TeamSTEPPS® er et kunnskapsbasert program, som er designet for å optimalisere ytelsen til helsepersonellteam. Effektivt samarbeid og kommunikasjon danner grunnlaget for å gi hver pasient trygg omsorg av høy kvalitet gjennom hele helsetjenesten. TeamSTEPPS® 3.0 er utviklet i samråd med eksperter innen teamarbeid og opplæring av team, som inkluderte pasienter og pårørende. 

TeamSTEPPS® fokuserer på fire nøkkelferdigheter som kan læres og trenes på. Disse er:

• Kommunikasjon
• Team-ledelse
• Situasjonsovervåking
• Gjensidig støtte

Kommunikasjon: En verbal eller nonverbal prosess hvor informasjon kan bli utvekslet presist og tydelig mellom team medlemmer.

Gir verktøy og strategier for effektiv kommunikasjon gjennom standardiserte informasjonsutvekslingsstrategier som SBAR, bekreftende kommunikasjon, rop-ut og overlevering av pasientansvar ved vaktskifte og overflyttinger.

Kommunikasjon involverer to eller flere personer som kontinuerlig deler informasjon med hverandre. Det involverer å lytte og kommuniserer gjennom både verbal og non-verbale meldinger.

ISBAR

En teknikk for å kommunisere kritisk informasjon som krever umiddelbar oppmerksomhet og handling angående en pasients tilstand.

Identitet: Hvem ringer, fra hvor, og angående hvilken pasient?
Eksempel: Hei. Det er Ola Normann som ringer fra avdeling 3b. Jeg ringer angående Kari Olsen født xx. xx xxxx.

Situasjon: Hva har skjedd med pasienten?
Eksempel: Jeg ringer fordi…., jeg har fått blodprøvesvar som viser.. pasienten har symptomer på ….. og jeg er bekymret

Bakgrunn: Hva er den kliniske bakgrunn eller sammenheng situasjon har oppstått i?
Eksempel: Pasienten ble innlagt …, med diagnosen. Hun har blitt operert for …..for to dager siden. Fra tidligere har hun…. og ……

Analyse: Hva tror du problemet er?
Eksempel: pasienten har en NEWS score på …., ABCDE vurdering er
Jeg tror det har skjedd…..og problemet er. Jeg vurdere pasienten som ustabil og vi må gjøre noe.

Råd: Hvilke råd har du behov for å rette opp problemet og hvilke behov har du for hjelp eller assistanse og hvor mye haster det?
Eksempel: Jeg foreslår…/hvilke tiltak anbefaler du?  Vi har gjort…..
Hva skal jeg gjøre videre…..? Hvor ofte skal jeg….?  Når kan du komme å tilse …? Jeg har behov for tilsyn straks..
Bekreft beskjeder og tiltak med «closed loop»

Bekreftende kommunikasjon (closed-loop kommunikasjon)

Bruken av verbal tilbakemelding for å forsikre seg at meldingen er korrekt forstått av mottakeren. Dette inkluderer metoder som rop-ut beskjeder, tilbake-sjekk og tilbake-læring.

Rop-ut

Er en strategi for å kommunisere viktig eller kritisk informasjon. Rop-ut beskjeder: 

• Informerer alle teammedlemmene på samme tid i en pågående situasjon
• Hjelper teammedlemmene til å forutse neste steg
• Plasserer ansvaret tydelig ved å bruke navn på personer som skal være ansvarlig for å gjennomføre oppgaven.

Tilbake-sjekk

En strategi for bekreftende kommunikasjon brukt til å forsikre seg at informasjon som er overbrakt av senderen er korrekt forstått av mottakeren.

Tilbake-læring

En metode for å bekrefte at senderen har forklart informasjon tydelig og at pasienten eller familie medlemmet har en tydelig forståelse av hva avsenderen har fortalt dem. Tilbake-læring betyr at senderen ber pasienten eller familiemedlemmet om å forklare informasjonen de trenger eller handlinger de må gjøre, med deres egne ord.

Ansvarsoverdragelse (Handoff)

En kommunikasjon hvor ansvaret for en pasient overføres fra et team eller en person til andre, og innebærer følgende:

• Overføring av ansvar
• Tydelig informasjon
• Verbal kommunikasjon av informasjon
• Bekreftelse fra mottaker
• Mulighet til å stille spørsmål og evaluering

IPASS

Den foretrukne struktur på informasjon ved overføring av ansvar i behandling og pleie.

I – Illness(helsetilstand)-alvorlighetsgrad

• Er pasienten stabil, trenger overvåking eller ustabil?

P – Pasientsammendrag

• Oppsummering av fakta
• Hendelser som førte til innleggelse eller overføring
• Behandlingsplan
• Pågående behandling eller observasjoner
• Beredskapsplan

A – Aktivitets liste

• Gjøremålsliste
• Tidslinje og ansvarsavklaring

S – Situasjonsovervåking og plan for alternative forløp

• Hva skal passes på-observeres
• Hva er planene hvis noe spesielt inntreffer

S – Sammendrag fra mottaker

• Mottaker oppsummerer hva de hørte
• Stiller spørsmål
• Gjentar viktige gjøremål som skal utføres.

Team-ledelse: Evnen til å lede team for å få teammedlemmene til å jobbe best mulig sammen ved å forsikre seg om at for at teamets oppgaver og mål er forstått, informasjon om endringer blir delt og at teamets medlemmer har nødvendige ressurser tilgjengelig.

Definerer et team og dets medlemmer, inkludert pasienter og deres familier, beskriver kjennetegn ved godt fungerende team og tar for seg hvordan man effektivt leder team ved bruk av verktøy som briefing, huddles og debriefing. 

Team er en gruppe personer som kommuniserer, koordinerer og samarbeider om å tilby best mulig pleie og behandling. Noen ganger er team formelt definert og permanente. Andre ganger er team satt sammen raskt for å respondere på en akutt hendelse som oppstår; et responsteam. Pasienten og omsorgspersoner i familien eller andre er alltid en del av teamet.

Team struktur: Multi-team system for pasientbehandling og pleie.

Sikker og effektiv pleie og behandling involverer koordinerte aktiviteter fra et multi-team system (MTS).

I sykehus er det et kjerneteam med de som har ansvaret for den daglige omsorgen og behandlingen, og som inkluderer pasienten. Her kan det være behov for å involvere et responsteam ved behov. Kjerneteamet støttes av koordinerings team (lederteam for flere enheter eller helsefaglige profesjoner) og støtteteam som yter service til kjerneteamet. Dette kan være kjøkken, laboratorier og røntgenavdelinger. Til sist er det et administrativt team som koordinerer og samarbeider om å få de tidligere nevnte team til å fungere best mulig sammen.

Multi-team systemer i andre pleie og behandlingssammenhenger, slik som i kommunal helse og omsorgstjeneste, er ofte enda mer komplekse, uten noe tydelig kjerneteam og flere ledere som koordinerer aspekter av pasientens helse og omsorgstjeneste. Noen av disse teamene kan være fullstendig virtuelle og inkludere tilbydere fra ulike organisasjoner eller pleie og behandlingsnivåer.

Effektiv teamledelse

Effektive teamledere har følgende ansvar:

• Organisering av teamet
• Identifisere og formulere mål for teamets innsats (f.eks. i henhold til en plan).
• Tildele oppgaver og ansvar.
• Overvåke og tilpasse planen; formidle endringer.
• Evaluere teams innsats, gi formativ tilbakemeldinger og kritikk ved behov.
• Administrere og omfordele ressurser.
• Legge til rette for deling av informasjon.
• Oppmuntre team medlemmer til å hjelpe hverandre.
• Fremme et miljø som bidrar til læring og psykologisk trygghet
• Ta opp konflikter på en måte som gjør at de ikke eskalerer eller vedvarer ved bruk av egnede verktøy for konflikthåndtering.
• Forsterke en pasientsentrert tilnærming hos alle teammedlemmer og aktiviteter i teamet.
• Være en god rollemodell i teamarbeidet.

Verktøy til bruk for effektiv teamledelse  

Følgende er oppgaver for å lede team effektivt med tilhørende verktøy; brief, huddle og debrief.

Dele planen

Brief: Kort samling før start for å dele planen, diskuterer team fordeling, tildele roller og ansvar, formidle hva som forventes og etablere klima for teamarbeidet, samt hva som er forventet resultat og mulige hindringer og utfordringer i arbeidet de står ovenfor.

Overvåke og tilpasse planen

Huddle: en ad hoc samling av teamet («rådslagningsmøte») for å sikre at behandling og pleie fører til ønsket mål; for å reetablere felles situasjonsforståelse, reetablere at planen følges, eller vurdere behovet for å endre eller justere teamets aktiviteter for å nå ønsket mål.

Gjennomgå teamets innsats

Debrief: en strukturert og målrettet, dog uformell og rask informasjonsutvekling rettet mot å forbedre teamarbeidet, både effektivitet og kvalitet, ved å gjennomgå forbedringspunkter i prosess og resultat av teamarbeidet, samt forsterke positiv adferd.

Brief sjekkliste:

• Hvem er med i teamet?
• Er teammedlemmene enig i og forstår og mål for teamets planlagte innsats?
• Er roller og ansvar forstått?
• Hva er plan for behandling og pleie?
• Hvem er tilgjengelig av helsepersonell på vakten
• Hvordan er arbeidsbyrden fordelt mellom teammedlemmene?
• Hvilke ressurser er tilgjengelig?
• Hva er viktig for deg å få tatt opp i briefingen?

Debrief sjekkliste:

• Var kommunikasjonen tydelig?
• Var roller og ansvar forstått?
• Ble situasjons overvåkingen ivaretatt (kjente du til planen?)
• Ble arbeidsbyrden rettferdig/hensiktsmessig fordelt?
• Ble oppgaveassistanse etterspurt eller tilbudt?
• Ble feil gjort eller forhindret?
• Hadde vi ressursene vi trengte?
• Hva gikk bra?
• En ting som må forbedres?
• En ting som kan gjøres annerledes neste gang?

Situasjonsovervåking: Prosessen med å aktivt skanne og vurdere elementer i situasjonen for å skaffe informasjon eller forståelse, eller for å opprettholde bevissthet som trengs for å bidra til at teamet gjør en best mulig jobb.

Beskriver viktigheten av at teammedlemmer oppnår eller opprettholder en nøyaktig bevissthet eller forståelse av situasjonen der teamet fungerer, og resultatene av situasjonsovervåking, inkludert en delt mental modell blant teammedlemmene.

Situasjonsovervåking er en prosess i tre steg hvor individuelle ferdigheter i situasjonsovervåking bidrar til situasjonsforståelse. Kollektiv situasjonsforståelse bidrar til en felles mental modell som er nødvendig for å jobbe effektivt i team.  

Situasjonsovervåkingsprosessen

Situasjonsovervåking (en individuell ferdighet): prosessen med en kontinuerlig observasjon og vurdering av en situasjon for å oppnå og opprettholde en forståelse av hva som skjer rundt deg.

Situasjonsforståelse (et individuelt resultat): en tilstand av å vite hva som foregår rundt deg angående pasienten, andre teammedlemmer, omgivelsene og framdrift mot målet.

Felles mental modell (et teamresultat): Resultat av at hvert teammedlem opprettholder situasjonsforståelse og kommuniserer for å forsikre at alle teammedlemmer har felles forståelse av situasjonen (på samme bølgelengde)

STEP

Et verktøy for å hjelpe den enkelte å overvåke kritiske elementer av en situasjon og miljøet generelt.

Status til pasienten: Pasientens historie, vitale tegn, medisiner, klinisk undersøkelse, behandlingsplan, psykososiale forhold, pasientens ønsker eller bekymringer.

Teammedlemmer: sliten, arbeidsbelastning, ferdighetsutøvelse, stressnivå

Omgivelsene (Environment): kjennskap til rom og utstyr, administrativ informasjon, menneskelige ressurser, prioriteringer og triage.  

Progresjon mot målet: Status til pasienten, teamets mål, oppgaver og handlinger som teamet gjør og om planen fortsatt er relevant og passende.

Jeg «føler meg trygg»-sjekkliste

Jeg føler meg trygg-sjekklisten er en enkel sjekkliste som kan brukes for å bestemme evnen din og evnen til ditt team til å utøve sikker pleie og behandling.

I’m safe sjekkliste

I = Illness, føler du deg frisk?

M= nødvendige legemidler som er viktig for å fungere

S= stress

A= alkohol og rusmidler

F= fatigue, er du utmattet/sliten

E= har du spist og vært på toalettet

Kryssovervåking

En strategi for å redusere feil som innebærer:

• Følg med adferd og stressnivå hos dine teammedlemmer
• Bidrar til å skape et sikkerhetsnett i teamet
• Bidrar til at feil og mangler fanges opp raskt og enkelt
• Passer på hverandre

STAR

Et verktøy som brukes for å stimulere og dele nøkkelinformasjon om aktiviteter og konsekvenser av disse.

STAR= hvert teammedlem må

Stoppe: stoppe opp for å fokusere på de viktigste oppgavene

Tenk: Tenk strukturert og identifiser korrekte handlinger

Act: Iverksett handlingene

Revurder: Bekreft om de forventede resultatene har inntruffet eller gjør endringer som er nødvendig.

Tenk før du handler!

Fokus: bruke et øyeblikk til å reflektere over hensikten med handlingene, situasjonen og det forventede resultatet.

Gjensidig støtte: Evnen til å forutse og støtte team medlemmers behov gjennom presis kunnskap om deres ansvar og arbeidsbyrde.

Beskriver tilnærminger for å gi gjensidig støtte, eller "backup-atferd", som lar team bli selvkorrigerte, fordele arbeidsbelastningen effektivt, gi effektiv tilbakemelding og håndtere konflikter.

Også kalt, «back-up adferd». Gjensidig støtte involverer at teammedlemmene hjelper hverandre, gir og tar imot tilbakemeldinger på utøvelse, og sier tydelig ifra om pasientsikkerheten er truet.

Oppgaveassistanse

Å hjelpe hverandre med oppgaver bidrar til et sterkt, tillitsskapende team. Nøkkelstrategier innebærer:

• Teammedlemmene bidrar til å skape psykologisk trygghet og beskytter hverandre mot økt arbeidsbelastning.
• Effektive team har pasientsikkerhet i fokus når de tilbyr eller ber om assistanse og hjelp.
• Teammedlemmer bidrar til et klima hvor det er forventet at assistanse og hjelp både blir tilbudt og bedt om.
• Robuste team er villig til å be om hjelp og assistanse for å møte utfordringer og finne løsninger.
• Assistanse tilbys og tas imot fra pasienten og pårørende.

Formativ tilbakemelding

Tilbakemelding er informasjon som gis teammedlemmer gjennom verbal eller nonverbal kommunikasjon, enten bevisst eller ubevisst. Formativ tilbakemelding deles for å forbedre teamarbeidet.

Formativ tilbakemelding er:

• Takknemlig: uttrykke takknemlighet for at de bidrar i teamet og hva som gjøres bra.
• Til riktig tid: Gitt raskt etter den angitte adferden har skjedd.
• Respektfull: Fokus på adferd, ikke personlige trekk
• Spesifikk: relatert til spesifikke oppgaver eller adferd som krever korrigering eller forbedring
• Målrettet: tilby forslag til hvordan oppgaven eller adferd kan forbedres.
• Omsorgsfullt: ta hensyn til teammedlemmets følelser og legg frem kritisk informasjon på en rimelig og respektfull måte.
• Pasientfokusert: knytt forbedring av teamadferd til pasientens beste.

Pasientens advokat og tydelig tale

Å forsvare pasienten og si tydelig ifra må brukes når et teammedlems synspunkt ikke  sammenfaller med synspunktet til beslutningstakeren.

Foreslå en korrigerende handling på en tydelig og respektfull måte:

• Ha en innledning som retter seg mot personen som bekymringen er rettet mot, f. eks med navn.
• Si ifra om bekymringen
• Si ifra om problemet (om det reelt eller opplevd)
• Foreslå en løsning
• Bli enig om neste steg i teamarbeidet

To-ganger bekymringsregelen

Setter alle teammedlemmene i stand til å «stoppe opp og tenke» dersom de er bekymret eller oppdager noe som potensial kan skade pasienten.

Når et første forsøk på å si ifra ikke blir tatt på alvor eller overhørt:

• Det er ditt ansvar å si tydelig i fra en gang til om din bekymring
• Teammedlemmet som blir utfordret må bekrefte at de har hørt deg og forstått din bekymring.
• Dersom responsen ikke oppklarer eller letter din bekymring, formuler din forventede bekymring på en annen måte
• Dersom sikkerhetsrisikoen fortsatt ikke blir tatt tak i:
  •  Vær mer tydelig i din bekymring
  •  Engasjer andre teammedlemmer
  •  Ta det opp med din overordnede eller nærmeste leder

SOS

Bestemt uttalelse:

Si fra tydelig at hva du regner som en Sikkerhetsbekymring!

Forklar hvorfor du er Ukomfortabel!

Dette er en Sikkerhetsrisiko!

                                   «Stopp og tenk»

DESK

En konstruktiv tilnærming til å ta opp og løse konflikter

DESK er en huskeregel for:

D = Din beskrivelse av hvordan du oppfatter situasjonen eller adferden

E = Egen bekymring med begrunnelse skal formidles

S = skisser alternative løsninger og forsøk å bli enig.

K = Konsekvenser beskrives med henblikk på pasientpåvirkning og etablerte målsetninger for teamet; jobb mot enighet. 

Innføring av TeamSTEPPS® gjennomføres i tre faser: Fase1 –Vurdering; Fase 2 – Planlegging, trening og implementering; og Fase 3 – Forankring. En viktig faktor når man implementerer TeamSTEPPS® i en organisasjon er å endre kulturen i organisasjonen ved å bidra til en forbedret pasientsikkerhetskultur. TeamSTEPPS® programmet gir retningslinjer, verktøy og ressurser for å fullføre hver fase og for å samle inn data som er nødvendige for progresjon til neste fase. Nøkkelen til suksess i hver fase består av å involvere de rette personene, benytte datadrevet beslutningstaking og utføre en grundig planlegging før man starter.

Kommunikasjon

• Bruker korte, klar og spesifikk kommunikasjon til teammedlemmer til rett tid.
• Søker informasjon fra alle tilgjengelige kilder
• Bruker tilbake-sjekk (closed-loop) for å bekrefte informasjon som formidles.
• Bruker ISBAR, Rop-ut og handoff-teknikker (IPASS) for å kommunisere effektivt med andre teammedlemmer.

Teamledelse

• Setter sammen et egnet team
• Tildeler eller identifiserer teammedlemmers rolle og ansvar
• Sørger for at teammedlemmer har en felles forståelse av situasjonen.
• Ansvarliggjøring av teammedlemmer
• Inkluderer pasienten og pårørende som en del av teamet.
• Identifiserer teamets mål og visjoner
• Bruker ressurser effektivt for å oppnå best mulig resultat av teamarbeidet
• Balanserer arbeidsbyrden innad i teamet
• Delegerer oppgaver eller oppdrag ut fra den enkeltes kompetanse
• Gjennomfører brifing, hudling og debrifing.

Situasjonsovervåking

• Overvåker pasientens tilstand.
• Følger med egne teammedlemmer for å forebygge feil og ivareta pasientsikkerheten
• Følger med omgivelsene for elementer som kan true pasientsikkerheten og har oversikt over tilgjengelige ressurser (f.eks. utstyr).
• Følger med framdrift i arbeidet og identifiserer endringer som kan ha konsekvenser for teamets plan for behandling og pleie
• Fremmer en kommunikasjon som sikrer felles forståelse av situasjonen for både teammedlemmer og pasienten.

Gjensidig støtte

• Tilbyr oppgaverelatert hjelp og støtte.
• Tilbyr konstruktiv tilbakemelding til teammedlemmer til rett tid.
• Er tydelig i å tale pasientens sak for å ivareta pasientsikkerheten ved å bruke tydelig tale, to-ganger bekymringsregelen og SOS
• Bruker to-ganger bekymringsregelen eller DESK for å løse uenighet eller konflikter.