedømmelseskomiteens medlemmer. Lederen av disputasen, dekanen - eller den han/hun har utpekt som sin stedfortreder - bærer dekankappen ved disputasen.

Seremoniell struktur

Prøveforelesning og disputas åpnes ved at disputasleder, komitémedlemmene og doktorgrads- kandidat går i prosesjon inn i auditoriet. Når prosesjonen kommer inn i disputasrommet reiser forsamlingen seg.

Rekkefølgen i prosesjonen prøveforelesning innmarsj:
Disputasleder, 1., 2., 3. opponent og doktorand. (utmarsj omvendt, men disputasleder går gjerne ut først).

Rekkefølgen i prosesjonen disputas innmarsj:
Disputasleder, doktorand, 3., 2. og 1. opponent (utmarsj omvendt). Disputasleder går direkte til talerstolen, mens resten av prosesjonen går til sine plasser.

Disputasleders funksjon ved prøveforelesning

Dekan/settedekan introduserer prøveforelesningen på grunnlag av manus utformet av fakultetsadministrasjonen. Etter prøveforelesningen(e) opplyser dekan om tid og sted for disputasen. Prøveforelesningen har en varighet på 45 minutter.

Alle medlemmene av den sakkyndige komiteen skal være til stede under prøveforelesningen(e). (Dersom en av de sakkyndige ikke møter til prøveforelesningen på grunn av plutselige oppståtte omstendigheter, kan Dekan oppnevne en settesakkyndig for prøve- forelesingen). Umiddelbart etter prøveforelesningen(e) avgjør komiteen om forelesningen(e) kan godkjennes. Dersom bedømmelseskomiteen finner prøveforelesningen tilfredsstillende, skal doktoranden forsvare avhandlingen i disputas.

Disputasleders funksjon ved disputasen

Disputasleder har på dekankappe under disputasen. Kappen bringes/hentes av fakultetsadministrasjonen.

Disputasens generelle forløp:
I pausen mellom prøveforelesningen og disputasen bør disputasleder avklare med kandidaten og opponentene hvordan disputasen i hovedtrekk skal gjennomføres rent praktisk. Grunntrekkene i disputasen er som følger:

1. Prosesjon
2. Disputasleders introduksjon
3. Kandidaten får 20-30 minutter til en kortfattet oversikt over avhandlingens viktigste forskningsbidrag.
4. Førsteopponent åpner diskusjonen. Denne sekvensen tar som regel rundt 60 minutter.
5. Eventuell pause på ca 10 minutter. Før pause annonserer disputasleder at de som ønsker å ta ordet som opponenter ex auditorio må melde fra i denne pausen.
6. Eventuelle opponenter ex auditorio får ordet i rimelig grad, men det gis bare plass til kortfattede innlegg/spørsmål.
7. Andreopponenten får ordet. Denne sekvensen tar vanligvis 45-60 minutter.
8. Når andreopponenten signaliserer at han/hun er ferdig, erklærer disputasleder disputasen for avsluttet og meddeler forsamlingen at resultatet vil bli rapportert til dekan. Kandidaten får anledning til å si noen avsluttende ord og det er vanlig med takk til fakultet, veiledere, komiteen, fagmiljø.

Sosial markering

Instituttene inviterer til en markering etter endt disputas og ansvarlig kontaktperson ved instituttet tar kontakt med kandidaten for å avtale rammer/ønsker om hvordan markering skal skje.

Universitets- og høgskolerådets veiledning, norsk og engelsk versjon:

• Veiledning for bedømming av norske doktorgrader
• Guidelines for the Assessment of Candidates for Norwegian Doctoral Degrees

Noen kandidater ønsker å markere disputasdagen med å invitere disputasens leder, bedømmelseskomiteen, veileder(ne), kollegaer fra fagmiljø til en middag eller sosial samling etter at disputasen er gjennomført. Til denne inviteres normalt også familie og venner av doktoranden. Denne markeringen er å anse som et privat arrangement.

Måltidet kalles vanligvis doktormiddag, men det må ikke nødvendigvis at være en middag. Det kan også være en lunsj eller en uformell sammenkomst rett etter disputasen. Dette er nå helt opp til doktoranden selv. Det er også doktoranden som bestemmer hvem, utover disputasleder, komité og veileder(e), som skal inviteres.

Taler under middagen

Doktormiddagen er en gest overfor komiteen og veiledere, som takk for innsatsen. Dette bør gjenspeiles i talene.

Etter at det er ønsket velkommen til bords, bør verten, altså doktoranden, avholde en tale hvor han eller hun takker NTNU/Det medisinske fakultet, komiteen, veiledere, fagmiljø.

Neste tale skal avholdes av disputasleder, som ønsker doktoranden velkommen som doktor, med den rett det gir til å dosere (dvs. fungere som lærer) ved fakultetet. Det bør også gratuleres med vel gjennomført doktorgradsutdanning. Som representant for universitetet bør disputasleder også takke bedømmelseskomiteen for sin innsats. Denne talen bør være formell, og ha en formell stil.

De følgende talene kan være mindre formelle, dersom det er ønsket. Det er vanlig at tredje medlem av komiteen, altså den som ikke har hatt et opponentansvar, avholder en tale, for så å bli fulgt av veileder(e) og eventuelt leder for fagmiljøet. Det kan være hyggelig å blande taler fra fagpersoner og familie/venner, for å få variasjon.

Tildeling av doktograd

Vedtak om bestått doktorgradsprøve. Bedømmelseskomiteen sender sin anbefaling til fakultetet. På bakgrunn av anbefalingen vil dekan avgjøre om graden skal tildeles. Kandidaten vil få tilsendt vedtaket.

Vitnemål. Etter at graden er tildelt, vil fakultetet sende ut vitnemål. Kandidaten må selv sørge for å legge inn korrekt postadresse i StudentWeb.

Doktorpromosjon: NTNU har vanligvis doktorpromosjon to ganger i året. Doktorpromosjon er en høytidelig seremoni for alle som har fått sin doktorgrad etter å ha gjennomført forskerutdanning ved universitetet, den høyeste utdanningen vi har. Les mer på
https://www.ntnu.no/phd/doktorpromosjon

Spørsmål? Kontakt Utdanningsseksjonen