Sammendrag av prosjektet
Målsetting
NTNU VIDERE er underlagt NTNU sin strategi. I strategien fra NTNU, fremmes det mål som rettes mot NTNU VIDERE. Der står det skrevet: «Vi skal øke omfanget av og kvaliteten på etter- og videreutdanningen».[1]
For å oppnå denne målsetningen har NTNU VIDERE formulert noen målsetninger de mener vil bidra:
- NTNU VIDERE sine målgrupper skal finne relevant informasjon på en enkel måte.
- NTNU VIDERE skal øke sin kundedatabase.
- Prosessen med å melde inn emner og kurs for etter- og videreutdanning skal forenkles.
- Verktøyene/systemene NTNU VIDERE benytter skal ha en tilstrekkelig god kvalitet, og være effektive og fleksible å vedlikeholde.
- Verktøyene/systemene NTNU VIDERE benytter skal være oppdatert, relevant og tidsriktige.
Hvem berøres og involveres
I forbindelse prosjektet vil følgende interessehavere bli berørt eller involvert:
NTNU VIDERE fasiliterer etter- og videreutdanning, i form av kurs hvor emner inngår. NTNU VIDERE har behov for effektive arbeidsprosesser, slik at de opplever å utføre sitt arbeid på en hensiktsmessig måte, som kan bidra til egne og NTNU sine målsetninger.
Studieavdelingen(FS) sørger for å legge emner manuelt inn i FS. Prosjektet ønsker å forenkle prosessen med at informasjon til slutt ender opp i FS.
Institutter har dialog med NTNU VIDERE for opprettelsen av emner. I tillegg skal emner godkjennes av instituttet. Instituttene har faglig og økonomisk forpliktelse, og ansvar for gjennomføringen av et kurs/emne. En forbedring for instituttene vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen.
Fakulteter godkjenner emner og videresender disse til Studieavdelingen. Fakultetene har faglig ansvar for emnet som skal godkjennes. En forbedring for fakultetene vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen.
Faglærere/koordinatorer tar initiativ til å opprette nytt emne. Deres interesse er å etablere emner på smidigst mulig måte. Samtidig har de interesse av å få rådgivning i denne forbindelse. En forbedring for faglærer vil være at prosessen med innmelding av emner/kurs går mer smidig, og at de kun har et «elektronisk dokument» å forholde seg til i hele prosessen. Dette vil øke kvaliteten på prosessen. I tillegg vil økt trygghet og forståelse i prosessen være en forbedring.
Potensielle studenter viser interesse for studier ved NTNU VIDERE, ved å registrere interesse, eller å søke på kurs. NTNU VIDERE tilbyr et stort antall kurs (omlag 200), og har et bredt mangfold. Derfor vil en forbedring for potensielle studenter være å enklere finne frem. For potensielle studenter vil en forbedring innebære å bli mer selvhjulpet i prosessen med å ta kurs. I tillegg vil det være et ønske om å ha tilgang til ytterligere støtte ved behov.
Aktive studenter får tilstrekkelig informasjon i forbindelse med gjennomføringen av kurs. En forbedring vil innebære å blir mer selvhjulpet i gjennomføringen av kurs. Dette inkluderer alle praktiske og faglige spørsmål. Samtidig vil det være et ønske om ytterligere støtte ved behov.
Ledelse ved NTNU har interesse av at NTNU VIDERE drives på en god måte, slik at det bidrar til NTNUs måloppnåelse samt styrke universitetets omdømme. En forbedring vil være om NTNU VIDERE sin løsning blir en mer integrert del av NTNU, og NTNU sine IKT-systemer. Det vil kunne gi positive synergieffekter, som følge av eksempelvis mer smidig og effektiv informasjonsflyt.
Hva skal leveres
I forkant av prosjektet ble det gjort en kartlegging av arbeidsprosessene ved NTNU VIDERE. Disse brukes til å videre leveranser.
Prosjektet er tenkt å levere i to faser. I første fase skal prosjektet innarbeide en av de kartlagte arbeidsprosessene, "Beskrive og godkjenne nytt emne/kurs". Dette innebærer anskaffelse av tilleggsmodul i eksisterende IKT-system (SuperOffice), og implementering av arbeidsprosessen i denne modulen.
I andre fase ønsker NTNU VIDERE å utvikle ny webside, som bruker grunnlagsinformasjonen som lagres i forbindelse med arbeidsprosessen som innarbeides i fase én. Målet er å automatisere så mye som mulig, for å redusere manuell forvaltning av websiden.
Suksessfaktorer
Det er ikke satt suksessfaktorer.
Milepæler og framdrift
Prosjektet er i implementeringsfaser i første fase, som går ut på å innarbeide første arbeidsprosess fra Behovsanalysen. I denne fasen skal det også utarbeides grovestimat på hvor mye tid prosjektet vil trenge for å levere fase to.
Første fase var tenkt levert innen sommeren 2014.
Denne fristen er imidlertid overtrådt.
I august fratrådte Jørgen Hovelsen Frøland som prosjektleder fra NTNU IT i forbindelse med at han begynte i ny jobb 1. september. Leif Morten Herskedal overtok.
2. september utførte prosjektgruppen for første gang en test av et utkast til løsningen i testmiljø. Dette var tredje forsøk på å gjennomføre en testing, der de tidligere forsøkene hadde strandet på uferdig leveranse fra leverandør.
3. september gav leverandøren uttrykk for at prosjektet ved gjennomføringen av testingen dagen i forveien, passerte en milepæl av kontraktsmessig betydning, og at videre utvikling etter dette måtte estimeres og betales for. Prosjekteier bestrider denne konklusjonen.
Testingen og utformingen av tilbakemeldingene til om løsningen tok i alt 7 møter for prosjektgruppen fra 2. september til 15. oktober. Det har vært vanskelig for prosjektgruppen som tester, å avgjøre hvilke deler av testløsningen som leverandøren mener er et ferdig forslag og hvilke deler av testløsningen som leverandøren er inneforstått med å være uferdig. En funksjon for å kunne legge til kursemner som en del av innmeldingsprosessen for videreutdanningskurs, har vist seg særdeles vanskelig. Her har bestillingen/kravspesifikasjonen en beskrivelse som ikke er levert i løsningen, og dette får en rekke konsekvenser for den videre saksflyten. Det har vært et gjennomgående tema i prosjektprosessen at leverandøren mener bestiller gjentatte ganger har endret kravspesifikasjonen, mens bestiller mener leverandørens i utgangspunktet ikke har forstått kompleksiteten i oppgaven, og at det i hovedsak er snakk om presiseringer av kravspesifikasjonen for at leverandøren skal kunne forstå hva det er NTNU Videre har behov for. Overfor bestiller har leverandøren gjentatte ganger gitt inntrykk for hvor enkelt det vil være for dem å levere, men det har altså ikke vist seg i praksis ennå. Samtidig fremgår det av kontrakten at det er leverandørens skal levere tjenester som skal fremskaffe den nødvendige spesifikasjonen av produktet. Denne målsettingen har man åpenbart ikke oppnådd med de tiltakene som har vært gjennomført.
30. september hadde prosjekteier og prosjektleder et møte der vi konkluderte med at vi oppfattet kontrakten med SuperOffice som en avtale om en fossefallsmetodikk, mens den faktiske prosessen syntes å likne mer på en smidig metodikk. Vi konkluderte videre med at det var behov for å sette en sluttstrek for videre endringer i kravspesifikasjonen enten de karakteriseres som endringer eller presiseringer. Vi foreslår at dette skal danne grunnlag for en forhandling med leverandøren om ansvarsfordeling for å få løsningen fra der den er nå og frem til en ferdig løsning som fungerer, og kan produksjonssettes.
13. oktober stiller leverandøren spørsmål ved denne planen, og skriver: «Vi er jo midt i prosjektet, og løsningen er nå på et prototype-nivå.. Dette er som et første-utkast vi har valgt å vise dere, som skal gi oss best mulig grunnlag for å ferdigstille de resterende oppgavene og justeringene. Så det er klart det mangler mye før løsningen er ferdig, har dere oppfattet dette som en ferdig levert løsning fra vår side?».
Prosjektleder har i etterkant av denne tilbakemeldingen bedt om en avklaring fra leverandøren om hvordan utsagnet fra 13. oktober skal forstås i forhold til utsagnet fra 3. september. Dessuten er det en kjensgjerning at det ville endret mye på premissene for den prosessen som prosjektgruppen har brukt 7 møter og halvannen måned på gjennomføre, hvis oppgaven var "å se på" (ref. 13. oktober utsagnet) i stedet for "å teste" som er slik NTNUs representanter oppfattet oppgaven fra månedskiftet august-september.