Konkrete delprosjekter er i ferd med å bli utformet, etter at kollegiet gav grønt lys.

Kollegiet har sluttet seg til prosjektbeskrivelsen for Orgut. Dette innebærer at Kollegiet har sluttet opp om tanken at Orgut skal organiseres i delprosjekt som konsentrerer seg om viktige funksjoner og prosesser for forskning, undervisning og formidling, og der sentrale brukere trekkes intimt med i prosjektarbeidet. Neste etappe blir å velge riktige områder.

Styringsgruppen har parallelt med prosjektbeskrivelsen arbeidet med å kartlegge aktuelle delprosjekt. I alt har en gjennom intervjuer, rapporter og analyser funnet fram til ca 30 tema/problemområder som ligger innenfor Orguts mandat. NTNUs organisasjon har ikke kapasitet til å utrede og gjennomføre tiltak over en så bred front på en gang. Styringsgruppen er derfor for øye-blikket i ferd med å velge ut de delprosjekter som skal startes. Beslutningen vil trolig bli fattet omkring midten av oktober. I denne fasen er det viktig med synspunkter fra ansatte og studenter på valg av områder.

Nedenstående delprosjekter/tema er pr. 17.10.97 pekt ut av styringsgruppen som aktuelt å arbeide videre med i første omgang. Flere prosjekttema er under utredning. De fire første foreligger det foreløpige prosjektbeskrivelser på, mens de andre er under utarbeidelse. De blir behandlet i styringsgruppen etter hvert.

* Budsjetterings- og fordelingsprosessen med rapportering.

* Fakturabehandling, økonomistyring og regnskapsrapportering.

* Strategiske beslutningsprosesser og ledelsesstruktur.

* Tilsettingsprosedyren av vitenskapelig personale.

* Administrativ arbeids- og ansvarsfordeling ved NTNU.

* Prosesser og gjennomgående systemer på studieområdet.

* Mottak av nye studenter.

* Standardisering av IT-infrastruktur.

* Fellesprosjekt mellom Teknisk avdeling og MA-seksjonen om innkjøpsavtaler.

* Brukere og tilrettelegging av tekniske tjenester.

Prosjektbeskrivelsene som er gitt av styringsgruppen, er foreløpige og er et utgangspunkt for prosjektgruppenes arbeid. Det endelige mandatet for delprosjektene skal utformes av prosjektgruppene, og brukerne skal trekkes inn i denne prosessen. Den endelige versjonen skal godkjennes av Styringsgruppen. Denne arbeidsmåten er i tråd med Orgut-filosofien og har til hensikt å sikre at delprosjektene tar opp problemstillinger som oppleves som relevante og viktige for brukerne.

Orgut reklamerer med at universitetet kan spare 50-100 millioner kroner ved å effektivisere organisasjonen. Men er penger spart gulrot god nok? Bør det være nok?

Et universitet sysler med generering av kunnskap, så vel som visdom, i sine ulike fasetter. Når man vedtar å reformere og effektivisere en slik organisme: Er - og bør - løfte om reduserte utgifter være tilstrekkelig motivasjon for å dra med seg fotfolket i en slik prosess?

Denne eksistensielt betonte innfallsvinkelen fremmes av flere Universitetsavisa har vært i kontakt med. Erling Hagen, overingeniør ved Elektroteknikk og telekommunikasjon, er en av dem.

- Et universitet er historisk sett en spesiell forsknings- og utdanningsinstitusjon med sær  lig ansvar for grunnforskning, samt for å ivareta sin autonomi og forskningsfrihet. Dette er nok et hovedmotiv for mange av de som har valgt denne yrkesveien. Det skurrer når en forsøker å introdusere markedsøkonomiske prinsipper i et system som i praksis og PR definisjon ikke er det. IT - for eksempel - er for veldig mange noe veldig nært. Er virkelig standardisering et godt Orgut-budskap? Er gevinsten - håpefulle, men ytterst tvilsomme 10 millioner kroner innen IT - tilstrekkelig stor til at vi skal rote i dette? Spør Erling Hagen. Og fortsetter:

- Jeg savner i listen over Orguts delprosjekt noe som løfter blikket over horisonten, noe som lukter i alle fall litt innovativt.

Hagen stiller spørsmål ved viljen til handling i Orgut-prosjektet. Han poengterer at et rasjonaliseringsprosjekt - som Orgut også skal være - «for så vidt er greit nok,» men:

- Innenfor IT-sektoren er det tredje gangen i løpet av 6-7 år at noen iverksetter komitéarbeid som har til hensikt å samle inn opplysninger om, og forslag til, organisatoriske forbedringer. Det foreligger planer som har vært på høring, fakultetsfolket har lagt ned mye energi på å formulere standpunkter (også når det gjelder standardisering), men registrerer at ingen vedtak er kommet ut av ordkvernen. Dersom en virkelig er sikker på at for eksempel standardisering er det viktigste tiltaket, kan en jo spørre seg om ikke den riktige angrepsformen var å vedta i alle fall noe av det som allerede er utredet og foreslått, vise i praksis at systemet virkelig vil noe, i stedet for å kaste slitne hester med brustne illusjoner ut i en ny ørkenvandring som i tillegg har som uttalt formål å begrense blanke ark og fargestifter.

Hagen sier han helst ikke vil framstå som negativ. Han stiller seg bak tanken om at NTNU trenger til fornyelse. Men da er det nødvendig med visjoner, ikke nye dokumenthauger. Folk behøver symboler, noe å tro på:

- Det er oppriktig talt ikke noen særlig appell i at x antall kroner skal spares.

- Hvor mener du man kan rasjonalisere?

- Jeg har to tykke permer med «haster meget»-saker fra NTNU internt liggende på skrivebordet. Bedømmer selv at bare et meget lite antall av disse overhodet burde vært skrevet (og behandler dem deretter). Nesten alle er mangesidige. Curt Nicolin formulerte en gang for ASEA den dagsorden at «det som ikke kan uttrykkes på én side, ikke er verdt å lese».

Norske skrivebord-ansatte knyttes opp mot stadig nye data-nettverk. Universitets-populasjonen ligger i front i så måte. Men stritter mange i mot disse endringene? Er det i så fall berettiget å snakke om datavegring? Men når det gjelder IT-nettverk, stiller Erling Hagen seg tvilende til berettigelsen av en slik merkelapp på dem som vegrer seg. Det er ikke nødvendigvis data, men derimot stordriftseffekter man vegrer seg mot.

- Hva mener vi egentlig med datavegring ? Her i mitt nærmiljø er det mest snakk om praktiske og generelt flinke folk, som vil ha greier som fungerer ? og det synes jeg de har rett til. Datamaskinen er for dem en superskrivemaskin med en del finesser i tillegg. Og de tar seg framm og mestrer stort sett de normale funksjonene og programmene uten mer fiksfakserier. MEN da for eksempel Noark ble innført, ble vi av kapasitetsmessige årsaker nødt til å legge ned vår egen hjemmelagede postliste, som hadde fungert bra i en rekke år. Grensesnittet mot Noark, innloggingsprosedyrene, nettfeilene som dukket opp - dette og mer til gjorde at det oppsto en barriere mot å bruke Noark. Nå etter ca ett år er det kun arkivaren som bruker programmet, resten vender seg til henne for å få vite det de vil om posten og saksgangen. Vi har altså mistet et viktig dagligverktøy på grunn av et stort, eksternstyrt og -introdusert program som ingen orker å bruke. Dette kaller jeg ikke datavegring - det er snarere snakk om resultatet av en slags naturlov som går ut på at store system vel kan være bra for store sammenhenger, men ikke derav følgende at de passer for små. Problemet kan altså være systemet, ikke folkene.

- Hva ville du gjort først om du ble NTNUs IT-sjef?

- Vi har en kunnskapsrik og passe ukonvensjonell IT-sjef. Men har han egentlig gode arbeidsvilkår ?