NTNU Vitenskapsmuseet har lovpliktig ansvar for nesten alle arkeologiske utgravninger i Midt-Norge.

Forvaltningsgravninger er utgravninger som skyldes utbyggingsprosjekter, for eksempel boligfelt, veier, industriområder osv. Slike undersøkelser betales av tiltakshaver. Prinsippet er at den som får tillatelse til å fjerne kulturminner, skal betale for at den informasjonen som kulturminnet inneholder om fortiden bevares for fremtiden, selv om kulturminnet ikke lenger eksisterer fysisk.

Denne informasjonen oppbevares i museets arkiver, magasiner og utstillinger. NTNU Vitenskapsmuseet har ansvaret for forvaltningsarkeologien i Nordmøre og nordlige Romsdal, Trøndelag samt Nordland til og med Rana for den delen av historien som dekker forhistorien og middelalderen før 1537. Dette er museets ansvarsområde. Bortsett fra middelalderbyen i Trondheim, kirkegårder og lignende anlegg, er utgravning av alle arkeologiske anlegg i disse fylkene museets ansvar.

Kulturminner er fredet ifølge Lov om kulturminner, Kap. II. og er vernet etter § 3som gir forbud mot inngrep i automatisk fredete kulturminner. Ingen må – uten at det er lovlig etter § 8 – sette i gang tiltak som er egnet til å skade, ødelegge, grave ut automatisk fredete kulturminner.

Kulturminner defineres som alle typer spor etter menneskelig aktivitet. Det kan være gravrøyser, helleristninger, hustufter, jernvinneanlegg og lignende. Dette er faste kulturminner.

Lovens § 4 definerer hva som regnes som automatisk fredete kulturminner.

Langt de fleste kulturminner er ikke synlige, men kan komme frem hvis matjorden eller vekstlaget fjernes til ned undergrunnen. Også disse er automatisk fredet.

Ifølge § 8 med forskrifter, er tillatelse til inngrep i automatisk fredete kulturminner styrende for NTNU Vitenskapsmuseets arkeologiske utgravninger. Ingen andre har tillatelse til inngrep i automatisk fredete kulturminner i Midt-Norge, bortsett fra NIKU som har ansvaret for utgravninger av middelalderbyen i Trondheim, kirkegårder og lignende anlegg.

Ønskes et område frigitt ved arealplanlegging eller annet, blir saken først sendt til arkeologer i fylkeskommunen. Det er deres ansvar å undersøke om det er konflikt mellom tiltaket og automatisk fredete kulturminner. Det kan gjøres ved befaring, eller arkeologisk registrering hvor det tas prøvestikk med spade, eller graves av søkesjakter med gravemaskin. Dersom det er konflikt utarbeides en tilrådning til Riksantikvaren, som sendes med kopi til NTNU Vitenskapsmuseet. Museet må så utarbeide en tilsvarende tilrådning, en prosjektplan og et foreløpig budsjett. Riksantikvaren tar da stilling til om kulturminnet skal frigis. Velger Riksantikvaren å frigi kulturminnet sendes et frigivningsdokument til fylket. Fylkeskommune orienterer tiltakshaver om budsjettutkastet. Dersom tiltakshaver fremdeles ønsker å gjennomføre tiltaket, meldes det til fylkeskommunen som da, på vegne av tiltakshaver, ber Riksantikvaren om å treffer et § 10 vedtak som godkjenner budsjettet. Dette skjer på bakgrunn av en endelig prosjektplan og et endelig budsjett. NTNU Vitenskapsmuseet og tiltakshaver avtaler da når utgravningen kan gjennomføres. Når utgravningen er gjennomført meldes det til Riksantikvaren, som da frigir området til bruk for tiltakshaver.

Privatpersoner gjør ofte funn av forhistoriske gjenstander, for eksempel vikingsverd og flintøkser. Dette defineres som løse kulturminner som museet er forpliktet til å ta imot og oppbevare i sine magasiner eller i utstillingene. Dette reguleres av lovens Kap. III. Løse kulturminner § 12. Eiendomsretten til løse kulturminner. Når det synes klart at det ikke lenger er rimelig mulighet for å finne ut om det er noen eier eller hvem som er eier, er følgende løse kulturminner som kommer for dagen tilfeldig, ved funn, ved utgravninger eller på annen måte, statens eiendom:

• Ting fra oldtid og middelalder (inntil år 1537) som våpen, redskap, kultgjenstander samt steiner, trestykker eller gjenstander av annet materiale med innskrifter eller bilder, bygningsrester uten samhørighet med bygninger eller rester av disse, innbo, kirkeinventar, smykker, arkivsaker, skjeletter og skjelettrester o.l.
• Mynter fra før år 1650.
• Samiske kulturminner av den art som er nevnt under a og som er eldre enn 100 år.

NTNU Vitenskapsmuseet har også ansvar for utgravinger av samiske kulturminner eldre enn 100 år når slike blir frigitt. 

Det samme gjelder for kulturminner under vann, f.eks. skipsvrak eller havneanlegg som er eldre enn hundre år. Saksforløpet er stort sett det samme som for kulturminner på land.