Ved juletider 1997 satte Kollegiet i gang 11 Orgut-prosjekter. To av prosjektene skulle vurdere selve organiseringen av NTNU, og ble etter vårsemesteret 1998 slått sammen til ett prosjekt: Organisasjonsprosjektet. Dette store, overordnede prosjektet er omtalt fyldig blant annet på side 2 og 3 i dette bilaget. Prosjektet har resultert i omorganiseringen av sentraladministrasjonen, og presiseringen av styring, ledelse og administrasjon på alle nivå i organisasjonen. De resterende ni prosjektene – «hverdagsprosjektene» – frister en mer anonym tilværelse, men er kanskje vel så viktige. På disse to sidene får du status akkurat nå. Ifølge universitetsdirektøren skal alle prosjektene gjennomføres i løpet av 1999.

Budsjettprosjektet
– Budsjetterings-, fordelings- og rapporteringsprosessen
Prosjektet skulle komme fram til rasjonelle rutiner og prosedyrer i forbindelse med NTNUs budsjettering, fordeling og rapportering. Arbeidet med budsjettmodellen er videreført av Økonomiavdelingen fra Budsjettutvalget. En prinsippskisse diskuteres av Kollegierådet i møtet 13. april og Kollegiet behandler saken i møtet 27. april. Arbeidet med budsjetthjul, rapporteringsrutiner og nytt budsjettrundskriv tas opp umiddelbart over påske, når arbeidet med budsjettdokumentet 1998–2000 er endelig avsluttet. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til økonomidirektøren.

Økonomistyringsprosjektet
– Fakturabehandling, økonomistyring og regnskapsrapportering
Oppdraget gikk ut på å foreslå bedre prosedyrer for fakturabehandling, regnskapsrapportering og økonomistyring. Arbeidet med å avstemme regnskap og utføre regnskapsavlegg til Riksrevisjonen er prioritert. Styringsgruppa for det lokale LØP-prosjektet tok før påske stilling til konkrete planer for å få forbedret regnskapsrapporteringen og muligheten til å registrere fakturaer ute i enhetene. Det ble vedtatt å prioritere kvalitetssikring av regnskapet og forbedret regnskapsrapportering før sommerferien. I samme tidsrom skal det også utføres en grundig test av opplegg og rutiner for dette. Opplæringen for alle relevante brukere skal gjennomføres til høsten. Det er videre gjennomført et forprosjekt med spesifisering og iverksetting av modul for administrasjon av eksternt finansierte prosjekter. Representanter for de kommende brukerne har deltatt i arbeidet. Styringsgruppa vedtok å se nærmere på ressursbruk og kost/nytteverdi før det tas beslutning om iverksetting. Etter omorganiseringen av sentraladministrasjonen har økoniomiavdelingen fått tilført personale for å kunne oppfylle den overordnete målsettingen for det nye økonomisystemet. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til økonomidirektøren.

Forsyningsprosjektet
– Rammeavtaler og forsyningsbaserte rutiner ved anskaffelse av rekvisita
Målet for prosjektet var å effektivisere innkjøp av varer og tjenester med riktig kvalitet til lavest mulig pris. Dette prosjektet har ved alle sjekkpunkter blitt rangert som eksemplarisk, og MA-seksjonen har fått tilbakemeldinger om at kursen er riktig. Helt uavhengig av Orgut-prosessen har sittende MA-sjef søkt og fått ny jobb utenfor NTNU. Det er derfor nylig konstituert en seksjonssjef som vil følge opp prosjektet. Ansvaret for å følge opp prosjektet er i hovedsak lagt til økonomidirektøren.

Undervisningsstøtteprosjektet
– Teknisk-administrative tjenester i forbindelse med undervisning og faglige ad hoc-tjenester
Prosjektet skulle ende i forslag til enklere system for tildeling av undervisningsrom og for å utnytte NTNUs audiovisuelle utstyr bedre. Den første delen av prosjektet er hovedsakelig anskaffelse av et databasert romreservasjonssystem. For å utnytte AV-utstyret bedre sender Teknisk avdeling ut praktisk informasjon for brukerne i løpet av våren. Umiddelbart før påske ble det laget en brosjyre om mulighetene for videokonferanser ved NTNU og med relevante samarbeidspartnere. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til Studieavdelingen og Teknisk avdeling.

Byggetjenesteprosjektet
– Teknisk-administrative tjenester i forbindelse med ombyggingstiltak
Oppgaven var å foreslå mer koordinerte og rasjonelle rutiner og prosedyrer for ombyggingstiltak. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til Teknisk avdeling.

Tilsettingsprosjektet
– Rekrutterings- og tilsettingsprosedyren av vitenskapelig personale
Prosjektet skulle foreslå forbedring av rekrutterings- og tilsettingsprosessen for vitenskapelig personale – fra utforming av utlysningsteksten til den som tilsettes er i arbeid. Personalseksjonen lager nå retningslinjer for det praktiske arbeidet med prosessen fram til tilsettingsvedtak, som f.eks. tidsplan og avtaler med sakkyndige komitéer. Dette gjøres i samarbeid med fakultetene. Arbeid med retningslinjer for vurdering av søkeres pedagogiske egenskaper er også satt i gang. Dette arbeidet vil støtte seg på en arbeidsgruppe med deltakelse fra både fakultet og sentraladministrasjon. Samme arbeidsmåte velges for å lage sjekkliste til bruk når man tar imot nytilsatte. Det er også satt i gang arbeid med et introduksjonskurs spesielt beregnet på nytilsatt vitenskapelig personale. Professorene vil som før tilsettes av Kollegiet. Etter hvert som instituttene og fakultetene får godkjente strategier for sin faglige utvikling vil styrene mer reelt enn i dag kunne vurdere virkningen av den enkelte tilsetting på NTNUs samlede faglige utvikling. Tilsetting av mellomstillinger delegeres til fakultetene, som allerede har opprettet egne tilsettingsutvalg for å kunne håndtere dette smidig, siden fakultetstyrene nå møtes sjeldnere. Et umiddelbart behov i kjølvannet av Orgut er utviklingskurs for de nær 80 nytiltrådte instituttlederne. Den sentrale personalseksjonen tar nå initiativ for å arrangere et slikt kurs. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til fakultetsdirektørene og OU-direktøren.

Informasjonssystemprosjektet
– Gjennomgående og integrerte system for saksbehandling og informasjon
Prosjektet skal finne felles IT-system for dataassistert saksbehandling og databaser i et integrert nettverk, et såkalt «intranett», for all relevant informasjon for driften av NTNU. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til informasjonsdirektøren.

IT-standardiseringsprosjektet
– Standardisering av IT-infrastruktur og programvare
Prosjektet skal redusere kostnadene ved å anskaffe og drifte IT-infrastruktur og programvare. Man ønsker å forenkle opplæring og brukerstøtte samt bedre IT-basert kommunikasjon og mulighet for å utveksle dokumenter. Virkemidlet skal være en fornuftig standardisering av den «trivielle» IT-strukturen og kontorstøtteprogrammer som kan gjøres gjeldende for hele NTNU. Ansvaret for å følge opp prosjektet er i hovedsak lagt til fakultetsdirektørene og OU-direktøren.

Opptaksprosjektet
– Opptak og mottak av nye studenter ved de allmennvitenskapelige studier
Prosjektet dreier seg om forbedringer i og effektivisering av opptaksprosessen fra og med kunngjøring av studiene til studenten er registrert og eksamensoppmeldt. Studieavdelingen synes godt fornøyd med funksjonaliteten med dataverktøyet FS (Felles studentdatabase) i forhold til opptaksarbeidet. Det vurderes nå løsninger for å utvide kapasiteten på anlegget slik at det skal kunne betjene enda flere brukere uten ventetid. SA omorganiserer og samler i én seksjon saksbehandlere for opptak og eksamen og IT-kompetanse for drift og utvikling av FS. Derved får en også integrert opplæringen på datasystemene i det aktuelle opptaksarbeidet. Årets opptaksprosjekt starter 28. april med base i Kjelhuset samt kontaktgrupper overfor fakultetene. I en prøvekjøring ved opptaket til jul lot en studentene ved de allmennfaglige studiene selv foreta fagpåmelding direkte inn i databasen via de utplasserte dataterminalene. Forsøket anses vellykket. Framgangsmåten vil spare administrasjonen for en betydelig manuell jobb. Fakultetene arbeider jevnlig med mer rasjonell innpassing og godkjenning av eksterne studier innenfor de allmennvitenskapelige studiene, og med forenklet behandling av søknader om fritak for fag i siv.ing.-utdanningen. Her synes det ennå å være forbedringspotensiale i samhandlingen mellom fakultetene og sentraladministrasjonen. Ansvaret for å følge opp prosjektet er lagt til fakultetsdirektørene og studiedirektøren.

Universitetsdirektøren skal levere en samlerapport 1. juli om status i delprosjektene. Vi viser foreløpig til  sluttrapport levert Kollegiet desember 1998 og tilhørende Kollegievedtak på websidene http://www.ntnu.no/orgut/