Hovedformålet med prosjektet er å lage en verktøykasse som kan hjelpe NTNU å vurdere om organisasjonen kan bruke Copilot. NTNU må vurdere flere ting, som hvor robust virksomheten er, hvordan data håndteres, og hvilke bruksområder NTNU har.

Prosjektet har laget en verktøykasse som inneholder vurderinger, beskrivelser av rammeverk, retningslinjer og utkast til vurderinger av personvernkonsekvenser. Verktøykassa skal bidra til vurderinger om organisasjoner kan kjøpe og bruke et verktøy som Microsoft 365 Copilot (eller lignende). Verktøykassen er tilgjengelig og delt med andre offentlige og private virksomheter, slik at de kan lære av NTNUs erfaringer.

Hovedspørsmålene som skal behandles i prosjektet er vurderinger av lovlighet, etikk og sikkerbruk av en "digital assistent /Copilot" basert på kunstig intelligens og virksomhetens egne data. 

Det kan være et stort potensial for innovasjon hvis verktøy som Copilot kan brukes i offentlig sektor. Muligheten for å effektivisere driftsoppgaver, forbedre kvaliteten på saksbehandling, og presentere informasjon og kunnskap på nye måter bør også vurderes.

NTNU ønsker å fremheve viktigheten av å inkludere personvern i prosessen når man anskaffer IKT-verktøy. I dag er det ofte leverandørene som styrer utviklingen, og NTNU og andre offentlige institusjoner må akseptere vilkårene som leverandørene setter. Det kan være utfordrende å håndtere "dynamiske kontrakter" med store internasjonale skytjenesteleverandører, både for små og store organisasjoner. Praksisen med, for eksempel, "opt out"-løsninger, hvor brukeren må aktivt velge bort funksjoner som kan være ulemper for personvernet, bør utfordres tidlig i anskaffelsesprosessen. 

NTNU, som mange andre organisasjoner, har en avtale med Microsoft. Muligheten til å påvirke ligger mest i prosessen med å skaffe nye systemer. Det er i denne fasen man kan kreve at nye IT-systemer skal ha innebygd personvern, og at vurderinger av personvern ikke blir gjort først før mot slutten av prosessen. NTNU vil lage generelle krav som kan brukes i anskaffelsesprosessen. Dette vil sikre at personvern er en integrert del av systemene fra starten av, og hjelpe organisasjoner med å tenke på personvern når de skaffer nye systemer.

En viktig del av dette prosjektet er å bruke eksisterende samarbeidsarenaer. NTNU har allerede et sterkt og godt samarbeid med Microsoft, og dette kan være utgangspunktet for en bredere samarbeidsarena. NTNU tror at alle leverandører, ikke bare Microsoft, er interesserte i å bidra til å skape en felles forståelse av hva offentlige virksomheter trenger når de kjøper verktøy basert på kunstig intelligens. Dette kan stimulere til mer konkurranse i markedet. 

NTNU har en visjon om "Kunnskap for en bedre verden". Denne visjonen gjelder ikke bare for forskningen vår - formidling er viktig for alle virksomhetsområder. Vi vil lære mye fra dette prosjektet, og vi tror at erfaringer fra dette prosjektet vil kunne benyttes av andre. Det ble derfor arrangert et fagseminar 23. mai 2024 og prosjektets funn og erfaringer. Se opptak og finn ut mer