Kollegiet vedtok våren 1997 å sette i verk et organisasjonsutviklingsprosjekt, «ORGUT». Sammen med strategi-arbeidet er dette det sentrale overordnede prosjekt ved NTNU for tiden.
Prosjektet bygger på den tro at bedre organisering av systemer og rutiner og en raskere beslutningsprosess bør gjøre oss mer slagkraftige og attraktive overfor potensielle søkere til vitenskapelige stillinger, overfor studenter og eksterne samarbeidsparter. For den enkelte ansatte i teknisk-administrative stillinger bør det resultere i bedre arbeidsmiljø, mer interessante oppgaver, bedre opplærings- og utviklingsmuligheter og dermed også bedre karrieremuligheter både ved egen og andre institusjoner. Vi tror dessuten på at det ligger økt arbeidsglede og motivasjon i å delta i utviklingen av eget arbeidsfelt og å yte etterspurte tjenester av god kvalitet.
Hvorfor er ORGUT nødvendig ?
NTNU har som mål å være et kvalitetsuniversitet. De primære oppgavene for et universitet er forskning, utdanning og formidling. Vi må derfor konsentrere ressursene om disse oppgavene. Institusjonen står i den forbindelse overfor en rekke store utfordringer. Budsjettforsla-get for 1998 fortsetter trenden fra tidligere år, en trend som viser at statlige bevilgninger ikke ser ut til å øke i takt med oppgavene.
NTNU vil i årene som kommer, stå overfor skarpere konkurranse både om studenter og vitenskapelig tilsatte. Skal NTNU beholde og rekruttere topp kompetent personale, må vi tilby våre ansatte gode arbeidsvilkår og lønnsbetingelser. Det betyr at vi ikke kan nøye oss med å opprettholde dagens nivå, men vi må snu en trend. Fra midten av 80-tallet har store deler av den vitenskapelig staben fått dårligere arbeidsvilkår fordi studentveksten har vært større enn stillingsveksten.
Også innenfor prioriterte områder der NTNU har særlig kompetanse, f eks IT-utdanning, vil trolig konkurransen øke. De som har fulgt med i debatten om Fornebu-utbyggingen, vil se at NTNU nok er i en posisjon der mulighetene for samarbeid og deltakelse er til stede, men samtidig vil et utdannings- og forskningssenter med den antydede profilen ha flere fortrinn i konkurransen med NTNU om dyktige forskere og studenter.
NTNU er en ny institusjon, men den er samtidig en fusjon av enheter med lang historie og som bygger på ulike universitets-, høgskole- og akademiske tradisjoner. Disse utviklet i tidens løp ulike kulturer, administrative systemer, prosedyrer og rutiner som løste deres daglige oppgaver på en tilfredsstillende måte. I etableringsfasen har NTNU på mange felter måttet bruke disse lokale løsningene. Pr i dag mangler fortsatt NTNU felleskultur-, -systemer og løsninger på sentrale områder. Dette gjør at samhandlingen blir mer komplisert, prosesser og funksjoner bruker mer tid og ressurser enn strengt tatt nødvendig. For den enkelte ansatte kan det føre til at arbeidsdagen blir mer stresset og mer preget av brannslukking og av frustrerende enkelt-episoder enn godt er.
NTNU kan ikke arbeide ut fra en forventning om at løsningen ligger utenfor institusjonen eller at andre vil løse problemene for oss. Nei, løsningen ligger i at institusjonen på egen hånd skaper det fribord som skal til for å styrke primæraktiviteten og dermed konkurranseevnen.
Mål for ORGUT
Dette er bakgrunnen for at Kollegiet har etablert som oppgave å effektivisere og rasjonalisere de teknisk-administrative tjenestene. Dette skal dels realiseres ved bedre organisering og koordinering av arbeidet, dels ved å ta i bruk ny teknologi og dels ved å fjerne unødvendige operasjoner og sløyfer.
En annen sentral målsetting er å konsentrere aktiviteten rundt etterspurte og relevante tjenester til ansatte og studenter. Videre skal ORGUT gi økt handlekraft og bedre kvalitet på den strategiske beslutnings-prosessen. ORGUT skal videreutvikle omstillingsdyktigheten og beredskapen i organisasjonen og forankre og sikre kontinuitet i forbedringsarbeidet. Arbeidet skal øke samhandlingen, forståelsen og den gjensidige respekten horisontalt og vertikalt i organisasjonen.
Og dessuten: Kollegiet forventer at prosjektet skal frigjøre ressurser i størrelsesorden 50 - 100 mill kr til fordel for forskning, utdanning og formidling. Dette skal realiseres ved å effektivisere rutiner og ved å binde færre ressurser til aktiviteter og funksjoner som har liten betydning for universitets primærfunksjoner, frigjøre mer tid til forskning og undervisning for det vitenskapelige personalet og ved å redusere utgiftene til kjøp av varer og tjenester.
Fristilling av ressurser
Målet om å fristille ressurser i størrelsesorden 50 - 100 mill kr er åpenbart det mest kontroversielle punktet i ORGUT så langt. Dette har både sammenheng med frykten dette kan skape for oppsigelser og problemene med å måle fristillingen. La det derfor være sagt med en gang: Reduksjoner i de teknisk-administrative stabene skal utelukkende skje ved interne omplasseringer og naturlig avgang.
Styringsgruppen har vurdert den totale ressursinnsats på de områder en skal fristille ressurser - tid og penger - fra. I og med at faglig virksomhet skal styrkes, er direkte kostnader forbundet med forskning og undervisning holdt utenfor. Tilbake står utgiftene til det teknisk-administrative støtteapparatet på alle nivå, drift og vedlikehold av bygninger, enkelte ikke-faglige satsinger under Kollegiet, vitenskapelig personals administrative innsats og kjøp av en del viktige varer og tjenester. Til disse områdene brukes nå årlig ca 500 ? 600 mill kr. I forhold til dette beløpet dreier det seg derfor om en omstilling i størrelsesorden 10 - 20%, noe som må betegnes som betydelig.
Fristillingen skal komme som resultat av forenklede rutiner og prosedyrer, en riktigere implementering og mer utstrakt bruk av gjennomgående informasjons- og kontorstøtte-systemer og ved å nedprioritere eller fjerne enkelte tjenester og operasjoner. Reduksjoner på bemanningssiden vil føre både til lavere direkte (lønns- og driftskostnader) og indirekte (areal, utstyrsanskaffelser, reiser) kostnader. Videre mener vi at NTNU kan fristille ressurser ved å forhandle fram gode innkjøpsavtaler i samråd med sentrale brukere og redusere antall fakturaer. Dessuten vil ressurser bli fristilt dersom vitenskapelig personale blir pålagt færre administrative oppgaver og bruker mindre tid i ulike styrer og råd.
Fristilte og innsparte ressurser på alle nivå skal tas med i «ORGUT-regnskapet» når vi skal vurdere om målsettingen på 50 - 100 mill kr er nådd. Regnskapet skal omfatte både dokumenterte og sannsynliggjorte innsparinger. Det er slått fast at ressurser som blir fristilt innenfor fakultetenes og instituttenes rammer, skal beholdes ved de respektive enheter.
«ORGUT-filosofien»
ORGUT er et tidsavgrenset reorganiseringsprosjekt som består av flere mindre delprosjekt, men ikke bare det. ORGUT representerer også en arbeidsform og tenkemåte som vi ønsker å integrere i alle ledd i organisasjonen som grunnlag for reorganiseringsarbeid og hverdags-rasjonalisering generelt. Arbeidsformen og tenkemåten omtales som «ORGUT-filosofien».
ORGUT arbeider for at ansatte ved NTNU skal dele forutsetninger og holdninger som:
* Det er behov for å frigjøre ressurser til primæroppgavene utdanning, forskning og formidling.
* NTNU har et forbedrings-potensial der alle, enheter og individer, kan bidra til en positiv utvikling.
* Støtteapparatet skal være serviceinnstilt, gi tjenester tilpasset brukernes behov og se det som en hovedoppgave å skape verdier for andre og for primærvirksomheten ut fra en felles helhetsforståelse.
* Ansatte i alle ledd må være «kostnadsbevisste» i bruk av materielle ressurser og egen og andres tid.
* I valg av områder for utviklingsarbeid skal vi prioritere følgende grupper og oppgaver:
* Oppmerksomheten skal rettes mot prosesser og deres bidrag til institusjonens verdiskaping.
* Vitenskapelig tilsatte og studenter skal være en prioritert brukergruppe.
* Primæroppgavene skal stå i sentrum med de behov disse funksjonene har på grun-nivå.
* Beslutningssystem og -prosesser skal vurderes med vekt på beslutningsdyktighet, tidsbruk og evnen til å sikre forandring og forankring.
Og i gjennomføring av utviklingsarbeid ønsker ORGUT at alle skal legge vekt på at:
* Utviklingsarbeid organiseres i delprosjekt som forankres i linjeorganisasjonen, som har sterk brukermedvirkning og der en arbeider i tråd med ORGUTs tenkning.
* Kriterier for måloppnåelse er fristilte ressurser, redusert tidsforbruk og bedret kvalitet.
* Utviklingsarbeid skal preges av åpenhet i form av informasjon, kommunikasjon og medvirkning.
* Iverksettelse og oppfølging av delprosjektene er like viktig som utredning og ana-lyse.
Aktuelle delprosjekt
ORGUT vil arbeide i form av delprosjekt. Hvert delprosjekt skal resultere i konkrete forslag til forbedringer. Disse vil bli satt i verk etter hvert som delprosjektene blir ferdige. Styringsgruppen får i den forbindelse et særlig ansvar med å holde oversikt, sikre at delprosjektene bidrar til å realisere de overordnede mål og at forslagene er konsistente.
Prosjektet er nå inne i en fase der vi velger ut delprosjekt og utarbeider mandat og retningslinjer for arbeidsgrupper. Styringsgruppen har pekt ut følgende delprosjekt som særlig aktuelle i første omgang:
* Strategiske beslutningsprosesser og planprosesser.
* Budsjetterings- og fordelingsprosessen med rapportering.
* Fakturabehandling, økonomistyring og regnskapsrapportering.
* Tilsettingsprosedyren av vitenskapelig personale.
* Opptak og mottak av nye studenter.
* Standardisering av IT-infrastruktur og programvare.
* Rammeavtaler og forsyningsbaserte rutiner ved anskaffelse av kontor-, data- og renholdsrekvisita.
Flere delprosjekt er under utredning, og disse vil bli behandlet i Styringsgruppen etter
hvert. For at prosjektene skal forankres i virksomheten fra første stund, trekkes representanter for relevante sentrale avdelinger og for brukere og aktører ved institutt og fakultet med i utformingen av mandatene. Mandatene er foreløpige og er det sentrale utgangspunkt for prosjektgruppenes arbeid. For at delprosjektene skal være forankret og realistiske, vil det åpnes for at arbeidsgruppene kan foreslå eventuelle endringer i mandatene overfor Styr-ingsgruppen. Slik vil ORGUT sikrer at delprosjektene tar opp problemstillinger som er relevante og viktige for brukerne og for faglige og administrative aktører sentralt og i fagmiljøene.
Medvirkning og engasjement
UNIT og senere NTNU gjennomførte flere nødvendige reorganiseringsprosjekt på 80- og 90-tallet. Disse var særlig opptatt av strukturelle spørsmål og organisasjon. Nå ønsker vi å gjennomføre et prosjekt som i større grad retter oppmerksomheten mot funksjoner og prosesser og som skal komme vitenskapelig ansatte og studenter direkte til gode. Når vi tror ORGUT vil lykkes, skyldes det at prosjektet har som siktemål å fristille ressurser til universitetets hovedoppgaver, det setter funksjoner og prosesser som støtter hovedfunksjonene i sentrum, og det bygger på åpenhet og medvirkning fra alle grupper. ORGUT har ansvar for å velge sentrale områder og legge forholdene til rette for en god prosess. De gode løsningene og resultatene kommer imidlertid ikke av seg selv. Skal prosjektet nå sine mål, forutsetter det engasjement og deltakelse fra alle ansattes side.
Av rektor Emil Spjtvoll og universitetsdirektør
Tor H. Johansen