Ny telefonkatalog 1. juli

Det er brukt hele fem måneder til forberedelser før selve trykkingen av katalogen kunne starte, og endringene har vært svært omfattende.

Det aller meste av katalogarbeidet har ligget på Ragnhild Wold fra IT-avdelingen og Greta Johnsen fra Sintef drift . De har personlig ­ og med noe innleid hjelp av 2-3 andre personer ­ stått for nærmere 30 000 manuelle endringer i telefonkatalogen de siste fem månedene. Databasen gir liten automatisk hjelp, og alle små og store endringer har måttet settes inn manuelt , f eks. måtte navnet UNIT endres til NTNU i 3000 forekomster i databasen. Uten denne store innsats hadde det ikke vært mulig å få katalogen oppdatert og trykket med den kvaliteten den nå får.

Infoavdelingen ved NTNU ved Jan Erik Kårø har laget en helt ny bruksanvisning som er mye mer brukervennlig enn den gamle. Dessuten er de viktigste teletjenestene fremhevet foran i katalogen slik at de skal bli lett å finne. Når det gjelder layout, har Janne Kolberg vært den drivende kraft. Den nye katalogen får et helt nytt, spennende omslag og et innhold med en annen layout enn tidligere. Telefonkatalogen markerer et viktig skille over til det nye NTNU og Sintef. I tillegg har den nye katalogen fått med HiST hvor Hans Jørgen Leksen har vært ansvarlig for å få med de siste endringene fra høyskolemiljøet.

Hele katalogprosessen har vært «en lang dags ferd mot natt» med en masse flere små og store organisatoriske endringer enn det som var ventet i planleggingsperioden. Det som har tatt mest tid, har vært: alle endringene etter omorganiseringene, og en masse endringer av e-postadresser.

Katalogdatabasen inneholder 10 tusen forekomster. For å minske antall feil i basen har svært få personer arbeidet med selve oppdateringen. Det har ført til en lengre prosesstid, men kvaliteten på produktet har på denne måten blitt meget høyt. Likevel må en regne med noen feil fordi det har vært så utrolig mange endringer.

Hele databasen måtte omorganiseres som en følge av de store organisasjonsendringene ved både NTNU og Sintef. For NTNU vil det bl.a. si at alle de stedene der det stod NTH eller AVH, måtte endres til NTNU. Ved deling av Mat-Nat-fakultetet på AVH måtte man for endel personer gå inn på de enkelte personpostene for å finne ut hvor disse var havnet.

I januar/februar ble det sendt ut såkalte rettelister til alle enhetene, over 300 stykker, for å få inn alle korreksjoner. Da viste det seg også at katalogen var meget dårlig oppdatert. Mange personer hadde sluttet uten at det var gitt beskjed om dette. Mange mindre endringer var ikke blitt foretatt. Det var slike ting som stillingsbetegnelse, endring av telefon- og telefaksnummer. Der det var mange endringer, måtte man sende ut rettelistene på nok en runde for å være sikker på at alt ble rett.

Ved enkelte avdelinger var det så store endringer at man måtte tillate innlevering av egne telefonlister. Dette medførte sletting av hver enkelt personoppføring i katalogen, hvor de deretter ble lagt inn på nytt. Bare denne jobben tok flere uker.

I mars ble det vedtatt at Høgskolen i Sør-Trøndelag skulle være med i katalogen. Det førte til ytterligere forsinkelser med å få inn denne nye organisasjonen i katalogbasen,. I tillegg kom naturligvis også HiST med korrigeringer og oppdateringer. Alle gamle e-postadresser er endret manuelt fra UNIT til ny NTNU adresse i.h.t. den nye e-post standarden ved NTNU. De mange nye e-post adressene har kostet ekstremt mye jobbing. I toårsperioden fra siste katalogutgivelse har e-post blitt tatt i bruk i mye større grad, noe som har medført langt større interesse og mange nye e-post- adresser som skal inn i den nye katalogen.

Det er også gjort mye forarbeid i katalogbasen for å lette selve trykkeprosessen og minske etterarbeidet. Det er laget egne oppdateringsregler for å minske feilmengden. Korrekturlesningen etter første trykkeprosess er nå ferdig, og rettingene er sendt for annen gangs korrekturtrykking. Dersom den ser bra ut, blir katalogen trykket i et prøveeksemplar som må godkjennes før den endelige trykking starter mot slutten av juni.

Olav Bøhnsdalen

NTNU        Info.avd.

Ansvarlig redaktør: Informasjonsdirektør Kåre Kongsnes Teknisk ansvarlig: aina.berg@adm.ntnu.no Oppdatert: 27. Feb 1997