Sammendrag av prosjektet
Anskaffe NTNU et e-læringssystem for den opplæringen som i hovedsak tilbys ansatte. Fusjonen er hovedfinansier. Det er en overordnet målsetningen å levere e-læringssystemet slik at det kan benyttes for de opplæringsbehovene som fusjonen bringer med seg.
Prosjektet skal fange opp flere sammenfallende eller tilstøtende tidligere igangsatte eller gjennomførte aktiviteter innen intern opplæring for ansatte.
Målsetting
Tilby et verktøy som kan bidra til:
- Høyere kvalitet og effektivitet på virksomhetsintern opplæring for studenter og ansatte ved NTNU gjennom å til by nye funksjoner for formidling og distribusjon av læringsinnholdet.
- Mer effektiv ressursbruk gjennom å utvikle, forvalte og drifte ett felles system.
- Mer effektiv ressursbruk og høyere opplæringskvalitet på læringsinnhold som distribueres digitalt
- Kursgjennomføring uavhengig av geografisk samlokalisering og samtidig gjennomføring
- Kursgjennomføring kan enklere tilpasses kursdeltakernes behov.
- Mulighet for "just in time" (JiT) gjennomføring av opplæringen.
- Det er bortimot ingen ekstra kostnader ved å gjennomføre kurs flere ganger eller med antall "deltakere" på kursene
- Kurskatalogen i e-læringssystemet for ansatte skal erstatte nåværende kurskatalog.
Hvem berøres og involveres
Alle enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring til ansatte og studenter ved NTNU, vil få et nytt felles digitalt system for å utvikle, administrere, «markedsføre» og gjennomføre sin kursvirksomhet. Der man sannsynligvis har mange arbeidsprosesser i dag, vil man få én overordnet arbeidsprosess å forholde seg til hele eller deler av.
Personalavdelingen er i seg selv en betydningsfull aktør blant enheter ved NTNU som tilbyr intern opplæring. Personalavdelingen er gitt et overordnet ansvar for utviklingen av et e-læringssystem for ansatte i hele NTNU som prosjekteier for prosjektet.
Prosjekteier og en ev. styringsgruppe har en viktig rolle i å kanalisere og prioritere behovene blant kurstilbyderne ved NTNU til prosjektet. I tillegg kan det bli hensiktsmessig å opprette en referansegruppe med relevant kompetanse for å gi råd om f.eks. god praksis for ulike aspekter ved e-læring.
Det foreligger noe analysearbeid som er utført av noen av de foregående aktivitetene som prosjektet e-læring for ansatte er ment å fange opp. Prosjektet tar ikke mål av seg å gjenta involveringsprosessene som allerede er gjennomført i forbindelse med disse analysene. Men det kan bli aktuelt å supplere for ev. behov som vi finner ut ikke er tilstrekkelig dekket.
Alle ansatte vil få et nytt tilbud om intern opplæring. I tilknytning til brukertjenestene, som vil bli utviklet som en del av prosjektet, vil det sannsynligvis være en målsetning å gjennomføre f.eks. brukerundersøkelser og -testing for å sikre god brukervennlighet i tjenestene.
NTNU IT vil være involvert med ressurser til prosjektledelse, analyser og utvikling i prosjektet, og til driftsetting og videre drift av systemet etter at det er levert fra prosjektet.
Innføring av et felles e-læringssystem vil med stor sannsynlighet innebære ulike grader av omstilling og endring alle involverte. Det anbefales derfor at prosjekteier/prosjektet utvikler og gjennomfører en kommunikasjonsplan for å fremme en så god omstillingsprosess som mulig.
Hva skal leveres
- Kursbyggeverktøyet Microsoft Office Mix
Programvaren Office Mix som et verktøy som gjør det mulig for ansatte ved NTNU å bygge e-læringskurs. Verktøyet må muliggjøre bruk av SCORM-standard for læringsinnholdet i NTNUs e-læringssystem for opplæring av ansatte.
Verktøyet må leveres i tide, slik at verktøyet er et alternativ å benytte for dem som skal lage opplæring for ansatte i forbindelse med fusjonen mellom NTNU og tre høyskoler.
Verktøyet må kunne distribueres til bruk i organisasjonen.
Prosjektet må initiere en dialog med de som ev. velger å ta systemet i bruk i tilknytning til opplæringsaktivitetene i fusjonsprosessen.
Prosjektet må tilgjengeliggjøre opplæring i bruk av verktøyet.
Oppnås i september 2015
- Bygge e-læringsystem for publisering og administrasjon av opplæring
Gjennomføre bygging av et komplett verktøy for e-læring for ansatte.
E-læringssystemet skal kunne presentere opplæringstilbudet for ansatte bestående av både klasseromsundervisning (opplæringsarrangement) og digitale kurs.
Systemet skal bygge på og bruke SCORM-standarden for e-læring
Systemet skal lagre tilgjengelige kurs og arrangementsaktiviteter i en database
Systemet skal omfatte et administasjonsverktøy for å styre tilganger, publiseringen av innhold og rapportering fra læringsaktivitetene.
Oppnås i september, oktober, november og desember 2015
- Produksjonssette et komplett verktøy for ansatte
Levere et komplett verktøy for e-læring for ansatte.
Det vil si at systemet settes i produksjon med adgang for bruk av systemet i henhold til definerte roller.
Teknisk driftsansvar overtas av definert driftsansvarlig for systemet.
Funksjonell drift og forvaltningsansvar overtas av tjenesteeier/tjenesteansvarlig.
Systemet leveres med e-læringsmateriale om bruk av e-læringssystemet publisert i løsningen.
Prosjektet bidrar med sine kunnskaper til lanseringen av tjenesten i organisasjonen.
Oppnås i desember 2015 og januar og februar 2016
Innfasing av e-læringsystemet
- Initiere samarbeidsavtale og mandat for samarbeid med Helse Midt-Norge RHF
Samarbeidsavtale signert 2. oktober 2015 ved adm. dir. Stig Slørdahl og org. dir. Ida Munkeby - Backlog og videreutvikling i 2016
E-læringsystemet skal fungere som et selvstendig system fra årsskiftet 15/16. Potensialet for gevinstrealisering for NTNU kan styrkes av at systemet integreres med andre systemer.
I prioritert rekkefølge vil det i første omgang være mest relevant å integrere med TIA, og deretter med Innsida, og deretter med Paga, og deretter igjen mot andre sentrale støttesystemer.
Det er satt av midler til en fase 2 av hovedprosjektet. Disse midlene bør benyttes til å komme så langt som mulig i videreutvikling i den prioriterte rekkefølgen som er skissert over.