1. Konferansen skal formidle kunnskap og erfaring om bruk av IT i helsesektoren og helseforskning. 
    
2. Styret   
   a.   skal bestå av representanter for IE og MH-fakultetene ved NTNU og aktuelle samarbeidspartnere.
   b.   og styrets leder oppnevnes av NTNU ved rektor.

  3. Styret skal 
      a. oppnevne programkomité og programkomitéleder.
      b. vedta regnskap, budsjett, tema og tidspunkt for konferansen.
      c. disponere overskudd fra konferansen i et sikringsfond.
      d. vurdere å utsette eller nedlegge konferansen ved risiko for eller faktisk underskudd inkludert sikringsfond.
      e. ved nedleggelse fordele gjeld eller overskudd mellom IE- og MH-fakultetene.

4. Vedtektene 
      a. godkjennes av rektor 
      b. kan foreslås endret av et flertall i styret.

5. Målgruppen for konferansen er 
      a.   utøvere og forvaltere av helsetjenester. 
      b.   utviklere og leverandører av helserelevante IT-systemer og  infrastruktur.
      c.   brukere av helsetjenester og helsedata.
      d.   forskere, studenter og akademia generelt.

6. Konferansen HelsIT:
      a.   arrangeres vanligvis en gang i året
      b.   kan omfatte: fagfellevurderte foredrag, inviterte plenumsforedrag, tematiske arbeidsmøter, seminar, kurs, debattpanel, utstillinger.
      c.   skal være en akademisk konferanse, med høye krav til nivå, evidens og relevans for det faglige innholdet.
      d.   bør utgi bidrag til konferansen i en fritt tilgjengelig årbok i forbindelse med konferansen.
      e.   skal motivere til diskusjon gjennom bruk av sosiale medier og sosiale arrangement. f. bør kunne telle som etter- og videreutdanning i forskjellige profesjoner.
 

7. Programkomitéen:
      a.   har medlemmer som er personlig oppnevnt for et år av gangen på grunnlag av deres kompetanse og erfaring. De representerer ingen organisasjon.
      b.   bør ha en sammensetning som er representativ for målgruppen mht. kjønn, fagbakgrunn og sektortilknytning.
      c.   arbeider ubetalt, men har fri adgang til konferansen og tilknyttede arrangement.
      d.   har ansvaret for utarbeidelse av invitasjon til konferansebidrag.
      e.   har ansvaret for invitasjon av gjesteforelesere,  hovedtalere og paneldeltakere. 
      f.   skal velge bidrag til konferansen ved anonym fagfellevurdering og utarbeide et konferanseprogram som er attraktivt for målgruppene og i tråd med HelsITs formål. Bidrag rangeres utifra nyhetsverdi, faglig nivå, relevans for konferansens tema og kvaliteten.
      g.   skal være redaksjon for en årbok med (et utvalg av) bidragene til konferansen. 
 

8. Arrangementkomitéen
      a.   oppnevnes av styret.
      b.   har praktisk ansvar for gjennomføring, økonomi og påmelding.
      c.   skal utarbeide et budsjett i samråd med styringsgruppe og leder av programkomité. 
      d.   skal underveis og etter konferansen gjennomføre en evaluering blant deltakerene som presenteres for programkomité og styringsgruppe.
 

9. Budsjettet:
      a.   skal være moderat, slik at deltakeravgiften holdes lav. En foredragsholder per bidrag har fri tilgang til konferansen. Honorar ut over enkle gaver utbetales ikke. utgifter kan i spesielle tilfelle dekkes.
      b.   studenter bør gis billig deltakelse.   
      c.   skal sikre at alt overskudd skal brukes i samsvar med konferansens overordnete formål. Overskudd skal legges i et sikringsfond som kan anvendes til finansiering av neste års konferanse. 
 

10. Kommersielle aktører 
      a.   er viktige som deltakere og premissgivere i konferansen.
      b.   må ta hensyn til regler som regulerer etter- og videreutdanning.
      c.   kan ha utstilling og presentasjoner som i areal, program og økonomi er klart skilt fra de faglige delene av konferansen.
      d.   skal bare inviteres hvis bidraget er relevant for konferansens tema og nyttig for deltakere.
      e.   betaler konferansedeltakelse og direkte kostnader til utstillingen.
      f.   kan tre inn som sponsorere av konferansen med bidrag i form av arbeid eller økonomisk støtte.
      g.  skal ikke gi presentasjoner i det ordinære programmet som ikke gjennomgår samme fagfellevurdering som andre bidrag.            Direkte firma- eller produktomtale skal generelt unngås i det faglige programmet.