Velkommen til hverdagen i «nye NTNU». Midt i påska (på skjærtorsdag – 1. april) passerte en unge NTNU-organisasjonen en viktig milepæl. Da ble Orgutprosjektet formelt avsluttet.

Nyorganisert og på vei til nytt kontor. Orgut-prosessen fører blant annet med seg store omkalfatringer i deler av sentraladministrasjonen. Rett etter påske stod Personalavdelingen i Teknostallen på hodet, her personifisert ved Gunn-Helen Nørbech (i midten) og Unni Dahl. Sjåfør Gunnar Mørch fra Teknisk avdeling hjalp til med flyttelasset. Hele avdelingen er nå på plass i Hovedbygningen på Gløshaugen under nytt navn; Personalseksjonen.
Foto: Erik Prytz Reitan

Mange forslag fra prosjektet settes ut i livet denne våren, resten skal gjennomføres i løpet av de neste to årene. I dette bilaget til Universitetsavisa summerer vi opp de viktigste resultatene så langt. Trolig gjennomgår universitetet nå den mest radikale endringen som har skjedd ved noe norsk universitet siden NTNU ble opprettet. Målet har vært å skape et mindre byråkratisk og mer beslutningsdyktig universitet med større innflytelse for grunnnivået i organisasjonen. Lokale ledergrupper og samrådingfora har fått stor innflytelse i styringen av virksomheten.

Kontinuerlige endringer
Ny beslutniningsstruktur og ny organisering av sentraladministrasjonen til tross – 1. april kan likevel bare regnes som slutten på begynnelsen. På side 6 og 7 sier rektor Emil Spjøtvoll klart fra at vi må se Orgut som starten på en kontinuerlig omstillingsprosess. Selv om både rektor og universitetsdirektør understreker at organisasjonen nå fortjener noen hvileskjær, må vi alle forberede oss på at det heretter vil bli drevet en kontinuerlig jakt på endringer som kan spare ressurser. Det er nødvendig for å møte utfordringene i et nytt årtusen. Som pådriver har vi fra 1. april fått en egen Organisasjonsutviklingsavdeling. Hele den nye sentraladministrasjonen blir presentert på side 3.

Det er to år siden Kollegiet fattet det formelle vedtaket om å starte Orgut-prosjektet. To av nøkkelordene var effektivisering og rasjonalisering. Nå begynner resultatene å vises. Sentraladministrasjonen er foreløpig krympet med 24 årsverk, ved hjelp av naturlig avgang. Dette utgjør en årlig innsparing på om lag fire mill. kroner, og betyr at man allerede nå nesten har nådd et av Kollegiets mål om 10 prosent innsparing i administrasjonen. I overskuelig fremtid skal ikke sentraladministrasjonen ha mer enn 246 ansatte. Det betyr at stillingsstoppen inntil videre blir stående, selv om det i mars ble gjort unntak ved utlysning av en del nye lederstillinger.

Kostet seks årsverk
Men Orgut har også hatt sin pris. Møtene har vært mange og notatene lange. Et grovt overslag viser at prosjektet har krevd ressurser tilsvarende seks årsverk. Det er da regnet med både stillingene som ble opprettet i Orgutsekretariatet og alle timeverk som arbeidet i styringsgruppa og prosjektgruppene har krevd.

Kollegiet satte som totalt mål at Orgut skal frigjøre ressurser tilsvarende 50–100 millioner kroner, som skal kunne overføres til forskning, undervisning og formidling. Hovedtyngden av denne innsparingen vil bli oppnådd gjennom de ni delprosjektene som er beskrevet på side 4 og 5. Arbeidet i flesteparten av disse prosjektene er ennå i startfasen, men vil skyte fart når administrasjonen nå er på plass.

Universitetsdirektør Vigdis Moe Skarstein peker på side 8 ut prosjektene som gjelder effektivisering av tilsettinger og økonomistyring, samt IT-standardisering og opprettelse av intranett, som de viktigste i tiden fremover. Men hun garanterer at ingen av prosjektene vil bli liggende urørt.

Nødvendig med endringer – tross alt
Det skal ikke legges skjul på at en del av Orguts mål og tiltak har vært omstridt. Mest kritikk møtte forslagene fra Beslutningsprosjektet. Her ble det satt fokus på styringen og ledelsen innen ulike nivåer i organisasjonen. Fakulteter og institutter tar nå de første famlende skritt ut i nytt og ukjent terreng. Kontorsjef Sissel Fjelnset ved Pedagogisk institutt peker i et intervju på side 2 på at det er mange sider ved den nye organiseringen man ikke kjenner konsekvensen av. Både hun og fakultetsdirektør Petter Wiig ved SVT-fakultetet mener at det må gies rom for fleksible løsninger når den nye strukturen skal innføres. Men både disse to representantene fra grunnplanet i organisasjonen og fagforeningsrepresentantene som er intervjuet på side 7 gir – til tross for en viss skepsis til gjennomføringen – uttrykk for at tiden var moden for å gjøre noe med NTNUs organisering og struktur. Nå er det gjort. Nå starter hverdagen i nye NTNU.

AV JAN ERIK KAARØ