Generelt opptaksgrunnlag er mastergrad med minimum B (minimum: 3,5) i gjennomsnittskarakter (evt. for de to siste årene i et femårig utdanningsløp), eller tilsvarende dokumentert faglig bakgrunn. I tråd med forskriftens krav om "en sterk faglig bakgrunn" kreves det basiskompetanse fra bachelorstudiet (tilsvarer 3 første år av det 5-årige utdanningsløpet) med gjennomsnittskarakter lik C (minimum: 2,5) eller bedre.

Kandidater med erfaringsbasert mastergrad, der treårig bachelorgrad har dannet opptaksgrunnlag, kan gi opptak til ph.d. studiet dersom kandidatens masteroppgave er vurdert å være forskningsbasert. Programrådsleder ved det doktorgradsprogrammet det søkes opptak til foretar vurderingen. I tillegg må kandidaten før opptak avlegge ekstra studiepoeng på masternivå slik at samlet antall studiepoeng på masternivå blir 120 studiepoeng. Krav til gjennomsnittskarakter for opptak til ph.d. er som for øvrige søkere.

Særskilt vurdering av likeverdig utdanning skal stilles skriftlig fra Instituttleder og programrådsleder til fakultetet ved prodekan for forskning. Fakultetet krever at kandidaten kan vise til en oppgave (masteroppgave) eller arbeider som er tilstrekkelig omfattende og vurdert til å være forskningsbasert. Programrådsleder ved det doktorgradsprogrammet det søkes opptak til foretar vurderingen i samråd med prodekan for forskning.

For søkere med grad fra andre land skal formelle kvalifikasjoner være skriftlig vurdert av NTNUs internasjonal seksjon eller en vitenskapelig ansatt ved NTNU med meget god kjennskap til utdanningssystemet og utdanningsinstitusjonen til søkeren. Skriftlig dokumentert vurdering skal foreligge ved ansettelse og opptak.

Søkere med svakere karakterbakgrunn vil kunne bli vurdert dersom det dokumenteres at kandidaten har relevant arbeidserfaring og/eller publiserbare vitenskapelige arbeider. Instituttet, ved Instituttleder og/eller programrådsleder, skal dokumentere at kandidaten er særskilt egnet til en ph.d.-utdanning, og fakultetet ved prodekan for forskning og/eller utvalg for forskning og forskerutdanning fatter vedtak.

Fakultetet kan pålegge kandidater kvalifiseringsemner før opptak. Kvalifiseringsemner skal tas innen det fagområdet en søker opptak til og skal være avklart med programrådet det søkes opptak til. Eksamen i kvalifiseringsemner skal som hovedregel avlegges ved første ordinære eksamen etter opptak. Eksamen må bestås med karakteren B eller bedre for hvert av de pålagte emnene.

Dokumentasjon av finansiering gjelder kun for kandidater som ikke er tilsatt ved NTNU. Stipendiater på egne midler gis tilgangsavtale og ikke ansettelse ved NTNU, og skal ha en minimum brutto inntekt på kr 17 000,- pr. mnd.

PhD kandidater som har hovedtilknytning ved IE fakultet, NTNU, skal normalt ha et lønnsnivå tilsvarende det som til enhver tid er gjeldende for ph.d.-stillingene ved fakultetet.

For opptak av søkere som ikke er fullfinansiert gjennom stipendordninger, kreves det at minimum 50% av arbeidstiden under doktorgradsstudiet er disponibel til forskerutdanning, cf. ph.d.-avtalen. Normalt skal minimum 80% av arbeidstiden i ett år avsettes til fulltidsstudier. Det skal være avklart før opptak hvilke følgemidler som står til disposisjon for kandidaten i hele studieperioden.

Arbeidet med doktorgradsprosjektet skal foregå under individuell veiledning. Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innenfor fagfeltet og være aktive innen sitt fagfelt. Minst én av de oppnevnte veilederne skal ha tidligere erfaring fra ph.d.-veiledning, normalt frem til fullført doktorgrad.

Veiledere skal gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstillinger, drøfte og vurdere metoder og resultater, drøfte opplegg, gjennomføring, dokumentasjons- og fremstillingsformer, og bidra til orientering i den aktuelle faglige diskursen. Kandidaten skal ha veiledning i fag- og forskningsetiske spørsmål knyttet til doktorgradsarbeidet.

En kort ph.d. prosjektbeskrivelse (4 - 6 sider) skal vedlegges opptakssøknaden. Prosjektbeskrivelse skal være et levende dokument. Kandidaten er ansvarlig, og hovedveileder skal påse årlig at denne holdes oppdatert etter drøfting mellom kandidat og veiledere.

Søknad om opptak til ph.d.-program skal normal iverksettes umiddelbart ved oppstart, og denne skal utarbeides og ferdigstilles i parallell med doktorgradsavtalen og prosjektbeskrivelsen. Avtale ved opptak til organisert doktorgradsutdanning, doktorgradsavtalen, regulerer rettigheter og plikter under gjennomføringen av ph.d.-utdanningen. Ph.d.-avtalen ferdigstilles til opptak, og skal signeres så snart som mulig etter opptak, og ikke senere enn 3 måneder etter oppstart.

Søknaden sendes via instituttet til fakultetet og skal godkjennes av kandidat, anbefales av hovedveileder, programrådsleder og instituttleder. Søknaden skal normalt inneholde:

• dokumentasjon av den utdanning som skal ligge til grunn for opptaket
• prosjektbeskrivelse som omfatter faglig redegjørelse for prosjektet og plan for fremdrift
• dokumentasjon av finansiering
• dokumentasjon av spesielle behov for faglige og materielle ressurser
• planer for opphold ved annen institusjon
• plan for faglig formidling
• opplysninger om eventuelle immaterialrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter
• plan for opplæringsdelen
• forslag på hoved- og medveiledere, samt angivelse av tilknytning til aktivt fagmiljø for forskning eller kunstnerisk utviklingsarbeid
• redegjørelse for eventuelle rettslige og etiske problemstillinger som prosjektet reiser og hvordan disse kan avklares. Det skal fremgå av søknaden om prosjektet er avhengig av tillatelse fra forskningsetiske komiteer eller andre myndigheter eller fra private (informanter, pasienter, foreldre etc.). Slike tillatelser skal om mulig være innhentet og legges ved søknaden.

Fakultetet kan fastsette krav til ytterligere dokumentasjon.