I et større oppslag om ORGUT i Universitetsavisa fra 11. desember 1997 inngår et intervju med overingeniør Erling Hagen ved Fakultet for elektroteknikk og telekommunikasjon. Intervjuet inneholder en del synspunkter som inviterer til kommentar. Først vil vi imidlertid uttrykke vårt håp om at flere gjør som Hagen og deltar aktivt i debatten om ORGUT. Vi er avhengig av bredt engasjement for at prosjektet skal lykkes.

Vi forstår Hagen slik at han stiller seg bak tanken om at NTNU trenger fornyelse. Han har likevel konstruktive, men kritiske merknader til ORGUT, som kan oppsummeres slik:

1. ORGUT mangler prosjekt der en løfter blikket over horisonten, «noe som lukter i alle fall litt innovativt». Det ligger ikke noen særlig appell i å spare x antall kroner, sier Hagen. NTNU trenger visjoner og symboler ? noe å tro på ?, ikke nye dokumenthauger. På IT-sektoren er det gjennomført tre utredninger i løpet av de 6-7 siste årene, der en har innhentet opplysninger og fremmet forslag til organisatoriske forbedringer uten at dette har resultert i vedtak. Hagen spør om det ikke hadde vært riktigere å vedta noe av det som allerede er utredet enn å starte nye utredninger.

2. Universitet er en spesiell forsknings- og utdanningsinstitusjon med særlig ansvar for grunnforskning og forsvar av forskningens frihet. «Det skurrer når en forsøker å introdusere markedsøkonomiske prinsipper i et system som i praksis og pr definisjon ikke er det.» Konkret stiller Hagen spørsmål om en håpefull, men tvilsom innsparing på kr 10 mill ved å standardisere IT, er stor nok gevinst til at «vi skal rote i dette».

3. Hagen ser for seg rasjonaliseringsmuligheter både i kortere og færre notater. Videre er det ikke videre gitt at gjennomgående, eksterntstyrte og -introduserte program gir innsparing. Den motstand som slike program og systemer møter, kan like gjerne forstås som vegring mot systemets stordriftseffekter som generell datavegring.

Nødvendig og mulig med innsparinger

Det er blitt fokusert på at ORGUT skal spare penger. Det er viktig å huske at i ORGUT-sammenheng betyr dette å overføre mer ressurser til utdanning og forskning. I 1998 ble bevilgningene til norske universitet redusert med ca 60 mill kr. Helårsvirkningen for NTNUs del vil være i størrelsesorden 30 mill kr. Ved en institusjon der realverdien på bevilgningen går ned samtidig som lønnsandelen går opp, mener vi det er nødvendig med større forståelse, les kriseforståelse, for omstillinger. (Jf omstillingene i SINTEF der de økonomiske hovedtrekkene var de samme for 4-5 år siden.) Denne situasjonen krever etter ORGUTs mening en betydelig omstilling og holdningsendring.

Det vil ikke være tilstrekkelig å fryse utgiftene generelt fordi en slik framgangsmåte ikke skiller mellom «fat and muscle» som en amerikansk universitetsleder uttrykker det. Samme person hevder på grunnlag av lang og omfattende erfaring: «For instance, a goal of reducing costs by 25 per cent in a few years is not unreasonable: in fact it's conservative if reducing costs has not been tackled seriouly in the past.» Når vi kan konstatere at ORGUT opererer med en innsparingsmål på 10-15%, og når vi ikke kan se at NTNU/UNIT tidligere har foretatt en seriøs gjennomgang med kostnadskutt, bør fristillingsmålet - 50-100 mill kr .
- være realistisk. Nok en gang må understrekes at dette skal skje uten oppsigelser.

Realisering av NTNUs visjoner

ORGUT har imidlertid visjoner utover dette. I sin innledning på ORGUTs oppstartseminar før jul framholdt Rektor at NTNU skal være Norges mest attraktive universitet for studenter, lærere og teknisk-administrativt personale, fordi NTNU skaper etterspurte resultat og er utviklende for den enkelte ansatte og student. ORGUTs ambisjon er å bidra til å realisere denne visjonen ved å effektivisere NTNUs beslutningsprosesser og teknisk-administrative støtteprosesser i nær kontakt med involverte beslutningstakere og brukere på alle nivå. En tilsiktet bieffekt er at teknisk-administrative ansatte skal nyte respekt og ha selvrespekt fordi de yter etterspurte tjenester overfor primærbrukerne. ORGUT alene kan ikke reformere alle områder ved NTNU, men ORGUT har forsøkt å velge delprosjekter med overføringsverdi til og læringseffekt for så store deler av institusjonen som mulig.

Kostnadsbevissthet og stordriftsfordeler

ORGUT har ikke som mål å innføre markedsøkonomiske prinsipper ved NTNU. Det er imidlertid et grunnleggende problem hvordan en skal oppnå riktig bruk av midler og godt tilpassede tjenester når de som benytter seg av tjenestene, ikke betaler for dem. ORGUTs løsning er å bringe brukere og de som har ansvar for og leverer tjenestene i direkte kontakt med hverandre. Det er derfor heller ikke uttrykk for markedsøkonomi når ORGUT har som mål å innarbeide større kostnadsbevissthet knyttet til anskaffelse og bruk av menneskelige og materielle ressurser. Vi mener f eks en eventuell innsparing på 10 mill kr som følge av en fornuftig standardisering av basal IT-infrastruktur og brukerstøtte, er et verdifullt bidrag til den faglige virksomheten selv om dette skulle komme i motsetning til enkeltes individuelle preferanser. Et slikt beløp vil alene dekke de årlige lønns- og driftsutgifter for f eks 30 universitetsstipend eller 25 førsteamanuensisstillinger.

Vi står i mange sammenhenger overfor et ekte dilemma mellom stordriftsfordeler og sentralisering på den ene siden og nærhet, desentralisering og lokale løsninger på andre. Dette gjelder også valg av dataløsninger: Skal disse være gjennomgående og felles eller lokale og utviklet av den enkelte enhet? Skepsis til felles løsninger kan derfor være rasjonell adferd, sett fra institutt- og fakultetsnivå. ORGUT tror likevel at en kan få rasjonaliseringsgevinster ved å ha felles IT-systemer for å håndtere de store informasjonsmengdene i tilknytning områder som direkte berører og involverer flere nivå og enheter. Dette gjelder områder som studier og studenter, personaldata, lønn og regnskap og økonomistyring. Dette forutsetter imidlertid at systemene er velegnet og at det skapes et eierforhold blant brukerne på ulike nivå. Dette krever bred medvirkning når kravspefisifikasjonene formuleres og i utprøvings- og opplæringsfasen.

Vekt på iverksettelse og oppfølging

ORGUT er opptatt av å unngå nye utredninger i utrengsmål. Det er derfor lagt vekt på at prosjektgruppene utnytter allerede eksisterende materiale og utredninger der slike finnes. Dette gjelder også IT-området. Vi konstaterer som Hagen, at UNIT og senere NTNU har vært dyktigere til å utrede enn å beslutte og gjennomføre. Vi håper at ORGUT i så måte vil representere en forbedring. I alle fall er det et sentralt punkt i ORGUTs filosofi å legge minst like stor vekt på iverksettelse og oppfølging som på utredning og analyse.