| Table of Content Zone |
|---|
| Sammendrag av prosjektet Målsetting |
Prosjektet har hatt 3 hovedmålsettinger for 2013:- Erstatte verktøyet HP Openview Service Desk (HPOV SD) med HP Service Manager (HPSM)
- Tilby Lokal IT lesetilgang til verktøyet
- Ta ibruk en brukerportal som vil gi saksinnmeldere tilgang til sine saker
Under prosjektets framdrift ser vi lesetilgang til Lokal IT ikke nødvendigvis vil dekke behov og forventninger hos Lokal IT slik at denne å modifiseres i samarbeid med Lokal IT. Prosjektet har 3 effektmål: - Bedre brukeropplevelse ved saksgang vedrørende IT
- Forenkle samarbeidet mellom IT-folk ved NTNU samt forenkle innføring av nye tjenester i organisasjonen, ved å ha bedre tilgang til løsningen for saksgang
- Høyere funksjonsnivå og bedre støtte til ITIL- prosesser ved å innføre et system med mer funksjonalitet og fleksibilitet enn tidligere
Hvem berøres og involveresI første omgang vil alle ved NTNU IT berøres. Alle som benytter HPOV SD ved NTNU IT vil bli nødt til å forholde seg til det nye verktøyet. Dernest vil alle ved Lokal IT som velger å ta ibruk HPSM i større eller mindre grad, berøres. Til slutt vil saksinnmeldere som velger å ta ibruk portal framfor å benytte dagens kanaler for innmelding av saker berøres. Prosjektets hovedmålsetting er: - Utfase eJournal og eventuelt andre saksbehandlingsverktøy, få på plass rapportering samt en rekke forbedringsforslag skal gås igjennom og prioriteres. Prosjektet vil også vurdere å innføre CMDB i HPSM slik at HPSD kan avsluttes.
Prosjektets effektmål er: Bedre opplevelse av saksbehandlingsverktøyet for nye og erfarne brukere Forenklet samarbeid ved saksbehandling mellom avdelinger og campus; 1) opplevelse av å være likeverdig bidragsytere til å effektuere behandling av saker (f.eks. i motsetning til å kun være videreformidler av saker), 2) kortere tid til overlevering/fordeling av saker mellom saksbehandlere lokalt og sentralt 3) oversikt over sakenes status til enhver tid tilgjengelig for alle. Ressursbesparelser ved at HPSD, RT og eJournal fases ut Portalen blir mer tatt i bruk ved NTNU
Hvem berøres og involveresAlle som jobber med tjenesteleveranser og tilhørende sakshåndtering blir berørt. Dette fordi arbeidsprosessene kan bli noe justert, og fordi saksbehandlerne vil få et nytt saksverktøy. Alle ansatte og studenter som melder inn saker vil bli berørt, ved at det vil tilbys ett felles kontaktpunkt og bruk av selvbetjeningsportal som alternativ til epost som kanal for innmelding. Ved NTNU IT Plattform og |
Ved NTNU IT Plattform of Applikasjonsdrift vil involverte i drift og vedlikehold av HPSM |
også berøres. Hva skal leveresSaksverktøyet HPSM |
med nødvendige moduler skal tilpasses og leveres ved NTNU IT. Ved overgang til nytt verktøy vil saker som er startet i det gamle verktøyet ferdigstilles der, mens nye saker vil håndteres i det nye verktøyet. Saker vil ikke flyttes over fra gammelt til nytt verktøy. Vi har muligheter til å la HPOV SD være tilgjengelig fram til ca 2022.SuksessfaktorerSamme (eller bedre) funksjonalitet og kvalitet på prosess og verktøy som før. Milepæler og framdriftHvilke milepæler foreligger og hva er status på framdriften?satt opp med støtte for de valgte arbeidsprosesser. Brukerveiledninger til saksbehandlere, da det rapporteres om manglende opplæring. CMDB (assets) eksporteres fra HPSD, det som er relevant legges inn i HPSM. Dermes kan HPSD avsluttes. Flagging av vandresaker (saker som blir bouncet mellom grupper/helpdesks og ikke får hjelp) Milepæler og framdriftMilepæler | Dato | Ny dato | Status | Prosjektdefinisjon ferdig | 30.03.16 | | | | Prioritetsliste ferdig | 16.03.16 | 08.04.16 | OK | | Risikoanalyse | 30.03.16 | 08.04.16 | OK | | ORG/OU | | 30.01.17 | | | Flagging av vandresaker | | | OK | | Brukerveiledninger og tilgjengelighet | 15.04.16 | | OK | | CMDB (assets) eksportert | | | OK | | Avslutte eJournal | | 30.12.17 | OK | | Avslutte HPSD | | 30.12.17 | OK | | Avslutte prosjekt | 30.06.16 | 30.12.17 | |
|
|