Møteplagere, maktkamp og misbruk av tid

Det er ikke rent få arbeidstimer NTNUs nær 2500 ansatte bruker i møter hver eneste dag. Men blir du nødvendigvis en god møteleder bare du kan skilte med høy grad og fin tittel?

- Nei, alt for mye tid går med til uproduktive møter, påstår bedriftsveileder Synnøve Christensen. I forrige uke holdt hun et todagerskurs for ledere ved NTNU om nettopp "Effektiv møteledelse".

- Selv om du gjør en god formell forberedelse til et møte, har du ingen garanti for at det går slik du har tenkt, fortsetter Christensen. For mange interesser gjør seg gjeldende når voksne mennesker samles for å kommunisere og produsere beslutninger. Til tider kan det se ut som om en "underverden" tar over og får romstrere fritt på møtet. Dermed risikerer møteleder å miste kontroll.

- Vi er mange som har erfaring med at møtet kan utarte seg til en ren maktkamp mellom enkeltpersoner eller fraksjoner. Da er det om å gjøre å vite hvordan du som møteleder skal stramme tøylene.

Trente på møte

Og det var nettopp det de øvde på, NTNU-lederne. Ut fra egne opplevelser diskuterte de hva som hadde gått galt i bestemte situasjoner og hva som kunne ha vært gjort annerledes. Til slutt testet de nyervervet innsikt rundt møtebordet, der rollene som leder, deltaker og møteplager rullerte.



- Hver uke bruker jeg rundt åtter timer på å sitte i møte, forteller kursdeltaker Terje Wiik, som er avdelingsleder for Plan- og budsjettseksjonen ved NTNU. Mange av møtene leder han selv. - Det vanskeligste er å oppnå en tilsiktet hensikt med møtet. Du skal være svært bevisst for å hindre at det ikke sklir ut, sier Wiik. Han kjenner til begrepene møteplager og geriljametoder, men synes ikke at NTNU er særlig plaget av slikt. Tvert imot, NTNUere har heller en tendens til å være litt for siviliserte, synes Wiik.

-Akademikere har så mye faglig å forsvare at vi nok vegrer oss for å kaste oss utpå i frykt for å dumme oss ut. Jeg tror vi risikerer å miste noe verdifullt ved denne reserverte måten å utveksle informasjon og tanker på, sier avdelingslederen. Han får støtte av bedriftsrådgiveren.

-NTNUere er som akademikere flest svært opptatt av det faglige innholdet i møtet, og det er jo bra. Men det kan virke hemmende på kreativiteten, derfor kan akademikere ha godt av å løsne litt på snippen i møtesammenheng. Hvis møtet blir for stivt, er det en utfordring for møteleder å vite hvordan man kan gjøre folk trygge for å unngå at en eller to tar ordet og beholder det, sier Christensen.

Ble bedre møteleder

Wiik er ikke i tvil om at han er blitt både en bedre møteleder og -deltaker etter kurset, selv om han ikke ble servert noe fasitsvar på hva et godt møte er og hvordan man skal få det til. - Med et mer bevisst forhold til hva som skjer på et møte og hvordan du kan påvirke prosessen, har du mye mer å bidra med, sier Terje Wiik. Synnøve Christensen oppfordrer alle til å ta en kritisk gjennomgang av møtevirksomheten sin, hvilke møter det er verdt å bruke tid på og hva du gjør på selve møtet. Bedriftsveilederen hevder at det er lett å kjøre seg fast i et spor, der møter blir et rituale uten reelt innhold. - Jeg har selv irritert meg over møter som jeg ikke har utbytte av. Men det tok lang tid før jeg torde å sette spørsmålstegn ved hensikten og resultatet av faste møter. Til min store overraskelse viste det seg at mange andre opplevde det på samme, negative måte. Her står både ledere og møtedeltakere overfor en stor utfordring, sier Christensen, som kommer tilbake til NTNU for å holde enda et møtekurs i november. Kurset er arrangert av personalavdelingen.


TEKST OG FOTO: TRUDE BLÅSMO