Iltre kreditorer har ringt ned NTNUs institutter og avdelinger, men nå skal det nye regnskapssystemet gå etter planen.

Det skulle bli så bra: Slutt med dobbeltarbeid og skyggeregnskap, slutt med ulik praksis og manglende oversikt. Fra årsskiftet skulle det nye regnskapssystemet Oracle Financials gjøre hverdagen lettere for mang en sekretær og konsulent, sikre rask saksgang og gi full oversikt over regningenes og pengenes vandring i NTNU-systemet.

Foreløpig sitter de samme sekretærene og konsulentene og river seg i håret. Fakturaene deres har hopet seg opp på regnskapsavdelinga, iltre kreditorer er daglig på tråden og etterlyser pengene sine, og større oversikt enn før har de så langt ifra. Mange synes også informasjonen om det nye regnskapssystemet har vært i magreste laget.

- Vi kom i gang halvannen uke for seint, og dermed fikk vi forsinkelse på de fakturaene som hadde forfall først på januar. Dette medførte mange purringer, og eventuelle rentenotaer skal selvfølgelig vi på Regnskap dekke. Men dette er å betrakte som en éngangsforeteelse: Nå går systemet etter planen, vi kjører fakturaene, og i midten av februar skal brukerne kunne ta det første rapporteringsverktøyet i bruk på sine datamaskiner, beroliger regnskapssjef Jan Ole Sund i Teknostallen.

Trinnvis innføring

Det gamle regnskapssystemet, AS 400, var på mange måter mangelfullt. Det var tilgjengelig for fakultetene, men ikke for instituttene. Disse måtte derfor føre skyggeregnskaper eller sette i gang et større apparat med telefoner til og kopier fra fakultetene eller regnskapsavdelinga for å få vite hvor i systemet pengesakene deres befant seg. Et nytt system blir derfor av mange ønsket varmt velkommen.

Oracle Financials er basert på at samtlige NTNUere som steller med økonomi, skal ha tilgang på systemet fra sin egen maskin, ved at det legges inn en såkalt «klient». Denne skal gjøre det mulig å hente ut all mulig informasjon om NTNUs økonomi på alle nivåer, samt lette rutinene ved regnskapsføring og økonomisk planlegging.

Men Rom ble ikke bygget på én dag, og det nye regnskapssystemet skal innføres trinnvis. Nå har Regnskapsavdelinga lagt inn det sentrale systemet hos seg selv, inklusive ny kontoplan, og de første utbetalingene er kjørt. Det første og enkleste rapporteringsverktøyet for brukerne - som gjør det mulig å se på regnskaper og kjøre ut statusrapporter - skal installeres en gang i uke 7. Da skal også ei brukerstøttegruppe være på plass, og opplæringa av brukerne starter for fullt.

I sin fulle bredde vil det nye systemet trolig være i drift en gang i løpet av annet kvartal. Avsluttinga av prosjektet vil gå som et delprosjekt under Orgut, og det skal gjennomføres detaljerte behovsanalyser før økonomistyringsdelen av det er fullført.