-e-Læring ansatte

Sammendrag av prosjektet

Anskaffe NTNU et e-læringssystem for den opplæringen som i hovedsak tilbys ansatte. Fusjonen er hovedfinansier. Det er en overordnet målsetningen å levere e-læringssystemet slik at det kan benyttes for de opplæringsbehovene som fusjonen bringer med seg.

Prosjektet skal fange opp flere sammenfallende eller tilstøtende tidligere igangsatte eller gjennomførte aktiviteter innen intern opplæring for ansatte.

Målsetting

Tilby et verktøy som kan bidra til:

1. Høyere kvalitet og effektivitet på virksomhetsintern opplæring for studenter og ansatte ved NTNU gjennom å til by nye funksjoner for formidling og distribusjon av læringsinnholdet.
2. Mer effektiv ressursbruk gjennom å utvikle, forvalte og drifte ett felles system.
3. Mer effektiv ressursbruk og høyere opplæringskvalitet på læringsinnhold som distribueres digitalt
   1. Kursgjennomføring uavhengig av geografisk samlokalisering og samtidig gjennomføring
   2. Kursgjennomføring kan enklere tilpasses kursdeltakernes behov.
   3. Mulighet for "just in time" (JiT) gjennomføring av opplæringen.
   4. Det er bortimot ingen ekstra kostnader ved å gjennomføre kurs flere ganger eller med antall "deltakere" på kursene

Hvem berøres og involveres

Alle enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring til ansatte og studenter ved NTNU, vil få et nytt felles digitalt system for å utvikle, administrere, markedsføre og gjennomføre sin kursvirksomhet. Der man sannsynligvis har mange arbeidsprosesser i dag, vil man få én overordnet arbeidsprosess å forholde seg til hele eller deler av.

Personalavdelingen er i seg selv en betydningsfull aktør blant enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring. Personalavdelingen er gitt et overordnet ansvar for utviklingen av et e-læringssystem for ansatte i hele NTNU som prosjekteier for prosjektet.

 Prosjekteier og en ev. styringsgruppe har en viktig rolle i å kanalisere og prioritere behovene blant kurstilbyderne ved NTNU til prosjektet. I tillegg kan det bli hensiktsmessig å opprette en referansegruppe med relevant kompetanse for å gi råd om f.eks. god praksis for ulike aspekter ved e-læring.

Det foreligger noe analysearbeid som er utført av noen av de foregående aktivitetene som prosjektet e-læring for ansatte er ment å fange opp. Prosjektet tar ikke mål av seg å gjenta involveringsprosessene som allerede er gjennomført i forbindelse med disse analysene. Men det kan bli aktuelt å supplere for ev. behov som vi finner ut ikke er tilstrekkelig dekket.

Alle ansatte vil få et nytt tilbud om intern opplæring. I tilknytning til brukertjenestene, som vil bli utviklet som en del av prosjektet, vil det sannsynligvis være en målsetning å gjennomføre f.eks. brukerundersøkelser og -testing for å sikre god brukervennlighet i tjenestene.

NTNU IT vil være involvert med ressurser til prosjektledelse, analyser og utvikling i prosjektet, og til driftsetting og videre drift av systemet etter at det er levert fra prosjektet.

Innføring av et felles e-læringssystem vil med stor sannsynlighet innebære ulike grader av omstilling og endring alle involverte. Det anbefales derfor at prosjekteier/prosjektet utvikler og gjennomfører en kommunikasjonsplan for å fremme en så god omstillingsprosess som mulig.

Hva skal leveres

1. Analyse: Innsamling av tilstrekkelig underlag / kunnskap om hva som skal foreslås utviklet.
   1. Beskrive virksomhetsprosesser:
      1. Utvikle e-læringskurs
      2. Informere om interne kurs som tilbys studenter og ansatte ved NTNU
      3. Melde seg på interne kurs
      4. Tilgjengeliggjøre e-læringskurs
      5. Gjennomføre e-læringskursopplæring inkl. ev. vurdering og eksamen
      6. Dokumentasjon av gjennomført opplæring
      7. Administrasjon av interne kurs
      8. Rapportering om den interne kursaktiviteten ved NTNU
          
   2. Systematisere foreliggende funksjonelle analyser fra «kurskalenderprosjektet» og Personalavdelingens rapport om e-læring på NTNU.
      1. Hva må ev. utredes ytterligere hva gjelder funksjonelle krav? 
          
   3. Teknologi og arkitektur: muligheter og begrensninger, «hyllevare», SharePoint-basert alternativ fra Helse Midt-Norge…?
       
   4. Referanser: hvilke lærdom kan dette prosjektet trekke fra andre som har anskaffet/utviklet e-læringssystem, hva har de erfart, hva gjør de og hvorfor?
       
   5. Risiko: hva er risikoene for prosjektet, systemet, tjenesten m.m.?
       
2. Anbefale: Basert på kunnskap fra analysene:
   1. Anbefale med ev. alternativer hvilke prosesser et felles e-læringssystem bør utvikles/anskaffes for å støtte
   2. Anbefale med ev. alternativer hvilke funksjoner et felles e-læringssystem bør utvikles /anskaffes for å støtte.
   3. Anbefale hvilke ikke-funksjonelle krav et felles e-læringssystem bør oppfylle for
   4. Anbefale tiltak med ev. alternativer for å gjennomføre et hovedprosjekt for å utvikle/anskaffe en løsning for punkt 1 og 2 over.
   5. Beskrive konsekvensen av å gjennomføre tiltakene, i og etter prosjektperioden
   6. Det hele sammenstilles i en sluttrapport.
      
      
3. Gjennomføre hovedprosjekt basert på anbefaling etter behandling av forprosjektets sluttrapport.