NTNU Alumni - Personvern

Personvern og vilkår for bruk

Kort om NTNU Alumni

NTNU Alumni er et nettverk for tidligere studenter med grad fra NTNU. Tidligere utvekslingsstudenter, post docs, ansatte og nåværende studenter er også en del av alumni-nettverket. NTNU Alumni er NTNUs eneste profesjonelle nettverk.

For NTNU handler samarbeid med alumner om å styrke samfunnet, NTNUs identitet og sikre tett kontakt med nasjonalt og internasjonalt arbeidsliv, næringsliv og samfunn. NTNUs alumner utgjør en særskilt ressurs for NTNU og NTNU utgjør en livslang ressurs for alumnene. Samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte for våre alumner og NTNU. Du kan lese mer om NTNU Alumni her: ntnu.no/alumni

Hva er en personvernerklæring?

Denne erklæringen forklarer hvordan NTNU Alumni håndterer og bruker våre alumners persondata. Kunnskapen du gir oss om deg selv gjør det mulig for oss å tilby deg et livslangt forhold til NTNU så lenge du selv ønsker det. Samtidig kan NTNU Alumni bruke dine persondata for å gi deg relevant informasjon om aktiviteter, forskningsnytt og samarbeidsmuligheter.

Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Følgende personvernerklæring beskriver hvordan NTNU bruker dine personlige data for samarbeid med alumner spesielt. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person. Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.

Behandlingsansvarlig

NTNU er behandlingsansvarlig for personopplysninger i NTNUs alumnisystem, jf. Personvernforordningen art. 4 nr. 7. Kontaktperson er Harald Bruland.

Formålet med behandlingen

Dine personopplysninger i NTNUs alumnisystem behandles for en rekke gjensidige formål som styrker relasjonen mellom deg og NTNU.

Dette gjøres gjennom tilpassede henvendelser og relevant informasjon. For eksempel er behandling av personopplysninger i NTNUs alumnisystem nødvendig for at NTNU Alumni kan kontakte deg med:

generell medlemsinformasjon(oppdatering av informasjon, informasjon om muligheter og tjenester tilgjengelig for deg)
invitasjoner til faglige arrangement i regi av NTNU og NTNUs samarbeidspartnere
NTNU Alumni nyhetsbrev (med forskningsnytt, informasjon om etter-og viderutdanning, alumninyheter og andre oppdateringer fra NTNU. Sendes normalt sett ut én gang i måneden).
invitasjoner til sosiale og kulturelle arrangement i regi av NTNU og NTNUs samarbeidspartnere.
invitasjoner til deltakelse i åpne nettverksgrupper (for eksempel tverrfaglige grupper).
forespørsler om samarbeid (basert på dine samtykker om engasjement).
forespørsler om å delta i undersøkelser (for eksempel undersøkelser om NTNUs studietilbud, relevante samarbeidsmuligheter, undersøkelser fra linjeforeninger etc.).
etter- og videreutdanningstilbud (spissede EVU-tilbud av relevans for din bakgrunn og eksklusive tilbud for alumner).

Vi bruker manuelle og automatiske analyser for å koble sammen data som hjelper oss til å gi deg en bedre opplevelse for å sende deg relevant informasjon, og for å identifisere muligheter som kan være av interesse for deg.

Vi søker alltid å sikre at alle muligheter vi presenterer er tilpasset dine interesser og samtykker.

Vi vil alltid respektere en forespørsel fra deg om å slutte å behandle dine personlige data, og i tillegg er dine lovbestemte rettigheter angitt nedenfor.

Hvis du har spørsmål om noen av disse formålene, eller kommentarer til hvordan vi kommuniserer med deg, kan du kontakte oss ved hjelp av detaljene som er oppført nedenfor.

Hvilke personopplysninger blir behandlet?

Vi lagrer informasjon knyttet til deg fra flere kilder. En vesentlig del av informasjonen vi lagrer om våre alumner er informasjon du selv gir oss (for eksempel kan du gi oss informasjon ved å fylle ut din profil i alumniportalen, eller via telefon, e-post eller sosiale medier).

Basert på kontaktinformasjon fra vårt studentregister vil alle kandidater som avlegger nye grader ved NTNU eller fullfører et utvekslingsopphold med varighet over 3 måneder, inviteres inn i alumni-nettverket. Om du ikke ønsker medlemskap slettes din kontaktinformasjon.

Om du er student eller alumn fra NTNU, overføres noen av dine personlige data fra NTNUs studentregister (FS) til alumnisystemet når du blir medlem.

Alumniregisteret inneholder:

Fullt navn
Evt. tidligere etternavn
Fødselsdato
Nasjonalitet (fødested)
Kjønn
Stilling
Organisasjon/bedrift
Avdeling
Funksjon
Rolle
Bransje
Sektor
E-post privat
E-post arbeid
Mobilnummer
Hjemmeadresse
Lynmeldinger

Informasjonen som lagres er ikke synlig for andre medlemmer.

Webanalyse og cookies 

Når du logger inn i Alumnisystemet, lagres ikke IP-adressen din i systemet. Når det gjelder cookies er det kun én cookie knyttet til din faktiske innlogging som lagres (CUSTOMERID-sessionKey).

Nettstedet ntnu.no/alumni kan inneholde lenker til andre nettsider som ikke er under vår kontroll. Vi kan ikke ta ansvar for personvernet eller innholdet på disse nettsidene, men vi tilbyr lenkene for å gjøre det lettere for våre medlemmer å finne mer informasjon på bestemte områder.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi beholder dine personopplysninger i NTNUs alumnisystem til støtte for ditt livslange forhold til NTNU, med mindre du ber oss om å gjøre noe annet. Ved utmelding eller om vi mottar informasjon om dødsfall vil personopplysninger om deg slettes.

Hvordan beskytter vi dataene dine?

Vi sørger for at vi har databehandleravtaler på plass før vi deler dine personlige data.
Vi benytter oss av en underleverandør som står for deler av den tekniske databehandlingen. Amesto Solutions AS er vår samarbeidspartner og databehandler.
Databehandleren skal etter avtale med oss behandle personopplysningene dine på den måten vi bestemmer og i tråd med personvernregelverket. Vi pålegger databehandleren å sørge for en forsvarlig informasjonssikkerhet, samt pålegger vi at persondata ikke kan overdras til andre.
Personopplysningene kommer kun til å bli brukt av NTNU og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt annet ikke fremgår av lov.
Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning.

Personvernombud 

NTNU har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og alumner ved NTNU. Personvernombud ved NTNU kan nås via e-post: thomas.helgesen@ntnu.no .

Det rettslige grunnlaget for behandlingen

Personvernforordningen artikkel 6 A fastslår at en behandling av personopplysninger kan finne sted når dette er nødvendig for at den behandlingsansvarlige skal kunne ivareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.

For å styrke vår utdanning, forskning og omdømme har NTNU interesse av at våre alumner er knyttet til oss. Kontakten med NTNU bidrar på sin side til å styrke alumnenes karrierer og faglige utvikling. Samarbeidet skal være bærekraftig og basert på gjensidig nytte.

NTNU har ikke mulighet til å systematisk opprettholde relasjonen mellom universitetet og våre tidligere studenter uten å tilby dem medlemskap i NTNUs alumni-nettverk. Et alumni-nettverk har en nær sammenheng med den relasjonen den enkelte allerede har til universitet, og det vil derfor være forutsigbart for den enkelte at de mottar tilbud om deltagelse i denne type nettverk. NTNU har derfor en berettiget interesse for bruk av kontaktopplysninger som beskrevet nedenfor som overstiger den enkeltes personverninteresse, jf personvernforordningen artikkel 6 F).

Personopplysningene som benyttes i NTNUs alumnisystem er ikke av sensitiv karakter. Personopplysningene deles ikke med andre virksomheter utenfor NTNU. NTNUs alumnisystem har innebygd personvern og det er utarbeidet rutiner og tiltak for å minimere personvernkonsekvensene.

NTNU benytter kontaktinformasjon fra NTNUs studentregister (FS) for å tilby medlemskap i alumni-nettverket. Å delta i nettverket er frivillig.

Medlemmene i nettverket er selvregistrerte og du bestemmer selv om du ønsker å oppgi supplerende personopplysninger. Det er også opp til deg som medlem om hvilken kontakt du ønsker å ha med NTNU Alumni. Behandlingsgrunnlaget er i disse tilfellene aktivt samtykke fra deg. Det betyr også at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket ved å sende en e-post til alumni@ntnu.no

Tilgang til informasjonen

Vi samarbeider tett med fagmiljøene for å gi våre alumner en så «samordnet» tilnærming som mulig. Fagmiljøene har tilgang til NTNUs studentregister (FS) og kan kontakte våre alumner direkte. Hvert fagmiljø har sine egne prosedyrer og forholder seg til NTNUs generelle overordnede personvernerklæring. I tillegg deler vi data med styremedlemmer for våre lokale alumni-nettverk og representanter for faggrupper.

All informasjon deles på en sikker og konfidensiell måte.

Dine rettigheter

Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger.

Du har rett til:

innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg i NTNUs alumnisystem og ved NTNU for øvrig.
informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
å begrense hvordan vi bruker dine data.
å kreve at vi sletter din profil.

Ta kontakt med oss på alumni@ntnu.no dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor.

Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager.

For å bli medlem og opprette profil i NTNUs alumninettverk, NTNU Alumni, må du samtykke til følgende vilkår:

Ved å registrere deg som medlem i NTNU Alumni samtykker du i at NTNU får behandle og lagre de opplysningene som du har lagt inn i registreringsskjemaet og profilen. Opplysningene kommer kun til å bli brukt av NTNU og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt annet ikke fremgår av lov.
Se personvernerklæringen for detaljer om håndtering av personopplysninger.
For å opprettholde et aktivt nettverk og nå deg med så relevant informasjon som mulig, er det viktig for NTNU å ha utfyllende opplysninger om deg. Derfor må du oppgi følgende informasjon når du registrerer deg som medlem i alumninettverket:
1. Kontaktinformasjon
2. Utdanningsinformasjon
3. Jobbinformasjon
4. Hvordan du ønsker å samspille med NTNU
Dine opplysninger lagres til støtte for ditt livslange forhold til NTNU. Hvis du melder deg ut, eller hvis vi mottar informasjon om dødsfall, vil vi slette personopplysningene om deg.
Ved å registrere deg som medlem i NTNU Alumni samtykker du til å motta generelle henvendelser basert på samtykket du gir. Du samtykker også til å motta generell medlemsinformasjon, som for eksempel henvendelser om å oppdatere informasjon i din profil.
Ved å registrere deg som medlem i NTNU Alumni samtykker du til at du automatisk legges til etablerte nettverksgrupper knyttet til din utdanning eller bosted. Dette betyr at du i tillegg til ønsket generell informasjon også vil motta informasjon fra dine aktuelle nettverksgrupper.
Hvis profilinformasjonen skal brukes til andre formål, skal NTNU Alumni innhente samtykke fra medlemmet på forhånd.
NTNU forplikter seg til å behandle din informasjon i henhold til Personopplysningsloven. Du vil ikke bli spurt om å registrere sensitive opplysninger i NTNU Alumni, og vi oppfordrer deg til aldri å legge inn opplysninger av en slik karakter i NTNU Alumni.
Til statistiske formål kan NTNU sammenstille informasjon som du ga da du registrerte deg med trafikk på siden. I slike tilfeller anonymiserer vi informasjonen.
Du kan be om innsyn i de persondata som er lagret om deg i NTNUs alumnisystem. Hvis opplysningene dine er feil, ufullstendige eller irrelevante, kan du kreve at de skal rettes eller slettes. Du kan når som helst tilbakekalle ditt samtykke i Alumniportalen (lenke).