NTNU S-sak 57/06

Norges teknisk-naturvitenskapelige

universitet

06.09.2006 RE/TBA

Arkiv:

N O T A T

Til: Styret

Fra: Rektor

Om: Felles strategi NTNU-SINTEF

Kfr. S-sak 50/06

Tilråding

[Vedtaksforslag ettersendes etter at rektor og SINTEFs konsernsjef har konsultert fredag 08.09.06]

Sammendrag

NTNU og SINTEF legger frem strategidokumentet NTNU og SINTEF – internasjonalt fremragende sammen for felles styremøte 13. september 2006. Dokumentet omfatter de overordnede målene og strategiene, og peker ut de prioriterte samarbeidsområdene. Faggruppene arbeider fremdeles med den interne prioriteringsprosessen, de såkalte ”strategiske kartene”. Status er ulik i de enkelte gruppene og det er neppe realistisk å få frem et komplett sett av kart til styremøtet. Det er også andre delprosesser som vil fortsette høsten 2006 – for eksempel arbeidet med en ny rammeavtale for økonomisk samhandling, videreutvikling av felles profilering og strategisk samarbeid om laboratorier og infrastruktur.

Strategidokumentet representerer ikke en felles strategi for all virksomhet ved de to institusjonene, men fokuserer på områder der det allerede ligger godt til rette for samarbeid, og der det finnes stort potensial for synergi, særlig med tanke på internasjonalisering. Dette er i tråd med Gemini-konseptet.

Bakgrunn

NTNU og SINTEF har begge ambisjoner om å fremstå som fremragende på den internasjonale arena. I felles møte den 8. februar 2005 gjorde styrene vedtak om at dette oppnås best gjennom en forpliktende allianse. Administrasjonene ble gitt i oppgave å utvikle en felles strategiplan på institusjonsnivå som omfatter internasjonalisering, faglige hovedprioriteringer, investeringer og drift av tungt vitenskapelig utstyr, forsknings- og næringspolitikk, og merkevarebygging. Det ble etablert felles strategigrupper og saken ble drøftet på ledernivå i begge organisasjoner. Utredningsarbeidet ble presentert og drøftet i et seminar for en samlet ledergruppe høsten 2005. Dette dannet bakgrunn for behandlingen i felles styremøte den 8. desember 2005. I styremøtet ble premissene for strategiplanen fastslått, og enigheten ble bekreftet i styrets vedtak (S-sak 94/05), som her gjengis i sin helhet:

Administrasjonen (rektor og konsernsjef) bes videreføre prosessen med en felles strategiplan, basert på utviklingen av et internasjonalt forsknings- og utdanningsmarked, nasjonale fortrinn, internasjonal kunnskapsutvikling og høy faglig kvalitet.

Internasjonalt ledende fagmiljøer, internasjonale lederroller og videre utbygging og utvikling av Geminikonseptet skal ha særlig fokus.

En godt forankret, felles strategiplan skal legges frem for et felles styremøte NTNU-SINTEF i juni 2006.

Administrasjonen bes iverksette felles initiativ på områder hvor det foreligger muligheter for å innta betydelige posisjoner og hvor det haster med å komme på banen. Dette gjelder spesielt forberedelser til EUs 7. rammeprogram og Regjeringens satsing mot Nordområdene.

Administrasjonen bes videreføre arbeidet med å etablere nasjonale strategier og allianser, herunder arbeidet for å styrke relasjonen med Universitetet i Oslo.

Administrasjonen bes utarbeide en samlet plan for finansiering og drift av laboratorier og annen infrastruktur som understøtter internasjonalt rettede satsinger, og forankre denne i en helhetlig nasjonal strategi.

Administrasjonen bes utvikle en modell for økonomisk samhandling som sikrer en rimelig ressursfordeling, tilfredsstiller institusjonenes behov for transparente transaksjoner og synliggjør institusjonenes innsats i felles prosjekter.

Administrasjonen bes videreføre arbeidet med å befeste NTNU og SINTEF som premissgivere for nærings- og forskningspolitikken.

Administrasjonen bes utrede en felles merkevarestrategi for bruk på internasjonale markeder og møteplasser.

Administrasjonen bes gjennom handling å arbeide med å styrke samarbeidet mellom institusjonene. Det forutsettes at rektor og konsernsjef fortsatt møtes jevnlig for å drøfte saker av felles interesse. Spesielt er det viktig å avklare alle saker av strategiske karakter som hver av partene forbereder til beslutning.

I løpet av våren 2006 har det foregått et omfattende arbeid fordelt på en rekke delprosesser. I tillegg til løpende kontakt på leder- og prosjektgruppenivå, har det vært gjennomført fire større fellessamlinger med NTNUs dekanmøte og SINTEFs konsernledelse, der mål og strategier for samarbeidet har vært hovedtema. Prosessen har altså solid forankring på ledernivå og i samarbeidende fagmiljøer i begge de to organisasjonene. NTNUs og SINTEFs styrer har hatt foreberedende drøftinger i sine møter henholdsvis 31. august og 7. september.

Det planlagte felles styremøtet i juni måtte utgå, og saken bringes derfor opp på styremøtet 13. september.

Status for strategiprosessen

Styrevedtaket 8. desember 2005 innebar et stort og sammensatt oppdrag som krevde at det ble iverksatt en rekke delprosesser. Det er hensiktsmessig å skille mellom den prosessen som har ført frem til det strategiske hoveddokumentet og de prosessene som adresserer spesifikke problemstillinger og utfordringer knyttet til det strategiske samarbeidet. Den første, selve strategiplanen, må sies å være brakt i havn. Dokumentet har vært gjenstand for kontinuerlig drøfting og revisjon i løpet av våren og sommeren 2006, og har nå en form og innhold ledelsen ved NTNU og SINTEF stiller seg bak. Det ligger i sakens natur at planens mål og strategier ligger på et overordnet nivå og at detaljeringsgraden er lav. Operasjonaliseringen av det strategiske samarbeidet vil komme tydeligere frem i underlagsmaterialet, ikke minst i de strategiske kartene som peker ut faglige prioriteringer. Det var opprinnelig en ambisjon om å integrere disse kartene i selve strategiplanen, men det er ikke realistisk å få frem et komplett og kvalitetssikret sett innen det felles styremøtet den 13. september. Det er etter vår oppfatning heller ikke nødvendig for å kunne treffe en beslutning om strategiplanen. Tvert imot er det hensiktsmessig å se utviklingen av de strategiske kartene som en delprosess som er dynamisk og som må fortsette. Dette er en parallell til Geminisentrene, der en strategisk viljeserklæring ligger til grunn for løpende, felles prioriteringsprosesser.

I løpet av strategiprosessen er det produsert en rekke grunnlagsdokumenter. Disse skal ikke oppfattes som deler av strategidokumentet, men som bakgrunnsmateriale til og dokumentasjon av prosessen. Dokumentene legges ved til styrets orientering, jf. vedlegg. Grunnlagsdokument nr. 9 om laboratorier og infrastruktur foreligger ikke i dag (se nedenfor).

Om delprosessene

Nedenfor kommenterer vi status i delprosessene relatert til styrevedtaket den 8.12.2005.

Strategiske kart

Arbeidet med å utvikle strategiske kart har vært krevende og de enkelte faggruppene er i forskjellig fase; noen er helt eller nesten ferdige, mens andre krever ytterligere arbeid. Det er imidlertid gjort store fremskritt og det er grunn til å håpe at kartene kan gjøres ferdig i løpet av høsten 2006.

Felles initiativer

Det er en betydelig felles aktivitet knyttet til posisjonering overfor EUs 7. rammeprogram. NTNU og SINTEF har samarbeidet godt om SFI-prosessen og har hatt stor suksess med det. De to institusjonene samarbeider også nært i forhold til myndighetenes nordområdesatsing og har blant annet koordinert sine høringsuttalelser til Forskningsrådets nordområdestrategi.

Nasjonale allianser

Arbeidet med å etablere nasjonale allianser foregår kontinuerlig, om enn med varierende styrke. Særlig i forbindelse med SFI- og SFF-prosessene har det vært fokus på å skape strategiske allianser nasjonalt.

Laboratorier og infrastruktur

Både NTNU og SINTEF har gjennomført kartlegging av laboratorier og har en god dialog om felles utnyttelse av infrastruktur. Dette, sammen med inndata fra de strategiske kartene og NIFU-STEPs studie av internasjonal laboratoriefinansiering, skal danne grunnlag for en egen rapport om laboratorier og infrastruktur ved NTNU og SINTEF. Arbeidet er ikke ferdig.

Modell for økonomisk samhandling

Gruppen som har arbeidet med rammer for økonomisk samhandling, har foretatt en kartlegging av dagens praksis og på det grunnlag presentert ulike modeller som nå er til vurdering. Det tas sikte på å avklare valg av modell i løpet av høsten. Ved NTNU legges saken frem for styret 13. september, og den vil muligens også bli drøftet i felles styremøte samme dag. Dersom styrene slutter seg til prinsippene, kan arbeidet med å inngå en ny rammeavtale fra 2007 settes i gang.

Nærings- og forskningspolitikk

Fellesprosjektet Norge 2020 avfødte en frisk offentlig debatt om norsk næringspolitikk og bidro til å posisjonere NTNU og SINTEF overfor myndigheter og næringsliv. Det er stor interesse blant de eksterne samarbeidspartnere for å videreføre og utvide prosjektet, og det foreligger et forslag fra prosjektgruppen om hvordan dette kan skje. En avgjørelse er foreløpig ikke fattet.

Merkevarebygging

Det er utarbeidet et felles dokument med forslag til hvordan NTNU og SINTEF kan profilere seg sammen. Blant annet er det foreslått at informasjonsavdelingene ved de to institusjonene skal samarbeide etter Gemini-modellen. Dokumentet har foreløpig ikke vært gjenstand for behandling i ledelsen.

Styrke samarbeid

Toppledelsen ved NTNU og SINTEF har jevnlig kontakt for å drøfte spørsmål av felles interesse. Strategiprosessen i seg selv, ikke minst med felles dekan-konserndirektør-møter, har utvilsomt bidratt til å styrke samarbeidet.

Konklusjon

Et hovedinntrykk er at strategiprosessen har vært fruktbar og positiv, men også krevende. Når ikke alle delprosessene er sluttført i henhold til den opprinnelige tidsplanen, skyldes det dels at oppgavene er komplekse, dels at prosessene stiller store krav til ledermedvirkning. På NTNU-siden har vi våren 2006 også hatt andre store saker som har krevd mye oppmerksomhet, ikke minst vår interne strategiprosess. Vi mener likevel vi har kommet så langt med det overordnete dokumentet at vi har oppfylt styrenes forutsetning om å fremstille en ”godt forankret, felles strategiplan”.

Det kan være verdt å understreke at strategidokumentet ”NTNU og SINTEF – internasjonalt fremragende sammen” på langt nær representerer en felles strategi for all virksomhet ved de to institusjonene. Strategien fokuserer snarere på områder der det allerede ligger godt til rette for samarbeid, og der det finnes størst synergipotensial med tanke på internasjonal og nasjonal posisjonering – i tråd med Gemini-modellen.

Vedlegg: - Forslag til felles strategidokument

- Strategiske kart (per juli 2006)

- Underlagsdokumenter (per juli 2006):

1. Mål og strategier for NTNU og SINTEF

2. Historisk tilbakeblikk

3. Samarbeidsmodellen

4. Felles faglige prioriteringer

5. Det internasjonale forskningsmarkedet

6. Prinsipper for økonomisk samhandling

7. Samarbeid om næringspolitikk

8. Samarbeid om felles profilering