1  Medlem må ha betalt kontingent.
2  Klubb NTNU-BIL eller NTNU må framgå av resultatliste eller startliste (evt. i tillegg til en aktiv klubb).
3  Obligatorisk startlisens kan dekkes. Helårslisens dekkes hvis beløp lavere enn sum av enkeltlisenser.
4  Reise- og oppholdsutgifter dekkes ikke.
5  Maksimal dekning per arrangement er 1500 kr.
6  Maksimal dekning per utøver per idrett er 4000 kr per år.
7  Deltakelser i lokale arrangement prioriteres først.
8  Deretter prioriteres arrangement ellers i Norge.  Arrangement i utlandet dekkes bare unntaksvis dersom gruppas økonomi tillater dette.
9  Medlemmer som deltar i trening og andre fellesaktiviteter eller dugnadsarbeid i NTNU-BIL prioriteres.
10 Dersom totalbeløp overstiger tildelt budsjett, kan refundert beløp per medlem reduseres. Lokale bedriftskaruseller avkortes ikke.

Dette vil gjelde ski, sykkel, løping, orientering og andre grupper med individuelle deltakelser.
Gruppelederne må ta med beløp i sin budsjettsøknad og medlemmene må informeres ved starten av sesongen.

Ved sesongslutt ber gruppeleder om innsending av refunderingsskjema fra enkeltmedlemmene. Skjema må inneholde:
- Navn
- Kontonummer
- Liste over deltakelser med:
   Arrangementsnavn. Dato. Betalt startkontingent i NOK. Lenke til resultatliste (Eqtiming eller annet). Vedleggsnummer.
   Vedlegg må inneholde kvittering for betalt startkontingent eller faktura fra Eqtiming.
Liste fra hvert medlem sendes inn som xlsx eller pdf, med alle vedlegg innbakt i samme fila.
Last ned mal for søknadsskjema fra medlem HER
        (eksempel fra løpegruppa 2025, gruppeleder justerer til aktuell gruppe og år).

Etter behandling hos gruppeleder i samråd med kasserer, sendes samlet oversikt i en Excel-oversikt og med ett vedlegg for hvert medlem.
Etter godkjenning betaler kasserer ut til hvert enkeltmedlem.
Last ned mal for utbetalingsskjema HER
        (eksempel fra løpegruppa 2025, gruppeleder justerer til aktuell gruppe og år).

- Dersom arrangøren krever å sende samlefaktura til NTNU-BIL for startkontingenter, kan etter avtale med kasserer
  faktura betales direkte. Dette gjelder f.eks. for orienteringsgruppa. Kravene listet ovenfor gjelder.

Vedtatt av styret 07.03.2025