Page History

Sammendrag av prosjektet

• Innsida skal gjøre arbeidsdagen lettere og frigjøre tid til ansatte og studenters primæroppgaver.

Målsetting

Et moderne intranett skal tilfredsstille mange behov og være en felles arbeidsflate som samler tjenestene for alle brukergruppene. Intranettet er organisasjonens kanal for effektiv og brukerrettet internkommunikasjon til ansatte og studenter.

Linjeprinsippet i statlig kommunikasjon påpeker at kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret. Dette stiller høye krav til at hele organisasjonen og linjeledelsen stiller seg bak utviklingen og leverer brukervennlige tjenester og innhold som mange trenger. 

Et intranett skal være et virksomhetskritisk verktøy for hele organisasjonen og brukes flere ganger pr uke av majoriteten av brukerne. Innhold på intranettet skal være kvalitetssikret, beskrive gjelde prosesser og gi informasjon om organisasjonen.

Erfaringer fra NTNUs intranettarbeid og beste praksis fra andre intranett gir god kunnskap om hva som må til for lykkes. Et intranett må derfor:

• …være handlingsdrevet og sørge for at man utført oppgaver på enklest mulig måte.
• …stå sentralt i internkommunikasjonen og være en autorativ, felles arena for flerveis utveksling av informasjon, beste praksis, meninger og ideer.
• …gjøre andre verktøy for kommunikasjon, samhandling og deling lett tilgjengelig.
• …være kultur og identitetsskapende og løfte frem beste praksis, hendelser og arrangement, hvordan folk jobber, gode historier, humor og felleskap.
• …være en autorativ og virksomhetskritisk informasjonskilde for relevant og kvalitetssikret innhold
• …være organisert etter brukeroppgaver, prosesser og overordnede tema. Innholdet skal være lett finnbart med både navigasjon og søk.
• … anerkjennes som et kollektivt ansvar hvor ledelsen og alle enheter/avdelinger tar ansvar for kvaliteten i felleskap.

EFFEKTMÅL

1.NTNU har god internkommunikasjon og åpen dialog med ansatte og studenter på Innsida.

• Indikator: Ansatte og studenter opplever meldinger på Innsida som nyttige.
• Indikator: Innsida er førstevalg for ledere og stab til internkommunikasjon og dialog med ansatte og studenter.

2. NTNU har god informasjonskvalitet på Innsida
• Indikator: Ansatte og studenter finner veiledninger og tjenester de skjønner og kan stole på via Innsida.
• Indikator: NTNU prioriterer ressurser til kvalitetssikring og forbedring av innhold på Innsida.
• Indikator: Innsida skal være en naturlig plattform for enheter og prosjekter å levere samkjørte tjenester og informasjon til ansatte og studenter på.

3. NTNU har samlet tidsbesparende verktøy og tjenester på Innsida

• Indikator: Ansatte og studenter finner raskt folk, enheter, roller og kontaktinformasjon på Innsida.
• Indikator: Ansatte og studenter får raskt tilgang til relevante verktøy og tjenester via Innsida

Hvem berøres og involveres

Primære målgrupper for Innsida er i prioritert rekkefølge:

• Studenter
• Doktorgradskandidater
• Vitenskapelig ansatte
• Teknisk-administrativt ansatte.

Sekundær målgruppe er randsone/eksterne samarbeidspartnere og da spesielt de som bruker NTNUs tjenester og informasjon (som HMS-rutiner i laboratorier, IT-tjenester med mer). Det aller meste av innholdet på Innsida er åpent for omverdenen og dermed også tilgjengelig for de om ikke har påloggingsmulighet til Innsida. Innsida støtter engelsk så vel som norsk språk, bortsett fra en del administrative rutiner som kun er på norsk språk.

Hva skal leveres

Leveranser

1. Levere flytting av innhold og tjenester til Innsida i samarbeid med enhetene. Innholdet skal støtte NTNUs strategiske mål og brukernes behov[SB1]  skal prioriteres.[MF2] 
2. Levere omskriving og forbedret tekst og innhold på de viktigste sidene
3. Levere forbedret interaksjonsdesign på de viktigste og mest brukte sidene.
4. Levere god navigasjon og brukeropplevelse for brukerne av Innsida.
5. Levere ny eller forbedret funksjonalitet og applikasjoner [SB3] som støtter NTNUs strategiske mål og brukernes behov, f.eks. timeplan for studenter og enkle ePhortetjenester for ansatte.
6. Levere en gjennomgang og analyse om tjene[SB4] [MF5] stene på Innsida er universelt utformet og i samsvar med NTNUs prinsipper og nasjonale krav for universell utforming til systemeier.
7. Levere tilpassede nettsider og basisfunksjoner for mobil og nettbrett slik at det kan brukes uavhengig av plattform eller arbeidssted. «Mobile first» skal være en viktig føring for videre utvikling.
8. Levere en plan for brukerutvikling og opplæring i organisasjonen til systemeier. Systemeier sørger deretter for at alle ansatte og studenter får tilbud om opplæring og at de vet om mulighetene Innsida kan tilby.
9. Levere en mulighetsstudie om hvordan Innsida kan være NTNUs kvalitetssystem og hva som må utvikles for at innholdskvalitet og kvalitetssikring blir tilstrekkelig dokumentert. 
10. Senest våren 2015 skal det leveres et grunnlag for en beslutning til ledelsen om hvordan finansiering, forvaltning og videreutvikling i linjen skal løses. Forslaget danner deretter grunnlag for vurdering i de ordinære budsjettprosessene.

Organisatorisk arbeid og samarbeid med andre

1. Innsida skal være godt forankret i NTNUs strategi, politikk,  budsjettdokumenter og virksomhetsmål.
2. Innsida er en nettbasert arbeidsflate for studenter og ansatte hvor de fleste tjenester og verktøy samles. Innsida må synliggjøres som en viktig og integrert del av NTNUs IT-strategi, IT-arkitektur og IT-målbilde både for ansatte og studenter.
3. Sørge for at de som eier eksisterende og nye tjenester/prosjekter/verktøy vurderer om tettere integrasjon med Innsida vil gi en bedre totalopplevelse av tjenestene til ansatte og studenter på NTNU. SSO (singel sign-on) er et minimum av integrasjon.
4. Være pådriver for god datakvalitet, åpen datautveksling mellom systemer og bedre samhandling på NTNU. Ta i bruk TIA som datakilde når tjenesten er god nok.
5. Bidra til søkeprosjektet slik at Innsida får en god og brukervennlig søkefunksjon som gir bedre treff i flere relevante kilder for ansatte og studenter. (f.eks. kart og rom, sharepoint, litteratur el.)
6. Skille ut større tiltak som f.eks. skjemaverktøy og kurskatalog og sørge for at videre arbeid løses som egne prosjekter/tiltak i programmet eller i linjen uten at det fører til forsinkelser.
7. Være pådriver for at NTNU har gode og brukerrettede prosesser med tydelig prosesseierskap.
8. I samarbeid med kommunikasjonsavdelingen og andre enheter utarbeide en kanalstrategi for internkommunikasjon hvor Innsida presiseres som NTNUs primære kanal for internkommunikasjon fra organisasjonen til grupper av ansatte og studenter. Kommunisere kanalstrategien til enheter og brukere.
9. Innsida skal bidra inn i prosjektet med nytt LMS/e-læring for studenter og legge til rette for at nye verktøy blir tett integrert med Innsida og at Innsidatjenester også blir vurdert presentert i LMS.
10. I samarbeid med andre levere enkle brukertjenester fra f.eks. «min profil» som kan oppdatere NTNUs kilder. Eksempelvis kan ansatte melde inn telefonnummer og kontor fra «min profil».

Suksessfaktorer

Innsida må bli et felles prosjekt der alle enheter på NTNU leverer tjenester og innhold som brukerne trenger.

Milepæler og framdrift

• Prosjektdefinering - nov
• Prosjektplan - des
• Prosjektplanlegging våren 2015
• Styringssystem og styringsgruppe våren 2015
• Synkronisere med fusjon våren 2015
• Levere fortløpende våren 2015Gjennomføring - pågående