Universitetets nye regnskapssystem fungerer ikke. Regninger blir ikke betalt i tide, og institutter og avdelinger får ikke vite hvor mye penger de har brukt. Hittil i år har NTNU betalt 25 000 kroner i purre-gebyr og ekstrarente, og Finansdepartementet som skulle ha kassarapport den 15. april, må fortsatt vente.
Det nye regnskapssystemet var forutsatt å være operativt fra 1. januar i år. Bort med dobbeltarbeid og skyggeregnskap, var mottoet. Det nye systemet, kalt Oracle Financial, skulle spare NTNU for flere titalls årsverk ved at man fra sin egen PC kunne hente ut de opplysninger man trengte til den daglige driften. Å føre egne regnskap i egen avdeling var overflødig arbeid. Innkomne regninger kunne bare sendes til regnskapsavdelinga, så ble de betalt og registrert fortløpende. Trodde man. I stedet viser systemet store feil og mangler, og frustrasjonen i hele organisasjonen vokser.
- Vi legger oss flat for kritikken. Situasjonen er veldig alvorlig, men vi håper å få kontroll, forhåpentligvis innen 1. mai. sier en sliten økonomidirektør, Terje Krogh.
Regnskapssystemet Oracle Financial ble valgt i konkurranse med flere andre. Universitet-ene i Bergen og Oslo valgte også det samme systemet, og til sammen kostet systemet 23 millioner kroner - hvorav NTNUs andel er på seks millioner. Før systemet ble satt i drift, ble det foretatt en risikovurdering av et innleid konsulentfirma. Konsu-lentene anbefalte systemet, men gjorde samtidig oppmerksom på en del fallgruver NTNU i verste fall kunne tenkes å gå i. Og NTNU fikk erfare de fleste.
I dag legger økonomiavdelingen hovedansvaret på selve regnskapssystemet, men økonomidirektør Krogh innrømmer at også NTNU ikke har vært våken nok.
- Vi ønsket å bidra med egne krefter så mye som mulig. Delvis for at det ble billigere, delvis for at vi ville gjøre oss så godt kjent med systemet som mulig. Det vi i ettertid har oppdaget, er at vi ikke har snakket samme språk som dataleverandøren. Forhold som vi trodde vi hadde kontroll over, viste seg å være annerledes enn vi trodde. Derfor har medarbeiderne på regnskapsavdelinga hatt en særdeles stri tørn med å prøve å komme ajour. I tillegg har sentrale personer av ulike grunner, blant annet sykdom, måtte melde forfall. I en allerede underbemannet regnskapsavdeling - som i tillegg til det nye systemet også skal stå for daglig drift - ble dette for mye. Vi undervurderte vanskelighetene, og dette må vi ta selvkritikk for, sier Terje Krogh.
Uten kontroll
Universitetet er en storbedrift som hver dag bruker omkring tre millioner kroner. Årlig betales 100 000 fakturaer, i tillegg til at NTNU selv sender ut regninger. Med jevne mellomrom sendes en kryptert datafil over regninger som skal betales til banken. Når banken har betalt, sendes en elektronisk tilbakemelding til universitetet som derved får ajourført sine regnskaper. I det nye datasystemet har dette sviktet. Delvis forstår ikke banken det NTNU sender fra seg, delvis forstår ikke NTNU-systemet de kvitteringer banken returnerer. Det betyr i all enkelhet at det ikke finnes kontroll på forbruket - i alle fall ingen sentral kontroll. Derimot har de som trosset parolen om å slutte med dobbeltregnskap, fortsatt oversikt over eget forbruk.
Et annet problem det nye systemet forårsaker, er at gjesteforelesere fra utlandet ikke får betaling. Det nye datasystemet er nemlig i dag ikke i stand til omsette flere fremmede valutaer på en gang. En canadisk gjesteforeleser som var i Trondheim i desember, betalte sågar reisen fra Canada av egen lomme. Han fikk først pengene sine tilbake etter flere måneder.
- Ganske skandaløst, Terje Krogh?
- Ja, det er ille. Og det ubehaget som ansatte føler ved at de ikke har full kontroll, plager oss. Men vi strever hardt med å komme ajour, og fra 1. mai håper vi å ha løst de fleste problemene, også valutaproblemene, sier økonomidirektør Terje Krogh.
I disse Orgut-tider er det kanskje som å banne i kirka. Men mye tyder på at regnskapsavdelingen ved NTNU er kraftig underbemannet og trenger tilførsel av ressurser. Det er forøvrig ikke noe bare økonomiavdelingen ved universitetet mener, også den stedlige Riksrevisjonen har antydet det samme.
Sammenliknet med universitetene i Oslo og Bergen, har NTNU relativt sett en liten regnskapsavdeling. På økonomi er det totalt 18 årsverk, hvorav ni på regnskap.
Meningen var at disse ni i tillegg til å håndtere det daglige regnskapet, også skulle innføres i det nye datasystemet Oracle Financial. På toppen av dette kom altså syksdomsforfall hos enkelte nøkkelpersoner. De få medarbeiderne på regnskapsavdelingen har i det siste jobbet vettet av seg. Både Palmesøndag, påskeaften og første påskedag var det full aktivitet på avdelinen
Nå har avdelingen leid inn ekstrabemanning, og Terje Krogh har et lønnlig håp om at regninger som kommer i disse dager, kan bli betalt innen fire til seks uker.